Section surveillance

Québec Bureau 2.36 525, boulevard René-Lévesque Est Québec (Québec) G1R 5S9 Téléphone : Télécopieur : 418 529-3102 Sans frais : 1 888 528-7741 | cai.communications@cai.gouv.qc.ca | www.cai.gouv.qc.ca

AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LA COMMISSION DES DROITS DE LA PERSONNE ET DES DROITS DE LA JEUNESSE

LE CURATEUR PUBLIC DU QUÉBEC

DOSSIER : 1025164-S FÉVRIER 2021

Montréal Bureau 900 2045, rue Stanley Montréal (Québec) H3A 2V4 418 528-7741 Téléphone : 514 873-4196 Télécopieur : 514 844-6170

ET

Dossier : 1025164-S 1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (la CDPDJ) a présenté, pour avis à la Commission d’accès à l’information (la Commission), un projet d’entente de communication de renseignements personnels intitulé : « Entente de communication de renseignements personnels entre la Commission des droits de la personnes et des droits de la jeunesse et le Curateur public du Québec » (l’Entente).

Le Curateur public a pour mission de veiller à la protection de personnes inaptes et du patrimoine de mineurs. Il est notamment chargé de la surveillance de l’administration des tutelles et curatelles aux majeurs et de certaines tutelles aux mineurs. Il est aussi chargé des tutelles, curatelles ou autres charges d’administration du bien d’autrui, lorsque ces charges lui sont confiées par un tribunal. Finalement, il est chargé de la tutelle aux biens des mineurs ainsi que de la tutelle ou de la curatelle aux majeurs sous régime de protection qui ne sont pas pourvus d’un tuteur ou curateur.

De son côté, la CDPDJ assure, par toutes mesures appropriées, la promotion et le respect des principes contenus dans la Charte des droits et libertés de la personne2 et assume notamment la responsabilité de faire enquête selon un mode non contradictoire, de sa propre initiative ou lorsqu'une plainte lui est adressée, sur toute situation, qui lui paraît constituer soit un cas de discrimination, de harcèlement, de représailles, soit un cas de violation du droit à la protection contre l'exploitation des personnes âgées ou handicapées énoncé au premier alinéa de l'article 48 de la Charte.

Cette entente s’inscrit dans une trajectoire d’augmentation de la collaboration et de la communication entre les deux organismes. Dans l’exercice de leurs attributions respectives, il peut arriver que la CDPDJ et le Curateur public soient appelés à intervenir pour une même situation.

La présente entente annule et remplace le Protocole de collaboration conclu entre la CDPDJ et le Curateur public le 9 juillet 2015 3 . 1 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès. 2 RLRQ, c. C-12, la Charte. 3 Il est à noter que ce protocole n’avait pas été soumis à la Commission, car il ne visait pas des communications de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée au sens de l’article 68 (1°) de la Loi sur l’accès. Page 2 sur 10

Dossier : 1025164-S Ce projet d’entente a pour but : 1- de permettre à la CDPDJ de communiquer au Curateur public des renseignements personnels et le dossier d’enquête complet d’une personne faisant l’objet de discrimination ou d’exploitation en raison de l’âge ou du handicap pour que le Curateur public intervienne pleinement et adéquatement lorsque la personne est visée par une procédure d’ouverture de régime de protection privé ou public, une procédure en homologation de mandat de protection ou lorsqu’elle est sous régime de protection privé ou son mandat de protection a été homologué;

2- d’établir des canaux de communication adéquats entre la CDPDJ et le Curateur public afin d’assurer un échange de renseignements personnels rapide, efficace et conforme aux lois applicables;

3- de convenir de mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels, la confidentialité des renseignements qui seront communiqués et l’intégrité des systèmes mis en place pour gérer les renseignements communiqués.

Après analyse du projet d’entente soumis pour avis, et de l’information obtenue par sa Direction de la surveillance, la Commission émet un avis favorable puisque les conditions prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès sont satisfaites.

2. ANALYSE Le projet d’entente présenté à la Commission repose sur les articles 12, 13, 14, 22, 27 de la Loi sur le curateur public 4 , sur les articles 71 et 95 de la Charte et sur la Loi sur l’accès. Les dispositions pertinentes relatives à ce projet d’entente sont reproduites en annexe du présent avis.

Dans le cadre de son analyse, la Commission doit, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, prendre en considération :

• la conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68; • l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.

4 RLRQ, c. C-81. Page 3 sur 10

Dossier : 1025164-S La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la Loi sur l’accès

En principe, un organisme public ne peut communiquer un renseignement personnel sans le consentement des personnes concernées. Dans le cas présent, il est impossible d’obtenir le consentement des personnes concernées par les renseignements personnels. En effet, elles sont dans la majorité des cas, dans l’impossibilité de donner un consentement libre et éclairé à la communication de leurs renseignements personnels. Pour les parties mises en cause, le fait de demander leur consentement pourrait nuire aux enquêtes et actions posées par les deux organismes, étant donné la nature et la sensibilité des allégations qui nécessitent les communications visées par l’entente. Toutefois, la Loi sur l’accès prévoit qu’une telle communication est possible, sans le consentement de ces personnes, en vertu de l’article 68 de cette loi.

En effet, l’article 68 de la Loi sur l’accès prévoit les conditions d’ouverture à la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée et ce que l’Entente doit contenir.

 Communication nécessaire Selon le premier paragraphe du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication :

• doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur; • ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. En l’espèce, la communication des renseignements personnels est nécessaire aux attributions des deux organismes.

En effet, dans l’exercice de leurs attributions respectives, il peut arriver que les deux organismes aient le pouvoir d’intervenir auprès d’une même situation. La CDPDJ et le Curateur public desservent une clientèle vulnérable et, compte tenu de l’objectif de protection des personnes âgées, handicapées ou inaptes contre l’exploitation et la maltraitance, il leur apparaît essentiel que les actions appropriées pour le bénéfice de ces personnes puissent être prises rapidement et avec efficacité.

Les renseignements concernant l’identification de la personne concernée et de la partie mise en cause sont essentiels afin d’identifier rapidement et avec certitude les personnes visées. La date de naissance complète permet de consulter le

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Dossier : 1025164-S registre public des régimes de protection tenu par le Curateur public. Ce renseignement a donc, pour les personnes sous régime de protection, un caractère public 5 . Quant aux autres renseignements, ceux-ci sont le fruit de démarches respectives des deux organismes afin d’assurer qu’une personne ne subisse pas une situation d’exploitation ou encore qu’elle ne demeure pas sans protection si elle est inapte et en a besoin. La CDPDJ et le Curateur public ont des compétences complémentaires dans les actions qu’ils peuvent poser. Le fait de pouvoir échanger les renseignements et documents obtenus assure que les démarches ne seront pas dédoublées, réduit les délais de traitement et permet au final aux deux organismes d’exercer pleinement les attributions qui leur sont conférées par la loi.

 Contenu de l’Entente La Commission constate que le projet d’entente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi. Elle souligne les éléments suivants :

Identification des organismes : Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme qui le reçoit.

La clause 2.1 du projet d’entente prévoit que la CDPDJ est l’organisme qui communiquera les renseignements personnels et le Curateur public est celui qui les recevra.

La clause 3.1.2 du projet d’entente prévoit également que le Curateur communiquera des renseignements personnels à la CDPDJ.

Finalité de la communication : Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué.

Comme prévu à la clause 2 du projet d’entente, l’Entente a pour but de permettre à la CDPDJ de communiquer au Curateur public des renseignements personnels et le dossier d’enquête complet d’une personne faisant l’objet de discrimination ou d’exploitation en raison de l’âge ou du handicap pour que le Curateur public intervienne pleinement et adéquatement lorsque la personne est visée par une

5 Art. 54 al. 2 de la Loi sur le curateur public et art. 7 du Règlement d’application de la Loi sur le curateur public, RLRQ, c. C-81,r.1. Page 5 sur 10

Dossier : 1025164-S procédure d’ouverture de régime de protection privé ou public, une procédure en homologation de mandat de protection ou lorsqu’elle est sous régime de protection privé ou son mandat de protection a été homologué. Les deux organismes souhaitent établir des canaux de communication adéquats afin d’assurer un échange de renseignements personnels rapide, efficace et conforme aux lois applicables.

La lettre explicative mentionne que les deux organismes entendent établir des liens privilégiés dans l’exercice de leur mission respective afin d’assurer le respect et le plein exercice des droits et recours reconnus par la Charte et la Loi sur le curateur public.

Nature des renseignements : Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués.

L’annexe A du projet d’entente, intitulée « Renseignements personnels communiqués entre les parties », énumère les renseignements qui seront communiqués entre la CDPDJ et le Curateur public. Il s’agit des renseignements suivants :

1.1 Identification de la personne • Nom de famille à la naissance de cette personne; • Prénom de cette personne; • Date de naissance de cette personne. 1.2 Identification de la partie mise en cause • Nom de famille à la naissance de la partie mise en cause; • Prénom de la partie mise en cause; • Date de naissance de la partie mise en cause, si connue. 1.3 Renseignements personnels nécessaires autres que ceux aux fins d’identification

De la part de la CDPDJ au Curateur public • Contenu du dossier au nom de la personne détenu par la CDPDJ, notamment :

o Exposé factuel de la CDPDJ;

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Dossier : 1025164-S o Rapport d'enquête de la CDPDJ, incluant la recommandation de l’enquêteur;

o Pièces justificatives au soutien du rapport d’enquête de la CDPDJ, incluant les relevés bancaires;

o Résolution de la CDPDJ. De la part du Curateur public à la CDPDJ • Contenu du dossier au nom de la personne détenu par le Curateur public, notamment :

o Le rapport du Directeur général d’un établissement; o Les rapports de réévaluation; o Le jugement ordonnant l'ouverture du régime de protection; o L’inventaire des biens de la victime; o Les rapports annuels de gestion dans le cas des régimes de protection privés;

o Les relevés bancaires, le cas échéant. Mode de communication utilisé : Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme receveur.

La clause 4 du projet d’entente mentionne que les parties s’engagent à protéger par clé de chiffrement les documents numériques contenant des renseignements personnels qu’ils transmettront ou à utiliser un serveur sécurisé pour transmettre ces documents. Par ailleurs, les documents en format papier contenant des renseignements personnels seront transmis par poste prioritaire ou par télécopieur.

Mesures de sécurité : Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel.

La clause 5 du projet d’entente prévoit que les parties reconnaissent le caractère confidentiel et sensible des renseignements personnels qu’ils s’échangent et s’engagent à prendre les mesures énoncées aux points 5.1 à 5.4 :

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Dossier : 1025164-S 5.1 Confidentialité Ne pas utiliser ou permettre que soient utilisés les renseignements personnels obtenus dans le cadre de cette entente à des fins différentes que celles qui y sont prévues;

Ne donner accès à ces renseignements qu’aux seules personnes autorisées et lorsque nécessaires à leurs fonctions.

5.2 Sécurité Veiller à ce que les personnes non autorisées ne puissent accéder à ces renseignements en appliquant les mesures de sécurité suivantes :

a) Les mesures de sécurité en vigueur au sein des parties assurant la préservation, l’intégrité et la confidentialité des renseignements communiqués entre les parties et notamment en limitant l’accès à son personnel concerné respectif dans l’exercice de leurs fonctions;

b) Les documents sur lesquels apparaissent des renseignements personnels transmis entre les parties sont soumis aux procédures de gestion en vigueur chez ces parties.

5.3 Conservation Les parties s’engagent à conserver et à détruire les renseignements personnels reçus de l’autre partie selon leur calendrier de conservation respectif.

5.4 Mesures de contrôle Les responsables de la sécurité de chacune des parties doivent s’aviser mutuellement de tous les incidents de sécurité (perte, vol ou toute divulgation non autorisée des renseignements personnels reçus de l’autre partie), et ce, dès qu’ils sont portés à leur attention.

Périodicité de la communication : Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements.

La fréquence de communication des renseignements personnels sera réalisée conformément à la clause 4 du projet d’entente. Les parties s’engagent à

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Dossier : 1025164-S communiquer les documents à chaque fois qu’une situation prévue à la section 3 du projet d’entente se présente.

La lettre d’explication précise que du côté du Curateur public, il est estimé qu’environ trente communications de renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées, seraient effectuées annuellement. Quant à la CDPDJ, entre 55 et 60 dossiers d’enquête concernant des personnes âgées ou handicapées sont ouverts en moyenne chaque année. Cependant, les situations où des renseignements personnels doivent être communiqués au Curateur public sans le consentement des personnes concernées ne constituent qu’une partie de ces dossiers. Les cas dans lesquels des renseignements personnels seront communiqués au Curateur public sans le consentement des personnes visées sont estimés à moins de 60 dossiers par année.

Durée de l’entente : Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée.

La clause 8 du projet d’entente prévoit les modalités d’entrée en vigueur, de renouvellement et de modification de l’Entente. Celle-ci entre en vigueur à compter de sa signature par les parties et sous réserve d’un avis favorable de la Commission.

Les parties conviennent que l’Entente est reconduite tacitement d’une année civile à l’autre, sauf si une partie transmet à l’autre, au moins quatre-vingt-dix jours avant son expiration, un avis écrit selon lequel elle entend y mettre fin ou y apporter des modifications.

L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des personnes concernées

Après avoir vérifié la conformité du projet d’entente aux conditions visées par l’article 68, la Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité des renseignements pour l’organisme qui en reçoit communication et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès.

À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que :

• les renseignements personnels que se communiquent mutuellement la CDPDJ et le Curateur public sont limités à ceux prévus au projet d’entente;

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Dossier : 1025164-S • la nécessité de recevoir communication des renseignements personnels détenus par la CDPDJ et le Curateur public a été démontrée par la CDPDJ;

• les parties s’engagent à ne pas utiliser ou permettre que soient utilisés les renseignements personnels obtenus dans le cadre de cette Entente à des fins différentes que celles qui y sont prévues;

• les parties s’engagent à ne donner accès à ces renseignements qu’aux seules personnes autorisées et lorsque nécessaire à leurs fonctions;

• des mesures sont prévues au projet d’entente pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels communiqués;

• les parties s’engagent à protéger par clé de chiffrement les documents numériques contenant les renseignements personnels qu’ils transmettront ou à utiliser un serveur sécurisé pour transmettre ces documents;

• les parties reconnaissent le caractère confidentiel des renseignements visés par le projet d’entente et des mesures de sécurité sont prévues pour en assurer la protection;

• les parties s’engagent à conserver et à détruire les renseignements personnels reçus de l’autre partie selon leur calendrier de conservation respectif;

• les responsables de la sécurité de chacune des parties doivent s’aviser mutuellement de tout incident de sécurité, et ce, dès qu’il est porté à leur attention.

3. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une Entente, approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance, le 19 janvier 2021.

p. j. Annexe - Dispositions législatives relatives au présent projet d’entente

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Annexe Dispositions législatives relatives à l’Entente de communication de renseignements personnels entre la CDPDJ et le Curateur public

Charte des droits et libertés de la personne 71. La Commission assure, par toutes mesures appropriées, la promotion et le respect des principes contenus dans la présente Charte.

Elle assume notamment les responsabilités suivantes: 1° faire enquête selon un mode non contradictoire, de sa propre initiative ou lorsqu’une plainte lui est adressée, sur toute situation, à l’exception de celles prévues à l’article 49.1, qui lui paraît constituer soit un cas de discrimination au sens des articles 10 à 19, y compris un cas visé à l’article 86, soit un cas de violation du droit à la protection contre l’exploitation des personnes âgées ou handicapées énoncé au premier alinéa de l’article 48;

2° favoriser un règlement entre la personne dont les droits auraient été violés ou celui qui la représente, et la personne à qui cette violation est imputée;

3° signaler au curateur public tout besoin de protection qu’elle estime être de la compétence de celui-ci, dès qu’elle en a connaissance dans l’exercice de ses fonctions;

4° élaborer et appliquer un programme d’information et d’éducation, destiné à faire comprendre et accepter l’objet et les dispositions de la présente Charte;

5° diriger et encourager les recherches et publications sur les libertés et droits fondamentaux;

6° relever les dispositions des lois du Québec qui seraient contraires à la Charte et faire au gouvernement les recommandations appropriées;

7° recevoir les suggestions, recommandations et demandes qui lui sont faites touchant les droits et libertés de la personne, les étudier, éventuellement en invitant toute personne ou groupement intéressé à lui présenter publiquement ses observations lorsqu’elle estime que l’intérêt public ou celui d’un groupement le requiert, pour faire au gouvernement les recommandations appropriées;

8° coopérer avec toute organisation vouée à la promotion des droits et libertés de la personne, au Québec ou à l’extérieur;

9° faire enquête sur une tentative ou un acte de représailles ainsi que sur tout autre fait ou omission qu’elle estime constituer une infraction à la présente Charte, et en faire rapport au procureur général et au directeur des poursuites criminelles et pénales.

95. Sous réserve de l’article 61 du Code de procédure pénale (chapitre C‐25.1), un membre ou un mandataire de la Commission ou un membre de son personnel ne peut être contraint devant un tribunal de faire une déposition portant sur un renseignement qu’il a obtenu dans l’exercice de ses fonctions ni de produire un document contenant un tel renseignement, si ce n’est aux fins du contrôle de sa confidentialité.

Loi sur le curateur public 12. Le curateur public exerce les attributions que lui confèrent le Code civil, la présente loi ou toute autre loi.

Il est notamment chargé: 1° de la surveillance de l’administration des tutelles et curatelles aux majeurs, de certaines tutelles aux mineurs et des tutelles aux absents;

2° des tutelles, curatelles ou autres charges d’administrateur du bien d’autrui, lorsque ces charges lui sont confiées par un tribunal;

3° de la tutelle aux biens des mineurs, ainsi que de la tutelle ou de la curatelle aux majeurs sous un régime de protection qui ne sont pas pourvus d’un tuteur ou curateur.

13. Le curateur public peut intervenir dans toute instance relative: 1° à l’ouverture d’un régime de protection d’un majeur; 2° à l’homologation ou à la révocation d’un mandat de protection; 3° à l’intégrité d’un majeur inapte à consentir qui n’est pas pourvu d’un tuteur, curateur ou mandataire;

4° au remplacement du tuteur ou curateur d’un mineur ou d’un majeur protégé ou du tuteur à l’absent.

14. Le curateur public peut, sur réception d’un rapport transmis par le directeur général d’un établissement visé par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S‐4.2) ou par la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S‐5), constatant l’inaptitude d’un majeur à prendre soin de lui-même ou à administrer ses biens, prendre, dans un délai raisonnable, toute mesure appropriée, y compris la convocation d’une assemblée des parents, alliés ou amis du majeur, afin d’établir la condition du majeur, la nature et l’étendue de ses besoins et facultés et les autres circonstances dans lesquelles il se trouve. Il peut, s’il lui paraît opportun de demander l’ouverture d’un régime de protection, transmettre au greffier de la Cour supérieure, avec un exposé de ses démarches, sa recommandation et proposer une personne qui soit apte à assister ou à représenter le majeur et qui y consente. Il dépose alors le rapport d’inaptitude au greffe du tribunal et avise de ce dépôt les personnes habilitées à demander l’ouverture d’un régime de protection.

Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 6 67.3. Un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visée aux articles 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1, à l’exception de la communication d’un renseignement personnel requis par une personne ou un organisme pour imputer, au compte d’un membre d’un organisme public, de son conseil d’administration ou de son personnel, un montant dont la loi oblige la retenue ou le versement.

Un organisme public doit aussi inscrire dans ce registre une entente de collecte de renseignements personnels visée au troisième alinéa de l’article 64, de même que l’utilisation de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis visées aux paragraphes 1° à 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1.

Dans le cas d’une communication d’un renseignement personnel visée au premier alinéa, le registre comprend:

1° la nature ou le type de renseignement communiqué; 2° la personne ou l’organisme qui reçoit cette communication; 3° la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l’indication, le cas échéant, qu’il s’agit d’une communication visée à l’article 70.1;

4° la raison justifiant cette communication. Dans le cas d’une entente de collecte de renseignements personnels, le registre comprend:

1° le nom de l’organisme pour lequel les renseignements sont recueillis; 2° l’identification du programme ou de l’attribution pour lequel les renseignements sont nécessaires;

3° la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission; 4° la nature ou le type de renseignements recueillis; 5° la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis; 6° la catégorie de personnes, au sein de l’organisme qui recueille les renseignements et au sein de l’organisme receveur, qui a accès aux renseignements.

Dans le cas d’utilisation d’un renseignement personnel à une autre fin que celle pour laquelle il a été recueilli, le registre comprend:

1° la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l’article 65.1 permettant l’utilisation;

6 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès.