Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : Nom de l’Entreprise : Date : Membre : DÉCISION (Fermeture)
ENQUÊTE en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 . La Commission d’accès à l’information (la Commission) a procédé à une enquête à l’endroit de Gestion Universitas inc. (l’Entreprise) relativement au respect des règles en matière de protection des renseignements personnels prévues à la Loi sur le privé.
À la lumière des faits recueillis dans le cadre de cette enquête, la Commission conclut que, bien que la collecte des renseignements personnels en cause est contraire à la Loi sur le privé et aux lois encadrant le travail des courtiers, il ne s’agit pas d’une pratique de l’Entreprise et que cette dernière a agi avec diligence pour sanctionner la personne concernée et s’assure que cette situation ne se reproduise pas. Dans ce contexte la Commission estime que son intervention n’est plus requise et ferme le présent dossier.
CONTEXTE L’enquête a été initiée à la suite d’un article paru dans le Journal La Tribune, porté à la connaissance de la Commission, qui fait état du fait qu’un infirmier-auxiliaire d’un Centre intégré de santé et de services sociaux aurait été sanctionné par son ordre professionnel pour avoir communiqué pendant plusieurs années les numéros de téléphone de nouveaux parents à son ex-conjointe, directrice
1 RLRQ, c. P-39.1, la Loi sur le privé.
1016312-S Gestion Universitas inc. 19 février 2021 M e Lina Desbiens
1016312-S d’agence associée et représentante en plans de bourses d’études pour l’Entreprise, qui se spécialise dans la vente de régime d’épargne-études personne a utilisé ces renseignements personnels pour contacter des parents et leur offrir des services de l’Entreprise.
Dans le cadre de son enquête, l’analyste-enquêteur de la Commission a obtenu la version des faits des personnes impliquées et des représentants de l’Entreprise. Également, l’analyste a obtenu une copie des contrats intervenus entre l’employée en cause et l’Entreprise ainsi qu’une copie des politiques de l’Entreprise applicables.
CONSTATS DE LA COMMISSION AU TERME DE L’ENQUÊTE À la lumière des réponses et documents transmis par l’Entreprise dans le cadre de l’enquête, la Commission fait les constats suivants :
L’Entreprise exerce une activité commerciale au Québec particulièrement dans le domaine de services financiers, gestion et vente de régime d’épargne-études 3 . À ce titre, elle est soumise à la Loi sur le privé à l’égard des renseignements personnels qu’elle recueille, détient, utilise ou communique à des tiers.
Les directeurs d’agences et les représentants sont des travailleurs autonomes liés à l’Entreprise par contrat. Celui-ci contient les obligations à respecter, notamment en matière de courtages et la législation à laquelle les courtiers sont assujettis dont celles de l’Autorité des marchés financiers et de la Chambre de la sécurité financière. Soulignons qu’il est prévu que la prospection doit se faire dans le respect de la Loi sur le privé.
De plus, ils doivent respecter les politiques de l’Entreprise particulièrement les suivantes :
- Politique sur le référencement, les listes nominatives et les ententes d’indication de clients; - Code d’éthique incluant les règles d’éthique et de pratiques commerciales; - Plan de gestion de crise; - Manuel de politiques et de procédures de conformité – courtage en plans de bourses d’études; - Politique sur les ententes d’indication de clients; - Politique de dénonciation. 2 Ces faits ont fait l’objet d’une autre enquête de la Commission 1016368-S. 3 L’Entreprise est enregistrée au registraire des entreprises sous le numéro1141249178.
2 2 . Cette
1016312-S 3 Il ressort de l’enquête que dès que l’Entreprise a appris la collecte et l’utilisation d’information de façon contraire à la législation applicable, elle a suspendu les droits d’accès de la personne concernée, a mis fin à son contrat et a déposé une plainte à l’Autorité des marchés financiers (AMF) et à la Chambre de la sécurité financière (CSF). L’AMF a suspendu le permis d’exercice de cette employée et la CSF a émis un avertissement.
CONCLUSION À la lumière des faits recueillis dans le cadre de cette enquête, la Commission conclut que, bien que la collecte des renseignements personnels en cause est contraire à la Loi sur le privé et aux lois encadrant le travail des courtiers, il ne s’agit pas d’une pratique de l’Entreprise. Cette dernière a agi avec diligence pour sanctionner la personne concernée, aviser l’AMF et la CSF qui ont sanctionné la personne responsable et s’assurer que cette situation ne se reproduise pas.
La Commission tient compte que l’Entreprise a des mesures de sécurité en place pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle détient. En effet, elle a plusieurs politiques mises en place et une formation annuelle est établie afin de maintenir l’expertise des représentants en lien avec leurs obligations légales. Aussi, les représentants sont tous liés par des clauses contractuelles, dont celle de respecter les politiques en vigueur au sein de l’Entreprise, les lois et les règles d’éthique liées à l’exercice de leurs professions.
Dans ce contexte, la Commission estime que son intervention n’est plus requise et ferme le présent dossier.
Original signé M e Lina Desbiens Membre de la Commission, section de surveillance