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AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION DE L’ENQUÊTE SUR L’INDICE D’ATTRAIT D’UN EMPLOI DANS LA FONCTION PUBLIQUE QUÉBÉCOISE, 2021
ENTRE LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC ET L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC
DOSSIER : 1024343-S NOVEMBRE 2020
Montréal Bureau 900 2045, rue Stanley Montréal (Québec) H3A 2V4 418 528-7741 Téléphone : 514 873-4196 Télécopieur : 514 844-6170
Dossier : 1024343-S 2. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , l’Institut de la statistique du Québec (l’ISQ) a présenté, pour avis à la Commission d’accès à l’information (Commission), un projet d’entente de communication de renseignements personnels intitulé : « Entente de communication de renseignements nécessaires à la réalisation de l’Enquête sur l’indice d’attrait d’un emploi dans la fonction publique québécoise, 2021» (l’Entente).
Ce projet d’entente a pour but de permettre à l’ISQ d’obtenir de la Régie de l’assurance maladie du Québec (la RAMQ) la communication de renseignements qu’elle détient dans l’exécution du régime d’assurance maladie, pour la réalisation du mandat confié par le Secrétariat du Conseil du trésor du Québec (le SCT) visant l’Enquête sur l’indice d’attrait d’un emploi dans la fonction publique québécoise, 2021 (l’Enquête). L’ISQ doit recevoir communication des renseignements personnels détenus par la RAMQ afin de pouvoir contacter les personnes de l’échantillon, d’abord par l’envoi d’une lettre présentant les objectifs de l’Enquête.
En effet, l’ISQ s’est vu confier le mandat d’effectuer l’Enquête pour le compte du SCT. Pour la réalisation de ce mandat, il doit obtenir de la RAMQ la communication de renseignements qu’elle détient dans l’exécution du régime d’assurance maladie. Les renseignements détenus par la RAMQ sont confidentiels en vertu de la Loi sur l’assurance maladie du Québec2 et ne peuvent être communiqués à l’ISQ que lorsque ceux-ci sont nécessaires à l’exercice de ses attributions et conformément à la Loi sur l’accès.
Dans le cadre du présent avis, la Commission prend acte que le 23 novembre 2020, le Comité d’éthique de l’ISQ a donné un avis favorable au projet. Cet avis étant valide jusqu’au 23 novembre 2021. Après analyse du projet d’entente soumis pour avis, et de l’information obtenue par sa Direction de la surveillance, la Commission émet un avis favorable puisque les conditions prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès sont satisfaites.
1 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès. 2 RLRQ, c. A-29, LAM Page 2 sur 9
Dossier : 1024343-S 3. ANALYSE Le projet d’entente présenté à la Commission repose sur les articles 2 et 5 de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec3, 63 et 67 de la LAM et sur la Loi sur l’accès. Les dispositions pertinentes relatives à ce projet d’entente sont reproduites en annexe du présent avis.
Dans le cadre de son analyse, la Commission doit, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, prendre en considération :
• la conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68; • l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la Loi sur l’accès
En principe, un organisme public ne peut communiquer un renseignement personnel sans le consentement des personnes concernées. Toutefois, la Loi sur l’accès prévoit qu’une telle communication est possible, sans le consentement de ces personnes, en vertu de l’article 68 de cette loi.
En effet, l’article 68 de la Loi sur l’accès prévoit les conditions d’ouverture à la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée et ce que l’Entente doit contenir.
Communication nécessaire Selon le premier paragraphe du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication :
• doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur; • ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. En l’espèce, la communication des renseignements personnels est nécessaire aux attributions de l’organisme receveur.
3 RLRQ, c. I-13.011, Loi sur l’Institut. Page 3 sur 9
Dossier : 1024343-S En effet, l’ISQ s’est vu confier le mandat d’effectuer l’Enquête pour le compte du SCT. Le projet prévoit de mesurer l’indice d’attraction de la fonction publique avant l’implantation de moyens visant à améliorer le potentiel attractif d’un emploi. Les renseignements obtenus serviront à contacter les répondants d’abord par l’envoi d’une lettre présentant les objectifs de l’Enquête. Ces renseignements seront utilisés lors des rappels téléphoniques et, plus tard, pour les étapes d’ajustement et de pondération des données d’enquête.
La population visée par l’Enquête est constituée des personnes de 18 à 54 ans habitant dans un logement non institutionnel au Québec. Elle est estimée à au plus 10 000 personnes afin d’obtenir des estimations précises à l’échelle du Québec. Une lettre présentant l’Enquête, ses objectifs ainsi que l’utilisation qui sera faite des renseignements recueillis sera envoyée par la poste à l’adresse de la personne échantillonnée. Il y sera indiqué que la participation à l’Enquête est volontaire et que le questionnaire peut être complété en ligne via le site Internet de l’ISQ ou encore que l’ISQ communiquera avec elle pour recueillir ses réponses par téléphone. Il y aura deux relances postales par la suite, utilisant aussi l’adresse de la personne échantillonnée.
Contenu de l’Entente La Commission constate que le projet d’entente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi. Elle souligne les éléments suivants :
Identification des organismes : Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme qui le reçoit.
La clause 1.1 du projet d’entente prévoit que la RAMQ est l’organisme qui communiquera les renseignements personnels et l’ISQ est celui qui les recevra.
Finalité de la communication : Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué.
Comme prévu à la clause 1.1 du projet, l’Entente a pour but de permettre à l’ISQ d’obtenir de la RAMQ la communication de renseignements qu’elle détient dans l’exécution du régime d’assurance maladie, pour la réalisation de l’Enquête. Les
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Dossier : 1024343-S renseignements obtenus serviront à contacter les répondants, d’abord par l’envoi d’une lettre présentant les objectifs de l’Enquête. Ces renseignements seront également utilisés lors des rappels téléphoniques.
Nature des renseignements : Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués.
La clause 1 de l’annexe A du projet d’entente, intitulée « Renseignements communiqués », énumère les renseignements qui seront communiqués à l’ISQ par la RAMQ. Il s’agit de fichiers de renseignements issus du « Fichier d’inscription des personnes assurées » (FIPA) constitués des renseignements suivants :
1. Identifiant banalisé de la personne assurée; 2. Nom et prénom; 3. Adresse complète (numéro civique, numéro d’appartement s’il y a lieu, municipalité et code postal);
4. Numéro de téléphone de jour (lorsque disponible) (10 positions); 5. Poste téléphonique de jour (6 positions); 6. Numéro de téléphone de soir (lorsque disponible) (10 positions); 7. Poste téléphonique de soir (6 positions); 8. Région sociosanitaire (RSS); 9. Région administrative; 10. Groupe d’âge (18-19 ans, 20-24 ans, 25-34 ans, 35-44 ans, 45-54 ans); 11. Sexe; 12. Date de naissance (année et mois); 13. Numéro de strate (numéro séquentiel définissant les strates d’échantillonnage selon la combinaison de la région administrative, du groupe d’âge et du sexe);
14. Langue de correspondance; 15. Nom du conjoint ou de la conjointe, s’il y a lieu (vivant à la même adresse que la personne faisant partie de l’Enquête);
16. Nombre de personnes vivant à la même adresse.
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Dossier : 1024343-S Mode de communication utilisé : Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme receveur.
La clause 2.1 du projet d’entente mentionne que les renseignements seront communiqués au moyen d’une télécommunication sécurisée suivant une technologie convenue entre les parties ou par tout autre moyen sécurisé. Il pourra s’agir de messagerie interne, transporteur sécuritaire ou télécommunication sécurisée. Les échanges se feront entre l’analyste en informatique de la RAMQ et la statisticienne de l’ISQ.
Mesures de sécurité : Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel.
Les renseignements seront conservés dans un répertoire sécurisé. Ce répertoire sera accessible uniquement aux personnes autorisées et dont les fonctions le requièrent. À cet effet, seules les personnes impliquées dans la réalisation de l’Enquête et faisant partie des directions travaillant directement avec les renseignements ont accès à ce répertoire, soit la Direction de la méthodologie et la Direction de la gestion de la collecte. La clause 5 du projet d’entente prévoit que l’ISQ reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui seront communiqués. À cette fin, l’ISQ s’engage à prendre les mesures de sécurité qui sont énoncées aux points 5.1.1 à 5.1.7 :
5.1.1 Protéger ces renseignements et leur appliquer les mesures de conservation et de contrôle prévues à la clause 7 de la présente entente ainsi que les mesures de sécurité énoncées à l’annexe B;
5.1.2 N’utiliser ou permettre que lesdits renseignements ne soient utilisés qu’aux fins prévues par la présente entente;
5.1.3 Ne pas communiquer ni permettre que soient communiqués les renseignements obtenus, à moins d’obtenir le consentement des personnes concernées;
5.1.4 Avant la communication, obtenir un engagement de confidentialité complété par toute personne à qui le renseignement peut être communiqué conformément à l’article 25 de la Loi sur l’Institut;
5.1.5 Ne pas coupler les renseignements obtenus avec les autres fichiers qu’il détient, à l’exception des renseignements recueillis
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Dossier : 1024343-S dans le cadre de la présente Enquête et des variables géographiques créées à partir du code postal fourni à moins d’obtenir au préalable l’autorisation écrite de la RAMQ;
5.1.6 Aviser immédiatement la RAMQ de tout événement pouvant porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements et de tout incident susceptible d’entraîner la perte du fichier de renseignements ou d’une partie de celui-ci;
5.1.7 Collaborer avec la RAMQ à toute vérification concernant le respect de la confidentialité des renseignements communiqués et le contrôle de leur utilisation.
Périodicité de la communication : Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements.
La fréquence des communications des renseignements personnels sera réalisée conformément à la clause 11 de l’Annexe A du projet d’entente. Plus précisément, les communications entre la RAMQ et l’ISQ se feront selon plusieurs étapes :
1. la RAMQ transmet à l’ISQ les statistiques pour la stratification le 12 janvier 2021;
2. l’ISQ transmet à la RAMQ les critères d’échantillonnage au plus tard le 25 janvier 2021 pour le prétest, et au plus tard le 29 mars 2021 pour l’Enquête;
3. la RAMQ procède à l’échantillonnage selon les critères définis par l’ISQ du 25 janvier au 12 février 2021, pour le prétest, et du 29 mars au 16 avril 2021, pour l’Enquête.
Il y aura un prétest réalisé antérieurement à l’Enquête. La date de début de la collecte des données est fixée au 5 mars 2021 pour le prétest et au 10 mai 2021 pour l’Enquête.
Durée de l’entente : Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée.
La clause 6 du projet d’entente prévoit les modalités d’entrée en vigueur de l’Entente et sa durée. Celle-ci prendra fin lorsque les communications de renseignements personnels seront réalisées.
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Dossier : 1024343-S L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des personnes concernées
Après avoir vérifié la conformité du projet d’entente aux conditions visées par l’article 68, la Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité des renseignements pour l’organisme qui en reçoit communication et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès.
À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que :
• les renseignements personnels communiqués par la RAMQ à l’ISQ sont limités à ceux prévus au projet d’entente;
• la nécessité de recevoir communication des renseignements personnels détenus par la RAMQ a été démontrée par l’ISQ;
• les renseignements communiqués ne serviront qu’aux fins du projet d’entente;
• des mesures sont prévues au projet d’entente pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels communiqués;
• l’ISQ reconnaît le caractère confidentiel des renseignements visés par le projet d’entente, et des mesures de sécurité sont prévues pour en assurer la protection;
• le projet d’entente énonce les principes régissant la destruction des renseignements communiqués;
• l’ISQ s’engage à garder confidentiel le numéro banalisé de la RAMQ et à ne pas le communiquer à qui que ce soit;
• la RAMQ prend les dispositions nécessaires pour informer les personnes concernées que des renseignements les concernant peuvent être communiqués à l’ISQ en vertu des dispositions de la Loi sur l’accès;
• l’ISQ prend les moyens nécessaires pour informer les personnes concernées que les renseignements proviennent de la RAMQ.
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Dossier : 1024343-S 4. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une Entente, approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance, le 30 septembre 2020.
p. j. Annexe - Dispositions législatives relatives au présent projet d’entente
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Annexe Dispositions législatives relatives à l’entente de communication de renseignements nécessaires à la réalisation de l’Enquête sur l’indice d’attrait d’un emploi dans la fonction publique québécoise, 2021 entre la RAMQ et l’ISQ
Dispositions législatives spécifiques Loi sur l’institut de la statistique du Québec 2. L’Institut a pour mission de fournir des informations statistiques qui soient fiables et objectives sur la situation du Québec quant à tous les aspects de la société québécoise pour lesquels de telles informations sont pertinentes.
L‘Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement, sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci produisent à des fins administratives. Il est le responsable de la réalisation de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général.
5. Pour la réalisation de sa mission, l’institut peut: 1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec;
(…) 5° fournir aux ministères et organismes du gouvernement et à ses autres clients des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de la statistique;
(…) 7° développer les méthodologies, les cadres d’intégration et les autres outils requis.
Loi sur l’assurance maladie 63. Les membres, les fonctionnaires et les employés de la Régie, de même que les membres et les employés d’un comité de révision constitué en vertu de l’article 41 et d’un conseil d’arbitrage visé à l’article 54 ne doivent pas révéler, autrement que suivant l’article 283 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01), un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi.
Toutefois, une personne visée au premier alinéa peut, en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide, communiquer un renseignement dans les conditions prévues aux articles 59.1 et 60.1 de la Loi sur l’accès aux
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documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).
67. L’article 63 n’interdit pas de révéler, pour fins de statistiques, des renseignements obtenus pour l’exécution de la présente loi, pourvu qu’il ne soit pas possible de les relier à une personne particulière.
[…] Il n’interdit pas non plus de révéler un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi à l’Institut de la statistique du Québec institué en vertu de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011) lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice de ses attributions, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
67.3. Un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visée aux articles 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1, à l’exception de la communication d’un renseignement personnel requis par une personne ou un organisme pour imputer, au compte d’un membre d’un organisme public, de son conseil d’administration ou de son personnel, un montant dont la loi oblige la retenue ou le versement.
Un organisme public doit aussi inscrire dans ce registre une entente de collecte de renseignements personnels visée au troisième alinéa de l’article 64, de même que l’utilisation de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis visées aux paragraphes 1° à 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1.
Dans le cas d’une communication d’un renseignement personnel visée au premier alinéa, le registre comprend:
1° la nature ou le type de renseignement communiqué; 2° la personne ou l’organisme qui reçoit cette communication; 3° la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l’indication, le cas échéant, qu’il s’agit d’une communication visée à l’article 70.1;
4° la raison justifiant cette communication. Dans le cas d’une entente de collecte de renseignements personnels, le registre comprend:
1° le nom de l’organisme pour lequel les renseignements sont recueillis; 2° l’identification du programme ou de l’attribution pour lequel les renseignements sont nécessaires;
3° la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission;
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4° la nature ou le type de renseignements recueillis; 5° la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis; 6° la catégorie de personnes, au sein de l’organisme qui recueille les renseignements et au sein de l’organisme receveur, qui a accès aux renseignements.
Dans le cas d’utilisation d’un renseignement personnel à une autre fin que celle pour laquelle il a été recueilli, le registre comprend:
1° la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l’article 65.1 permettant l’utilisation;
2° dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1, la disposition de la loi qui rend nécessaire l’utilisation du renseignement;
3° la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l’utilisation indiquée.
68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel:
1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion;
1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient;
3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette personne.
Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique: 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille;
2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel;
6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente.
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70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis.
La Commission doit prendre en considération: 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1;
2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours.
L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente.
L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa.
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