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AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE RELATIVE À LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS DES EXPLOITATIONS DE PRODUCTION LAITIÈRE BIOLOGIQUE DANS LE CADRE D’UN PROJET DE MÉCANISME DE PRÉVISION DE LA PRODUCTION LAITIÈRE BIOLOGIQUE
ENTRE LE CONSEIL DES APPELLATIONS RÉSERVÉES ET DES TERMES VALORISANTS
LES PRODUCTEURS DE LAIT DU QUÉBEC
DOSSIER : 1024854-S DÉCEMBRE 2020
ET
Dossier : 1024854-S 1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , le Conseil des appellations réservées et des termes valorisants (le CARTV) a présenté, pour avis à la Commission d’accès à l’information (la Commission), un projet d’entente de communication de renseignements personnels intitulé : « Entente relative à la communication de renseignements personnels et confidentiels des exploitations de production laitière biologique dans le cadre d’un projet de mécanisme de prévision de la production laitière biologique» (l’Entente).
Le CARTV est un organisme institué par le gouvernement du Québec pour veiller à l’application de la Loi sur les appellations réservées et les termes valorisants2. Il est réputé être un organisme public aux fins de l’assujettir à la Loi sur l’accès. Dans le cadre de ses activités, il est chargé de l’accréditation des organismes chargés de la certification biologique et à ce titre, reçoit la communication de renseignements personnels concernant les exploitations laitières. Il n’est toutefois pas autorisé à communiquer à des tiers les renseignements du dossier de certification d’une entreprise.
Pour sa part, Les Producteurs de lait du Québec (Les PLQ) est une personne morale assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 3 . Les PLQ regroupent les producteurs de lait de vache du Québec et sont désignés pour veiller à l’application du Plan conjoint des producteurs de lait du Québec, lequel leur confie la responsabilité d’ordonner et de contrôler la production de lait de vache aux exigences et aux besoins du marché, dont le lait certifié biologique. Dans le cadre de leur mandat, ils obtiennent des renseignements jugés utiles pour améliorer les conditions de mise en marché du lait.
Le projet d’entente, le CARTV et les PLQ visent à échanger des informations nécessaires aux mécanismes de prévision de production laitière biologique.
Ce projet d’entente a pour but de déterminer les termes, conditions et modalités de communication de renseignements, entre le CARTV et les PLQ.
1 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès. 2 RLRQ, c. A-20.03, la LARTV. 3 RLRQ, c. P-39.1, la Loi sur le privé. Page 2 sur 5
Dossier : 1024854-S Après analyse du projet d’entente soumis pour avis, et de l’information obtenue par sa Direction de la surveillance, la Commission émet un avis favorable puisque les conditions prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès sont satisfaites.
2. ANALYSE Le projet d’entente présenté à la Commission repose sur l’article 7 de la LARTV, sur l’article 18 (5) de la Loi sur le privé et sur la Loi sur l’accès. Les dispositions pertinentes relatives à ce projet d’entente sont reproduites en annexe du présent avis.
Dans le cadre de son analyse, la Commission doit, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, prendre en considération :
• la conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68.1 de la Loi sur l’accès;
• l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68.1 de la Loi sur l’accès
En principe, un organisme public ne peut communiquer un renseignement personnel sans le consentement des personnes concernées. Le CARTV explique qu’il serait difficile, voire impossible, d’obtenir le consentement de chacune des fermes laitières du Québec compte tenu de leur grand nombre réparti sur le territoire du Québec. Le CARTV estime que l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des producteurs est minimal en raison du mode de communication utilisé et des mesures de sécurité mises en place. Toutefois, la Loi sur l’accès prévoit qu’une telle communication est possible, sans le consentement de ces personnes, en vertu de l’article 68.1 de cette loi.
En effet, l’article 68.1 de la Loi sur l’accès prévoit les conditions d’ouverture à la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée et ce que l’Entente doit contenir.
Communication nécessaire Selon le premier alinéa de l’article 68.1 de la Loi sur l’accès, la communication doit être nécessaire à l’application d’une loi au Québec.
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Dossier : 1024854-S En l’espèce, la communication des renseignements personnels est nécessaire à l’application de la LARTV.
En effet, cette loi confie au CARTV la mission, entre autres, d’accréditer les organismes de certification relative aux produits issus du mode de production biologique et de surveiller l’utilisation du terme « biologique », et à ces fins, constitue une source d’information privilégiée pour ses partenaires et l’industrie. Le CARTV et les PLQ souhaitent échanger certaines informations aux fins du mécanisme de prévision de production laitière biologique. Cette entente s’inscrit dans le cadre d’un projet permettant de rejoindre et mieux servir l’ensemble de la filière de lait biologique, à savoir les producteurs, les transformateurs et les transporteurs, et contribuer à ce que celle-ci soit plus réactive. À titre d’agents de vente accrédités responsables de la mise en marché de l’ensemble du lait au Québec, les PLQ doivent planifier les approvisionnements en lait biologique pour le marché québécois et mettre à jour la liste des producteurs dont la production est certifiée biologique ou en voie de le devenir.
L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des personnes concernées
Après avoir vérifié la conformité du projet d’entente aux conditions visées par l’article 68.1, la Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité des renseignements pour l’organisme qui en reçoit communication et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès.
À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que :
• les renseignements communiqués sont limités à ceux qui ont été jugés nécessaires par les organismes concernés et ne seront utilisés qu’aux fins du projet d’entente;
• il s’agit essentiellement de renseignements sur l’entreprise qui serviront au jumelage efficace de l’information échangée et des renseignements sur le statut de l’entreprise quant à son processus de certification;
• des mesures sont prévues au projet d’entente pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels communiqués;
• les parties s’engagent à déployer un processus de gestion des identités et des accès afin de ne rendre accessibles les renseignements qu’aux
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Dossier : 1024854-S personnes autorisées qui ont qualité pour les recevoir, lorsqu’ils sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Ces personnes devront signer un engagement au respect de la confidentialité des renseignements;
• les parties reconnaissent le caractère confidentiel des renseignements visés par le projet d’entente, et des mesures de sécurité sont prévues pour en assurer la protection;
• les parties s’engagent à détruire, de façon sécuritaire, des renseignements dès qu’ils ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été communiqués.
3. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une Entente, approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance, le 25 novembre 2020.
p. j. Annexe - Dispositions législatives relatives au présent projet d’entente.
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Annexe Dispositions législatives relatives à l’entente relative à la communication de renseignements personnels et confidentiels des exploitations de production laitière biologique dans le cadre d’un projet de mécanisme de prévision de la production laitière biologique entre le Conseil des appellations réservées et des termes valorisants et les Producteurs de lait du Québec
Dispositions législatives spécifiques Loi sur les appellations réservées et les termes valorisants 7. Est institué le Conseil des appellations réservées et des termes valorisants. Le Conseil est une personne morale. Aux seules fins d’assujettir le Conseil à l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), celui-ci est réputé un organisme public au sens de cette loi.
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 18. Une personne qui exploite une entreprise peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel contenu dans un dossier qu’elle détient sur autrui: […]
5° à un organisme public au sens de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A‐2.1) qui, par l’entremise d’un représentant, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en oeuvre d’un programme dont il a la gestion;
[…] Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
68.1. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels aux fins de le comparer avec un fichier détenu par une personne ou un organisme si cette communication est nécessaire à l’application d’une loi au Québec, que cette communication soit ou non prévue expressément par la loi.
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Dans le cas où la communication de renseignements personnels n’est pas prévue expressément par la loi, elle s’effectue dans le cadre d’une entente écrite.
La communication prévue expressément par la loi s’effectue dans le cadre d’une entente écrite transmise à la Commission. L’entente entre en vigueur 30 jours après sa réception par la Commission.
70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis.
La Commission doit prendre en considération: 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1;
2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours.
L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente.
L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa.
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