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AVIS DE LA COMMISSION D'ACCÈS À L'INFORMATION CONCERNANT L'ENTENTE D'ÉCHANGE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONFIDENTIELS ENTRE RETRAITE QUÉBEC ET LE MINISTÈRE DU TRAVAIL, DE L'EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE NÉCESSAIRES À L'EXÉCUTION DU MANDAT GOUVERNEMENTAL CONFIÉ AU COMITÉ ENTRAIDE - SECTEUR PUBLIC ET PARAPUBLIC
ENTRE RETRAITE QUÉBEC ET LE MINISTRE DU TRAVAIL, DE L'EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE
DOSSIER : 1024217-S SEPTEMBRE 2020
Mont réal Bureau 900 2045, rue Stanley Ouest Montréal (Québec) H3A 2V4 Téléphone : 514 873-4196 Télécopieur : 514 844-6170
Dossier : 1024217-S 1. CONTEXTE Conformément à l'article 70 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels\ le ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale (MTESS) a présenté, pour avis à la Commission d'accès à l'information (la Commission), un projet d'entente de communication de renseignements personnels intitulé : « Entente d'échange de renseignements personnels confidentiels entre Retraite Québec et le ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale nécessaires à l'exécution du mandat gouvernemental confié au comité Entraide - secteurs public et parapublic» (!'Entente) pour laquelle la Commission avait rendu un avis favorable le 25 août 2016 2 . Depuis 2006, le gouvernement du Québec mandate, par décret, le Comité Entraide - secteurs public et parapublic (le Comité) pour promouvoir et coordonner la campagne annuelle de sollicitation au profit des Centraide du Québec, de Partenaire Santé-Québec et ses membres ainsi que de la Société canadienne de la Croix-Rouge, division du Québec. Le 18 mai 2016, le gouvernement a de nouveau reconduit 3 le mandat du Comité pour une période de cinq ans. Le ministre du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale est désigné comme ministre responsable de la campagne annuelle de sollicitation.
Ce projet d'entente a pour but de déterminer les conditions et modalités par lesquelles les parties se communiquent entre elles certains renseignements personnels concernant les personnes retraitées des ministères et organismes visés par le décret numéro 408-2016 du 18 mai 2016 afin de permettre au Comité Entraide - secteurs public et parapublic de les solliciter et de réaliser la campagne d'Entraide conformément au mandat que lui confère ce décret.
Après analyse du projet d'entente soumis pour avis, et de l'information obtenue par sa Direction de la surveillance, la Commission émet un avis favorable puisque les conditions prévues à l'article 70 de la Loi sur l'accès sont satisfaites. La Commission prend acte que cette entente annule et remplace l'entente du 7 octobre 2016.
2. ANALYSE Le projet d'entente présenté à la Commission repose sur la Loi sur l'accès. Les dispositions pertinentes relatives à ce projet d'entente sont reproduites en annexe du présent avis.
1 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l'accès. 2 Dossier 1014159. 3 Décret 408-2016.
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Dossier : 1024217-S Dans le cadre de son analyse, la Commission doit, conformément à l'article 70 de la Loi sur l'accès, prendre en considération :
• la conformité du projet d'entente aux conditions visées à l'article 68; • l'impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l'organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La conformité du projet d'entente aux conditions visées à l'article 68 de la Loi sur l'accès
En principe, un organisme public ne peut communiquer un renseignement personnel sans le consentement des personnes concernées. Toutefois, la Loi sur l'accès prévoit qu'une telle communication est possible, sans le consentement de ces personnes, en vertu de l'article 68 de cette loi.
En effet, l'article 68 de la Loi sur l'accès prévoit les conditions d'ouverture à la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée et ce que !'Entente doit contenir.
';r Communication nécessaire Selon le premier paragraphe du premier alinéa de l'article 68 de la Loi sur l'accès, la communication :
• doit être nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur; • ou à la mise en œuvre d'un programme dont cet organisme a la gestion. En l'espèce, la communication des renseignements personnels est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur.
En effet, le ministre du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale est désigné comme ministre responsable de la campagne annuelle de sollicitation, du Comité et du Secrétariat. À cet égard, une plateforme numérique pour solliciter les personnes et assurer la gestion complète des dons serait déployée et utilisée dès septembre 2020, pour la prochaine campagne annuelle d'Entraide et les suivantes. Il s'agit d'un service en ligne accessible, sécuritaire et performant qui offre notamment le don en ligne par retenue à la source. Dans le cas des personnes retraitées, une entente a déjà été conclue en 2016 entre Retraite Québec et le MTESS. En raison de l'implantation de la plateforme numérique de don en ligne, Retraite Québec et le MTESS désirent remplacer et annuler l'entente
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Dossier : 1024217-S conclue en 2016, et qui était en vigueur jusqu'en 2021, par une nouvelle entente. Les modifications apportées sont les suivantes :
1) Le MTESS doit obtenir, auprès de Retraite Québec, des renseignements personnels afin de lui permettre de solliciter les personnes retraitées, conformément au mandat que lui confère le décret. Ensuite, le MTESS doit communiquer à Retraite Québec les renseignements pour les prélèvements des dons (promesses de dons) par retenue à la source. Finalement, Retraite Québec doit communiquer au MTESS les renseignements pour rendre compte des sommes réellement prélevées (encaissement) sur la rente des personnes retraitées;
2) L'entente prévoit la communication de deux nouveaux renseignements par Retraite Québec : l'adresse courriel et le numéro de téléphone de la personne retraitée afin de rejoindre cette personne en cas de problème.
Au total, environ 80 000 personnes retraitées ont été sollicitées pour la campagne d'Entraide 2019. Pour l'édition 2020, autant de personnes retraitées sont potentiellement visées par l'échange de renseignements personnels entre Retraite Québec et le MTESS. Il est toutefois possible que de nouvelles personnes retraitées s'ajoutent d'ici le lancement de l'opération de sollicitation, prévu à la fin septembre 2020, ainsi que pour les éditions à venir.
Le 31 mars dernier, la Commission a émis un avis favorable 4 sur un premier projet d'entente entre le Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) et le MTESS pour solliciter le personnel des ministères, des organismes et des sociétés d'État qui est régi par la Loi sur la fonction publique 5 , conformément au mandat que lui confère le décret numéro 408-2016.
';r Contenu de !'Entente La Commission constate que le projet d'entente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l'article 68 de la loi. Elle souligne les éléments suivants :
Identification des organismes : Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l'article 68 de la Loi sur l'accès, une entente doit identifier l'organisme public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l'organisme qui le reçoit.
Le projet d'entente prévoit que les parties se communiqueront mutuellement des renseignements personnels.
4 Dossier 1022859. s RLRQ, c. F-3.1.1.
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Dossier : 1024217-S La clause 2 du projet d'entente prévoit que Retraite Québec communique au MTESS les renseignements décrits aux annexes A et C à la fréquence prévue et selon les modalités précisées.
La clause 3 du projet d'entente prévoit que le MTESS communique à Retraite Québec les renseignements décrits à l'annexe B à la fréquence prévue et selon les modalités précisées.
Finalité de la communication : Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l'article 68 de la Loi sur l'accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué.
Comme prévu à la clause 1 du projet d'entente, la communication des renseignements est nécessaire afin de permettre aux parties de se communiquer entre elles certains renseignements personnels concernant les personnes retraitées des ministères et organismes visés par le décret 408-2016 du 18 mai 2016 afin de permettre au Comité Entraide - secteurs public et parapublic de les solliciter et de réaliser la campagne d'Entraide conformément au mandat que lui confère le décret.
Nature des renseignements : Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'article 68 de la Loi sur l'accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués.
La clause 1 de l'Annexe A du projet d'entente énumère les renseignements qui seront communiqués par Retraite Québec au MTESS pour permettre la sollicitation de ces personnes et pour la gestion des dons. Ces renseignements sont les suivants :
• nom et prénom de la personne; • numéro d'identification attribué par Retraite Québec; • adresse résidentielle; • numéro de téléphone résidentiel (si disponible); • adresse courriel personnelle (si disponible). La clause 1 de l'Annexe B énumère les renseignements qui seront communiqués par le MTESS à Retraite Québec pour les prélèvements des dons par retenue à la source. Ces renseignements sont les suivants :
• nom et prénom; • numéro de référence de la personne retraitée; • identifiant numérique de l'organisation généré par l'application; Page 5 sur 10
Dossier : 1024217-S • nom de l'organisation; • date de début de la retenue à la source; • date de fin de la retenue à la source; • montant de la retenue; • code de souscription o RASU : retenue à la source unique; o RASP : retenue à la source périodique. La clause 1 de l'Annexe C énumère les renseignements qui seront communiqués par Retraite Québec au MTESS pour rendre compte des sommes réellement prélevées (retenues à la source) sur la rente des personnes retraitées des ministères et organismes visés par le décret numéro 408-2016 du 18 mai 2016. Ces renseignements sont les suivants :
• nom et prénom; • numéro d'identification attribué par Retraite Québec; • identifiant numérique de l'organisation généré par l'application; • dates de la retenue à la source; • montant de la retenue. Mode de communication utilisé : Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l'article 68 de la Loi sur l'accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements à l'organisme receveur.
La clause 3 des annexes A à C du projet d'entente mentionne que la transmission des renseignements s'effectue par un moyen jugé sécuritaire par les deux parties. Le MTESS précise que la transmission des renseignements se fera par courriel sécurisé de Retraite Québec ou le flux Axway. Dans le cas où ces moyens ne peuvent être utilisés, les données seront cryptées et enregistrées sur un support informatique (clé USB, CD ou DVD) et ce support sera acheminé, dans un 1er envoi, par courrier recommandé. Le support informatique permettant le décryptage (clé USB, CD ou DVD) sera acheminé, dans un 2e envoi, par courrier recommandé.
Mesures de sécurité : Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l'article 68 de la Loi sur l'accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements à l'organisme receveur.
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Dossier : 1024217-S Les parties assurent la confidentialité et la sécurité des renseignements communiqués. À cette fin, les parties s'engagent à prendre les mesures de sécurité qui sont énoncées aux points a) à h) de la clause 7 du projet d'entente.
Périodicité de la communication : Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l'article 68 de la Loi sur l'accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements.
La fréquence de communication des renseignements personnels sera réalisée conformément à la clause 2 des annexes A à C du projet d'entente :
1) Pour les renseignements mentionnés à l'annexe A, la communication des renseignements se fera en prévision de la sollicitation annuelle, au moins une fois par année, pour disposer des renseignements à jour pour la sollicitation;
2) Pour les renseignements mentionnés à l'annexe B, la communication des renseignements se fera aux dates établies entre les agents de liaison;
3) Pour les renseignements mentionnés à l'annexe C : la communication des renseignements se fera périodiquement, suivant les périodes de versement de la rente de Retraite Québec.
Durée de l'entente : Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l'article 68 de la Loi sur l'accès, une entente doit indiquer sa durée.
Les clauses 22 et 23 du projet d'entente prévoient les modalités d'entrée en vigueur de !'Entente et sa durée. L'Entente entre en vigueur à la plus tardive des dates suivantes :
a) La date de l'émission d'un avis favorable de la Commission ou, à défaut d'avis, le soixantième jour suivant la réception de l'entente par la Commission;
b) La date de l'apposition de la dernière signature des parties à !'Entente. Elle se termine le 18 mai 2021. Toutefois, les parties conviennent que !'Entente est renouvelée tacitement si, avant l'expiration de la présente entente, le décret numéro 408-2016 du 18 mai 2016 est remplacé par un nouveau décret qui en reprend substantiellement le contenu, et ce, pour la durée de ce dernier.
L'impact de la communication des renseignements sur la vie privée des personnes concernées
Après avoir vérifié la conformité du projet d'entente aux conditions visées par l'article 68, la Commission doit prendre en considération l'impact de la
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Dossier : 1024217-S communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité des renseignements pour l'organisme qui en reçoit communication et ce, conformément à l'article 70 de la Loi sur l'accès.
À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d'avis que l'impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que :
• les renseignements personnels communiqués entre les parties sont limités à ceux prévus au projet d'entente;
• la nécessité de recevoir communication des renseignements personnels détenus par Retraite Québec a été démontrée par le MTESS;
• les renseignements communiqués ne serviront qu'aux fins du projet d'entente; • des mesures sont prévues au projet d'entente pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels communiqués;
• les parties reconnaissent le caractère confidentiel des renseignements visés par le projet d'entente, et des mesures de sécurité sont prévues pour en assurer la protection;
• les parties s'engagent à ne donner accès à ces renseignements qu'aux personnes dûment autorisées renseignements est nécessaire à l'exécution de leurs fonctions;
• les parties s'engagent à donner des directives à ces personnes en regard, notamment, du traitement de ces renseignements et de l'utilisation qui peut en être faite et à les informer des mesures de sécurité;
• les parties s'engagent, lorsque l'accès à ces renseignements est nécessaire à l'exécution d'un contrat, à exiger du contractant, un engagement écrit à respecter les obligations prévues à la clause 7 du projet d'entente;
• les parties s'engagent à détruire les renseignements personnels de façon sécuritaire lorsque les fins pour lesquelles ils ont été obtenus seront accomplies, et ce, conformément au calendrier de conservation convenu.
3. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d'une Entente, approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d'entente reçu par sa Direction de la surveillance, le 20 août 2020.
p. j. Annexe - Dispositions législatives relatives au présent projet d'entente.
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et pour qui la connaissance des
Dossier : 1024217-S Annexe Dispositions législatives relatives à l'entente d'échange de renseignements personnels confidentiels entre Retraite Québec et le Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale nécessaires à l'exécution du mandat gouvernemental confié au Comité Entraide - secteurs public et parapublic
Dispositions législatives spécifiques Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 6 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel: 1° à un organisme public ou à un organisme d'un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice des attributions de l'organisme receveur ou à la mise en œuvre d'un programme dont cet organisme a la gestion;
1.1° à un organisme public ou à un organisme d'un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée; 2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient; 3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d'un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l'identification de cette personne.
Cette communication s'effectue dans le cadre d'une entente écrite qui indique: 1° l'identification de l'organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l'organisme qui le recueille;
2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel;
6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l'entente.
70. Une entente visée à l'article 68 ou au deuxième alinéa de l'article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis.
La Commission doit prendre en considération:
6 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l'accès. Page 9 sur 10
Dossier : 1024217-S 1° la conformité de l'entente aux conditions visées à l'article 68 ou à l'article 68.1;
2° l'impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l'organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d'au plus 60 jours de la réception de la demande d'avis accompagnée de l'entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d'avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l'entente dans le délai de 60 jours.
L'entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l'entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d'avis dans le délai prévu, les parties à l'entente sont autorisées à procéder à son exécution.
En cas d'avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d'approuver l'entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l'entente et, le cas échéant, les conditions qu'il entend fixer avec un avis qu'il pourra approuver l'entente à l'expiration d'un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L'entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l'entente.
L'entente visée au cinquième alinéa ainsi que l'avis de la Commission et l'approbation du gouvernement sont déposés à l'Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l'Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa.
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