ENTENTE D’ÉCHANGE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONFIDENTIELS ENTRE MINISTÈRE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE NÉCESSAIRES À L’EXÉCUTION DU MANDAT GOUVERNEMENTAL CONFIÉ AU COMITÉ ENTRAIDE – SECTEURS PUBLIC ET PARAPUBLIC
ENTRE RETRAITE QUÉBEC, personne morale instituée en vertu de la Loi sur Retraite Québec (RLRQ, chapitre R-26.3), dûment représenté aux fins des présentes par monsieur Michel Després, président-directeur général,
ci-après désigné « Retraite Québec » ET LE MINISTRE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE, pour et au nom du gouvernement du Québec, agissant par madame Carole Arav, sous-ministre,
ci-après désigné « MTESS » ATTENDU QUE depuis 2006, le gouvernement du Québec a mandaté un comité et un secrétariat permanent pour promouvoir et coordonner la campagne annuelle de sollicitation au profit des Centraide du Québec, de PartenaireSanté-Québec et ses membres ainsi que de la Société canadienne de la Croix-Rouge, division du Québec;
ATTENDU QU’en vertu du décret numéro 408-2016 pris le 18 mai 2016, le ministre du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale a été désigné comme ministre responsable de la campagne annuelle de sollicitation, du comité et du secrétariat permanent;
ATTENDU QU’en vertu de ce décret, le Comité Entraide – secteurs public et parapublic a été de nouveau mandaté pour promouvoir et coordonner les activités de la campagne annuelle de sollicitation, et ce, pour une période de 5 ans;
ATTENDU QU’en vertu de ce décret, le Comité Entraide – secteurs public et parapublic est autorisé, après entente avec Retraite Québec, à solliciter les personnes retraitées des ministères et organismes visés par le décret numéro 408-2016 du 18 mai 2016;
ATTENDU QUE lors des prochaines campagnes d’Entraide, une application informatique sera utilisée pour la sollicitation et la gestion des dons, laquelle devra notamment permettre l’identification sécuritaire des donateurs;
ATTENDU QUE pour assurer la promotion et la tenue, via l’application informatique, des prochaines campagnes de sollicitation auprès des personnes retraitées de ces ministères et organismes ainsi que la gestion des dons, les parties ont besoin de se communiquer certains renseignements concernant ces personnes retraitées;
ATTENDU QUE le paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1) [ci-après la « Loi sur l’accès »] prévoit notamment qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un autre organisme public lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion;
ATTENDU QUE les renseignements visés par la présente entente sont nécessaires à l’exercice des attributions confiées par le décret numéro 408-2016 du 18 mai 2016 au sens du paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès;
ATTENDU QUE les parties désirent remplacer et annuler l’entente conclue entre elles qui était en vigueur jusqu’en 2021 par la présente;
ATTENDU QUE la présente entente, laquelle est visée à l’article 68 de la Loi sur l’accès, doit être soumise à la Commission d’accès à l’information pour avis en vertu de l’article 70 de cette loi;
RETRAITE QUÉBEC ET LE
EN CONSÉQUENCE, les parties conviennent de ce qui suit : OBJET DE L’ENTENTE 1. Cette entente a pour objet de déterminer les conditions et modalités par lesquelles les parties se communiquent entre elles certains renseignements personnels concernant les personnes retraitées des ministères et organismes visés par le décret numéro 408-2016 du 18 mai 2016 afin de permettre au Comité Entraide – secteurs public et parapublic de les solliciter et de réaliser la campagne d’Entraide conformément au mandat que lui confère ce décret.
RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS ET MODALITÉS DE TRANSMISSION
2. Retraite Québec communique au MTESS les renseignements décrits aux annexes A et C à la fréquence prévue et selon les modalités précisées.
3. Le MTESS communique à Retraite Québec les renseignements décrits à l’annexe B à la fréquence prévue et selon les modalités précisées.
4. Retraite Québec et le MTESS s’assurent que les renseignements qu’ils communiquent sont conformes à ceux qu’ils détiennent, sans toutefois en garantir l’exactitude.
OBLIGATIONS GÉNÉRALES 5. Les parties veillent à ce que leurs processus et systèmes leur permettent de transmettre ou recevoir les renseignements visés par l’entente, et ce, de façon sécuritaire.
6. Les parties conviennent de s’informer mutuellement de tout changement opérationnel qui pourrait affecter la communication ou la réception des
renseignements de manière sécuritaire et de se prévenir dans un délai raisonnable, de toute modification à leurs systèmes qui serait susceptible d’avoir une répercussion sur le traitement sécuritaire des renseignements et pouvant ainsi affecter leur qualité et leur intégrité.
OBLIGATIONS RELATIVES À LA PROTECTION ET À LA SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
7. Chaque partie s’engage à : a) protéger les renseignements communiqués et à leur appliquer les mesures de sécurité, de contrôle et de conservation prévues à l’annexe D; b) ne pas les utiliser ou permettre qu’ils soient utilisés à des fins différentes de celles prévues par l’entente; c) ne donner accès à ces renseignements qu’aux personnes dûment autorisées et pour qui la connaissance des renseignements est nécessaire à l’exécution de leurs fonctions; d) donner des directives à ces personnes en regard, notamment, du traitement de ces renseignements et de l’utilisation qui peut en être faite et à les informer des mesures de sécurité; e) lorsque l’accès à ces renseignements est nécessaire à l’exécution d’un contrat, exiger du contractant un engagement écrit à respecter les obligations prévues au présent article; f) aviser immédiatement la personne responsable en matière de protection des renseignements personnels de l’autre partie de tout incident susceptible de porter atteinte au caractère confidentiel de ces renseignements; g) collaborer avec l’autre partie à toute vérification ou enquête concernant le respect de la confidentialité des renseignements communiqués, collectés ou produits et le contrôle de leur utilisation;
h) mettre en œuvre les procédures et les systèmes requis pour préserver la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des renseignements communiqués, collectés ou produits en vertu de la présente entente.
APPLICATION DE L’ENTENTE 8. Le président-directeur général de Retraite Québec et la sous-ministre du MTESS sont respectivement les personnes responsables de l’application de l’entente. Toutefois, elles peuvent déléguer leurs responsabilités à des membres de leur personnel, lesquels agiront à titre de responsables organisationnels.
9. Les responsables organisationnels peuvent prendre toute mesure pour l’application concertée et efficace de l’entente. De plus, ils doivent prendre les moyens appropriés pour que soit réglé de manière diligente tout différend pouvant surgir à l’égard de l’interprétation de l’entente ou son application.
En outre, les responsables organisationnels désignent des agents de liaison pour assurer le bon fonctionnement de l’entente.
10. Les responsables organisationnels, agents de liaison et autres représentants des parties sont identifiés aux annexes E et F.
CHANGEMENT DES REPRÉSENTANTS 11. La personne responsable de l’application de l’entente peut pourvoir au remplacement des responsables organisationnels de son organisation.
12. Le responsable organisationnel peut pourvoir au remplacement des autres représentants de son organisation.
13. Une modification aux annexes E et F peut être faite par lettre transmise à un responsable organisationnel de l’autre partie. Elle entre en vigueur à la date de l’écrit ou à toute autre date qui pourrait y être indiquée.
MODIFICATIONS À L’ENTENTE 14. L’entente peut être modifiée, sous réserve des dispositions de l’article 15, par un écrit, sur support papier, portant la signature des parties. Cet écrit doit être signé en double exemplaire et joint à l’entente.
15. Lorsqu’il s’agit d’une modification visant les éléments énumérés à l’article 68 de la Loi sur l’accès, la modification entre en vigueur à la plus tardive des dates suivantes : a) La date de l’émission d’un avis favorable de la Commission d’accès à l’information ou, à défaut d’avis, le soixantième jour suivant la réception de l’entente par la Commission d’accès à l’information; b) La date de l’apposition de la dernière signature des parties à l’écrit modifiant l’entente.
16. Toute autre modification entre en vigueur à la date de l’apposition de la dernière signature des parties à l’écrit.
SUSPENSION 17. Une partie peut suspendre l’application de l’entente unilatéralement et sans avis préalable si elle estime qu’il y a eu violation ou tentative de violation des règles prévues à la confidentialité des renseignements ou s’il y a eu défaillance des mesures de sécurité. Elle doit alors immédiatement informer l’autre partie, par écrit, d’une telle suspension.
18. Les parties collaborent à la résolution des problèmes à l’origine de la suspension et peuvent convenir de mesures transitoires pour que la communication des renseignements puisse reprendre le plus rapidement possible.
19. La suspension prend fin à une date convenue par les parties lorsque les mesures appropriées ont été adoptées à leur satisfaction.
DISPOSITIONS DIVERSES 20. Le préambule et les annexes font partie intégrante de l’entente. 21. Tout avis ou courrier relatif à l’entente doit être expédié à l’adresse suivante : Pour Retraite Québec Secrétaire général Retraite Québec 2600, boulevard Laurier Bureau 544 Québec (Québec) G1V 4T3
DURÉE ET ENTRÉE EN VIGUEUR 22. L’entente entre en vigueur à la plus tardive des dates suivantes : a) La date de l’émission d’un avis favorable de la Commission d’accès à l’information ou, à défaut d’avis, le soixantième jour suivant la réception de l’entente par la Commission d’accès à l’information; b) La date de l’apposition de la dernière signature des parties à l’entente. 23. L’entente se termine le 18 mai 2021. Toutefois, les parties conviennent que l’entente est renouvelée tacitement si, avant l’expiration de la présente entente, le décret numéro 408-2016 du 18 mai 2016 est remplacé par un nouveau décret qui en reprend substantiellement le contenu, et ce, pour la durée de ce dernier.
24. L’entente remplace et annule l’entente signée le 7 octobre 2016. TERMINAISON 25. Chaque partie peut résilier la présente entente sans qu'il soit nécessaire pour elle de motiver la résiliation. Pour ce faire, elle doit adresser un avis écrit de résiliation à l’autre partie et à la Commission d’accès à l’information.
L’avis écrit de résiliation doit être transmis à l’autre partie au moins 180 jours avant la tenue de la campagne annuelle d’Entraide qui débute le 1 er avril. 26. Les dispositions relatives à la protection et à la sécurité des renseignements personnels communiqués, collectés ou produits en vertu de la présente entente demeurent en vigueur malgré la terminaison de celle-ci.
Pour le MTESS Monsieur Francis Gauthier Vice-président exécutif du Comité Entraide Sous-ministre adjoint Secteur de la solidarité sociale et de l’assurance parentale Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale 425, rue Jacques-Parizeau, 4 e étage Québec (Québec) G1R 4Z1
EN FOI DE QUOI, LES PARTIES ONT SIGNÉ EN DOUBLE EXEMPLAIRE, À QUÉBEC POUR RETRAITE QUÉBEC,
Ce ____________________ _____ MICHEL DESPRÉS Président-directeur général
POUR LE MINISTRE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE,
Ce ____________________ CAROLE ARAV Sous-ministre
ANNEXE A RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS, FRÉQUENCE ET MODALITÉS
(Article 2 de l’entente)
RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS PAR RETRAITE QUÉBEC LISTE DE TOUTES LES PERSONNES RETRAITÉES 1. Renseignements pour permettre la sollicitation Aux seules fins de la réalisation de la présente entente, les renseignements ci-après listés, concernant les personnes retraitées des ministères et organismes visés par le décret numéro 408-2016 du 18 mai 2016, communiqués par Retraite Québec au MTESS pour permettre la sollicitation de ces personnes et pour la gestion des dons, sont les suivants :
· Nom et prénom de la personne; · Numéro d’identification attribué par Retraite Québec; · Adresse résidentielle; · Numéro de téléphone résidentiel (si disponible); · Adresse courriel personnelle (si disponible). FRÉQUENCE ET MODALITÉS DE TRANSMISSION
2. La communication des renseignements se fera en prévision de la sollicitation annuelle, au moins une fois par année, pour disposer des renseignements à jour pour la sollicitation.
3. La transmission des renseignements s’effectue par un moyen sécuritaire convenu entre les deux parties.
4. Les agents de liaison peuvent échanger verbalement, avec leur vis-à-vis de l’autre partie pour préciser ou compléter un renseignement qui a été fourni à ce dernier, et ce, conformément à l’entente.
ANNEXE B RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS, FRÉQUENCE ET MODALITÉS
(Article 3 de l’entente)
RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS PAR LE MTESS PROMESSES DE DONS (ENGAGEMENTS) 1. Aux seules fins de la réalisation de la présente entente, ci-après listés, concernant toutes les personnes retraitées des ministères et organismes visés par le décret numéro 408-2016 du 18 mai 2016, les renseignements communiqués par le MTESS à Retraite Québec, pour les prélèvements des dons par retenue à la source, sont les suivants :
· Nom et prénom; · Numéro d’identification attribué par Retraite Québec; · Identifiant numérique de l’organisation généré par l’application; · Nom de l’organisation; · Date de début de la retenue à la source; · Date de fin de la retenue à la source; · Montant de la retenue; · Code de souscription - RASU : Retenue à la source unique - RASP : Retenue à la source périodique. FRÉQUENCE ET MODALITÉS DE TRANSMISSION
2. La communication des renseignements se fera aux dates établies entre les agents de liaison.
3. La transmission des renseignements s’effectue par un moyen jugé sécuritaire par les deux parties.
ANNEXE C RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS, FRÉQUENCE ET MODALITÉS
(Article 2 de l’entente)
RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS PAR RETRAITE QUÉBEC ENCAISSEMENTS DES SOMMES RÉELLEMENT PRÉLEVÉES 1. Aux seules fins de la réalisation de la présente entente, les renseignements communiqués par Retraite Québec au MTESS, pour rendre compte des sommes réellement prélevées (retenues à la source) sur la rente des personnes retraitées des ministères et organismes visés par le décret numéro 408-2016 du 18 mai 2016, sont les suivants :
· Nom et prénom; · Numéro d’identification attribué par Retraite Québec; · Identifiant numérique de l’organisation généré par l’application; · Dates de la retenue à la source; · Montant de la retenue. FRÉQUENCE ET MODALITÉS DE TRANSMISSION
2. La communication des renseignements se fera périodiquement, suivant les périodes de versement de la rente de Retraite Québec.
3. La transmission des renseignements s’effectue par un moyen jugé sécuritaire par les deux parties.
ANNEXE D MESURES DE SÉCURITÉ, DE CONTRÔLE ET DE CONSERVATION (Article 7 de l’entente)
Les parties assurent la confidentialité et la sécurité des renseignements communiqués et, à cette fin, elles appliquent les mesures qui suivent.
MESURES DE SÉCURITÉ 1. Les mesures de sécurité suivantes doivent être mises en place par les parties : · Les renseignements doivent être gardés dans des endroits sécuritaires auxquels l’accès n’est permis qu’aux personnes autorisées; · Les normes et standards gouvernementaux en regard de la sécurité de l’information doivent être appliqués aux renseignements obtenus; · L’information doit être sécurisée lorsqu’elle est en transit; · Aussitôt que l’information a été récupérée et copiée sur le système de production, elle doit être effacée du support de transit de façon à ce qu’elle soit irrécupérable; · Les mesures de repli doivent également être sécurisées. MESURES DE CONTRÔLE 2. Le responsable de la sécurité d’une partie doit, aviser le plus tôt possible celui de l’autre partie advenant toute perte ou toute divulgation non autorisée de ces renseignements.
Une partie peut vérifier de temps à autre auprès de l’autre partie si les obligations de confidentialité, de sécurité et d’usage découlant de l’entente sont respectées. À cet égard, elle peut prendre toute mesure appropriée à cette fin.
CONSERVATION 3. Pour le MTESS, les documents sur lesquels apparaissent des renseignements obtenus de Retraite Québec sont soumis aux procédures de gestion des documents en vigueur.
Le MTESS détruit de façon sécuritaire les renseignements obtenus lorsque l’objet pour lequel ils ont été recueillis a été accompli ou à l’expiration d’un délai de conservation de 7 ans.
Pour Retraite Québec, les documents sur lesquels apparaissent des renseignements obtenus du MTESS sont soumis aux procédures de gestion des documents en vigueur.
Retraite Québec détruit de façon sécuritaire les renseignements obtenus lorsque l’objet pour lequel ils ont été recueillis a été accompli.
ANNEXE E Responsables organisationnels, agents de liaison et autres représentants de Retraite Québec (Article 10 de l’entente)
1. Responsable organisationnel Chef du service de l’optimisation des processus RRSP 418-657-8707
2. Agent de liaison aux fins de toute communication Chef de division – Prestataires RRSP et argent 418-657-8707
3. Responsable pour les questions de protection des renseignements personnels Responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels Téléphone : 418 657-8702
4. Responsable pour les questions de sécurité de l’information Responsable de la sécurité de l’information numérique Téléphone : 418 657-8702
ANNEXE F Responsables organisationnels, agents de liaison et autres représentants du MTESS (Article 10 de l’entente)
1. Responsable organisationnelle Madame Marie-Josée Blanchette, directrice Secrétariat Entraide – Secteurs public et parapublic 418 646-0425, poste 69077
2. Agent de liaison aux fins de toute communication Madame Marie-Claude Paré, conseillère au développement et à la gestion des dons Secrétariat Entraide - Secteurs public et parapublic 418 646-0425, poste 86776
3. Responsable pour les questions de protection des renseignements personnels Madame Guylaine Couture Responsable ministérielle de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels Bureau de la sous-ministre 418 643-4820
4. Responsable pour les questions de sécurité de l’information Monsieur Jacques Chouinard, coordonnateur organisationnel pour la gestion des incidents Direction des télécommunications et de la gouvernance des technologies de l’information (DTGTI) 418 646-0425, poste 69632