Québec Bureau 2.36 525, boulevard René-Lévesque Est Québec (Québec) G1R 5S9 Téléphone : Télécopieur : 418 529-3102 Sans frais : 1 888 528-7741 | cai.communications@cai.gouv.qc.ca | www.cai.gouv.qc.ca
AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE D’ÉCHANGE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONFIDENTIELS NÉCESSAIRES À L’EXÉCUTION DU MANDAT GOUVERNEMENTAL CONFIÉ AU COMITÉ ENTRAIDE – SECTEURS PUBLIC ET PARAPUBLIC
ENTRE L’ORGANISME SCOLAIRE ET LE MINISTRE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE
DOSSIER : 1023935–S AOÛT 2020
Montréal Bureau 900 2045, rue Stanley Ouest Montréal (Québec) H3A 2V4 418 528-7741 Téléphone : 514 873-4196 Télécopieur : 514 844-6170
Dossier : 1023935-S 1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , le Ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale (le MTESS) a présenté, pour avis à la Commission d’accès à l’information (la Commission), un projet d’entente de communication de renseignements personnels intitulé : « Entente d’échange de renseignements personnels et confidentiels nécessaires à l’exécution du mandat gouvernemental confié au comité Entraide – secteurs public et parapublic» (l’Entente).
Depuis 2006, le gouvernement du Québec mandate, par décret, le Comité Entraide – secteurs public et parapublic (le Comité) pour promouvoir et coordonner la campagne annuelle de sollicitation au profit de Centraide du Québec, de Partenaire Santé-Québec et ses membres ainsi que de la Société canadienne de la Croix-Rouge, division du Québec. Le 18 mai 2016, le gouvernement a de nouveau reconduit 2 le mandat du Comité pour une période de cinq ans. Le ministre du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale est désigné comme ministre responsable de la campagne annuelle de sollicitation.
Ce projet d’entente a pour but de déterminer les conditions et modalités par lesquelles les parties communiquent entre elles des renseignements personnels afin de permettre au Comité de solliciter l’ensemble des employés de l’Organisme scolaire et de réaliser la campagne d’Entraide conformément au mandat que lui confère le décret 408-2016 du 18 mai 2016.
Après analyse du projet d’entente soumis pour avis et de l’information obtenue, la Commission émet un avis favorable puisque les conditions prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès sont satisfaites.
2. ANALYSE Le projet d’entente présenté à la Commission repose sur la Loi sur l’accès. Les dispositions pertinentes relatives à ce projet d’entente sont reproduites en annexe du présent avis.
1 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès. 2 Décret 408-2016. Page 2 de 8
Dossier : 1023935-S Dans le cadre de son analyse, la Commission doit, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, prendre en considération :
• la conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68; • l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la Loi sur l’accès
En principe, un organisme public ne peut communiquer un renseignement personnel sans le consentement des personnes concernées. Toutefois, la Loi sur l’accès prévoit qu’une telle communication est possible, sans le consentement de ces personnes, en vertu de l’article 68 de cette loi.
En effet, l’article 68 de la Loi sur l’accès prévoit les conditions d’ouverture à la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée et ce que l’Entente doit contenir.
Communication nécessaire Selon le premier paragraphe du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication :
• doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur; • ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. En l’espèce, la communication des renseignements personnels est nécessaire aux attributions de l’organisme receveur.
En effet, le ministre du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale est désigné comme ministre responsable de la campagne annuelle de sollicitation, du Comité et du Secrétariat. À cet égard, une plateforme numérique pour solliciter les employés et assurer la gestion complète des dons sera déployée et utilisée dès août 2020, pour la prochaine campagne annuelle d’Entraide et les suivantes. Il s’agit d’un service en ligne accessible, sécuritaire et performant qui offre notamment le don en ligne par retenue à la source.
Page 3 de 8
Dossier : 1023935-S Le 31 mars dernier, la Commission a émis un avis favorable d’entente entre le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) et le MTESS pour solliciter le personnel des ministères, des organismes et des sociétés d’État qui est régi par la Loi sur la fonction publique confère le décret numéro 408-2016.
Un échange de renseignements avec le MTESS est nécessaire afin de solliciter les employés et assurer la gestion complète des dons. Dans un premier temps, le MTESS doit obtenir, auprès de l’Organisme scolaire, des renseignements personnels afin de lui permettre de solliciter son personnel, conformément au mandat que lui confère le décret. Dans un deuxième temps, le MTESS doit communiquer à l’Organisme scolaire les renseignements pour les prélèvements des dons (promesses de dons) par retenue à la source et, finalement, l’Organisme scolaire doit communiquer au MTESS les renseignements pour rendre compte des sommes réellement prélevées (encaissements) sur la paie des employés. Ces deux dernières communications sont les nouveautés par rapport à l’entente approuvée pour le SCT. Ces communications sont rendues nécessaires par le fait que le traitement de la paie des employés des organismes scolaires est assumé par ces organisations et qu’il doit y avoir communication de renseignements vers l’Organisme scolaire afin qu’il puisse assumer ses responsabilités et en rendre compte.
Contenu de l’Entente La Commission constate que le projet d’entente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès. Elle souligne les éléments suivants :
Identification des organismes : Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme qui le reçoit.
La clause 2 du projet d’entente prévoit que l’Organisme scolaire sera l’organisme qui communiquera les renseignements et le MTESS celui qui recevra les fichiers contenant les renseignements.
3 Dossier 1022859. 4 RLRQ, c. F-3.1.1. Page 4 de 8
Dossier : 1023935-S Finalité de la communication : Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué.
Comme prévu à la clause 1 du projet d’entente, la communication des renseignements est nécessaire afin de permettre au Comité de solliciter l’ensemble des employés de l’Organisme scolaire et de réaliser la campagne Entraide conformément au mandat que lui confère le décret numéro 408-2016 du 18 mai 2016.
Nature des renseignements : Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués.
La clause 1 de l’Annexe A du projet d’entente énumère les renseignements qui seront communiqués au MTESS par l’Organisme scolaire :
1. nom et prénom de l’employé; 2. numéro de référence de l’employé 5 ; 3. adresse du lieu de travail; 4. numéro de téléphone du lieu de travail; 5. adresse courriel du lieu de travail; 6. nom de l’organisation; 7. numéro du centre de responsabilité ou de l’unité administrative. Mode de communication utilisé : Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme receveur.
La clause 3 de l’Annexe A du projet d’entente mentionne que la transmission des renseignements s’effectue par un moyen jugé sécuritaire par les deux parties. Le MTESS précise que la transmission des renseignements se fera par flux Axway. Dans le cas où ce dernier ne peut être utilisé, les données seront cryptées et enregistrées sur un support informatique (clé USB ou CD ou DVD) et ce support
5 Il s’agit du numéro de l’employé attribué par l’organisation. Cet identifiant unique est nécessaire pour effectuer la retenue à la source sur la paie du bon employé. Ce numéro équivaut au numéro SAGIR mentionné dans l’Entente conclue entre le Secrétariat du Conseil du trésor et le MTESS (1022859). Page 5 de 8
Dossier : 1023935-S sera acheminé, dans un 1er envoi, par courrier recommandé. Le support informatique permettant le décryptage (clé USB, CD ou DVD) sera acheminé, dans un 2e envoi, par courrier recommandé.
Mesure de sécurité : Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme receveur.
Le MTESS assure la confidentialité et la sécurité des renseignements obtenus de l’Organisme scolaire. À cette fin, le MTESS s’engage à prendre les mesures de sécurité qui sont énoncées aux points a) à h) de la clause 7 du projet d’entente.
Périodicité de la communication : Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements.
La fréquence de communication des renseignements personnels sera réalisée conformément à la clause 2 de l’Annexe A du projet d’entente. La communication des renseignements se fera en prévision de la campagne annuelle, au moins une fois par année.
Durée de l’entente : Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée.
La clause 22 du projet d’entente prévoit les modalités d’entrée en vigueur de l’Entente et sa durée. L’Entente entre en vigueur à la plus tardive des dates suivantes :
a) la date de l’émission d’un avis favorable de la Commission ou, à défaut d’avis, le soixantième jour suivant la réception de l’entente par la Commission;
b) la date de l’approbation de la dernière signature des parties à l’entente. Elle se termine le 18 mai 2021. Toutefois les parties conviennent que l’entente est renouvelée tacitement si, avant l’expiration de la présente Entente, le décret numéro 408-2016 du 18 mai 2016 est remplacé par un nouveau décret qui en reprend substantiellement le contenu, et ce, pour la durée de ce dernier.
Page 6 de 8
Dossier : 1023935-S L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des personnes concernées
Après avoir vérifié la conformité du projet d’entente aux conditions visées par l’article 68, la Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité des renseignements pour l’organisme qui en reçoit communication et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès.
À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que :
• les renseignements personnels communiqués par l’Organisme scolaire au MTESS sont limités à ceux prévus au projet d’entente;
• la nécessité de recevoir communication des renseignements personnels détenus par l’Organisme scolaire a été démontrée par le MTESS;
• les renseignements communiqués ne serviront qu’aux fins du projet d’entente;
• les parties s’engagent à ne donner accès aux renseignements qu’aux personnes dûment autorisées et pour qui la connaissance des renseignements est nécessaire à l’exécution de leurs fonctions;
• les parties s’engagent, lorsque l’accès à ces renseignements est nécessaire à l’exécution d’un contrat, à exiger du contractant un engagement écrit à respecter les obligations prévues au projet d’entente;
• des mesures sont prévues au projet d’entente pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels communiqués;
• les parties reconnaissent le caractère confidentiel des renseignements visés par le projet d’entente, et des mesures de sécurité sont prévues pour en assurer la protection;
• les renseignements obtenus par le MTESS seront détruits de façon sécuritaire lorsque les fins pour lesquelles ils ont été obtenus seront accomplies, et ce, conformément au calendrier de conservation convenu. Le MTESS a fourni à la Commission la justification relative aux délais de 1 an et 7 ans mentionnés dans les annexes de l’entente.
Page 7 de 8
Dossier : 1023935-S 3. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une Entente, approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance, le 22 juin 2020.
p. j. Annexe - Dispositions législatives relatives au présent projet d’entente
Page 8 de 8
Annexe Dispositions législatives relatives à l’entente d’échange de renseignements personnels confidentiels nécessaires à l’exécution du mandat gouvernemental confié au Comité Entraide – Secteurs public et parapublic entre l’Organisme scolaire et le MTESS
Dispositions législatives spécifiques Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 6 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel:
1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion;
1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient;
3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette personne.
Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique: 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille;
2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel;
6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente.
6 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis.
La Commission doit prendre en considération: 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1;
2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours.
L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente.
L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa.