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AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE PORTANT SUR LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS NÉCESSAIRES À LA GESTION PRÉVISIONNELLE DE LA MAIN-D’ŒUVRE DES TITULAIRES D’UN EMPLOI SUPÉRIEUR
ENTRE RETRAITE QUÉBEC ET LE MINISTÈRE DU CONSEIL EXÉCUTIF
DOSSIER : 1026076–S JUIN 2021
Dossier : 1026076-S 1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , Retraite Québec a présenté, pour avis, à la Commission d’accès à l’information (Commission), un projet d’entente de communication de renseignements personnels, sans consentement, intitulé : Entente portant sur la communication de renseignements personnels nécessaires à la gestion prévisionnelle de la main-d’œuvre des titulaires d’un emploi supérieur entre Retraite Québec et le ministère du Conseil exécutif (l’Entente).
Le projet d’entente présente les conditions et modalités selon lesquelles Retraite Québec et le ministère du Conseil exécutif (MCE) procèderont à la communication de renseignements personnels qu’ils détiennent dans le cadre de leurs fonctions; lesquels [renseignements personnels] sont spécifiquement prévus à l’Entente.
Comme stipulé dans les « ATTENDU » du projet d’entente, le Secrétariat aux emplois supérieurs (Secrétariat) du MCE a comme fonction d’assumer la gestion du processus de dotation, de nomination, de renouvellement de mandat, de réaffectation, de promotion, de reclassement et de départ des titulaires d’un emploi supérieur au gouvernement du Québec. Cette responsabilité assumée par le Secrétariat implique qu’une gestion prévisionnelle de la main-d’œuvre soit réalisée. Le but de l’exercice est de prévoir les effectifs requis pour combler les emplois supérieurs qui seront disponibles dans les différents ministères et organismes du Gouvernement. Bon nombre de ces emplois seront vacants dans les prochaines années, notamment à cause des départs à la retraite de ceux et celles qui les occupent présentement.
Pour sa part, Retraite Québec administre les régimes de retraite auxquels participent les titulaires d’un emploi supérieur. Dans le cadre de cette mission, Retraite Québec détient les renseignements personnels des titulaires d’un emploi supérieur, lesquels sont jugés nécessaires par le Secrétariat pour pouvoir réaliser sa gestion prévisionnelle de la main-d’œuvre concernant les postes occupés par lesdits titulaires visés par l’Entente. D’où le projet d’entente de communication de renseignements personnels entre les deux organismes.
Ainsi, après analyse du projet d’entente soumis pour avis et de l’information complémentaire fournie à la direction de la Surveillance par Retraite Québec; la
1 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès. Page 2 de 8
Dossier : 1026076-S Commission émet un avis favorable à l’Entente, puisque les conditions prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès sont satisfaites.
Les dispositions pertinentes de la Loi sur l’accès, relatives à ce projet d’entente, sont reproduites à l’annexe A du présent avis.
2. ANALYSE Dans le cadre de son analyse, la Commission doit, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, prendre en considération ces deux éléments :
• la conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la Loi sur l’accès; et,
• l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme (ou la personne) qui en reçoit communication.
La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la Loi sur l’accès
En principe, un organisme public ne peut communiquer un renseignement personnel sans le consentement des personnes concernées. Toutefois, la Loi sur l’accès prévoit qu’une telle communication est possible en vertu de l’article 68 de cette loi.
En effet, l’article 68 de la Loi sur l’accès prévoit les conditions d’ouverture à la communication de renseignements personnels, sans le consentement de la personne concernée et, dès lors, ce qu’une entente de communication doit contenir.
Communication nécessaire Selon le paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication :
• doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur; ou, • à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. À la lumière des dispositions énoncées dans le projet d’entente et de l’information fournie par Retraite Québec à la direction de la Surveillance dans le cadre de la Page 3 de 8
Dossier : 1026076-S présente demande d’avis, la communication des renseignements personnels prévus à l’Entente est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur qu’est le MCE.
Par ailleurs, comme mentionné précédemment dans le présent avis, le Secrétariat est chargé d’assumer les responsabilités inhérentes au processus de nomination des titulaires d’un emploi supérieur dans l’appareil gouvernemental.
Contenu de l’Entente La Commission constate que le projet d’entente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès.
Aux fins du présent avis, la Commission souligne les éléments suivants : Identification des organismes : Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement personnel et l’organisme (ou la personne) qui le reçoit.
Comme prévu à la clause 2 du projet d’entente, Retraite Québec et le MCE se communiqueront des renseignements personnels dans le cadre de l’Entente. Considérant l’objet de l’Entente et les dispositions prévues à l’annexe A de celle-ci, le MCE est l’organisme public qui recevra communication des renseignements personnels détenus par Retraite Québec concernant chaque titulaire d’un emploi supérieur.
Finalité de la communication : Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué.
Comme prévu à la clause 1 du projet d’entente, la communication des renseignements personnels énumérés à l’annexe A de l’Entente est nécessaire à l’exercice des attributions du MCE, et ce, afin que cet organisme public puisse réaliser une gestion prévisionnelle de la main-d’œuvre des titulaires d’emplois supérieurs. Les renseignements communiqués à cet organisme serviront également à éviter les situations de rareté de la main-d’œuvre dans ces catégories d’emplois ou, du moins, à en diminuer ses effets dans le futur sur l’appareil gouvernemental 2 . 2 9 e « Attendu » du projet d’entente. Page 4 de 8
Dossier : 1026076-S À partir de la réception des numéros d’assurance sociale (NAS) détenus par le MCE dans son Fichier du personnel concernant les titulaires d’emplois supérieurs; Retraite Québec communiquera en retour au MCE [Secrétariat], les quatre renseignements personnels énumérés à la clause 2 de l’annexe A du projet d’entente, et ce, pour chaque titulaire d’un emploi supérieur. Au moment d’émettre le présent avis, Retraite Québec a informé la Commission que plus de 800 personnes (titulaires d’un emploi supérieur), réparties dans l’ensemble des ministères et organismes du gouvernement du Québec, sont visées par la communication de leurs renseignements personnels.
Nature des renseignements : Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués.
Les clauses 1 et 2 de l’annexe A énumèrent les renseignements personnels qui seront communiqués entre Retraite Québec et le MCE.
Selon la clause 1 de l’annexe A, le MCE communique, dans un premier temps à Retraite Québec, le NAS de chaque titulaire d’un emploi supérieur, ceci afin que Retraite Québec puisse procéder à l’extraction des renseignements personnels de ses fichiers.
Suite à cela, conformément à la clause 2 de cette annexe, les renseignements personnels de chaque titulaire qui sont communiqués par Retraite Québec au MCE sont ceux énumérés ci-après. Les titulaires sont identifiés par leur NAS reçu du MCE :
- le numéro d’assurance sociale (NAS); - le régime de retraite 3 ; - la date d’admissibilité à la retraite avec et sans réduction; - le nombre total d’années de service reconnues aux fins du calcul de la rente.
Notons que Retraite Québec a informé par écrit la direction de la Surveillance de la nécessité de communiquer le NAS des titulaires d’emplois supérieurs dans le cadre de l’Entente. Ainsi, et préalablement à l’émission de cet avis, la Commission
3 L’identification [nom] du régime de retraite auquel participe le titulaire d’un emploi supérieur. Page 5 de 8
Dossier : 1026076-S tient à préciser qu’elle a pris connaissance desdites précisions et les estime satisfaisantes dans le but de réaliser les finalités de l’Entente.
Mode de communication utilisé : Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements.
La clause 8 de l’annexe A du projet d’entente indique que la communication (transmission) des renseignements personnels s’effectue au moyen d’un outil technologique convenu entre le MCE et Retraite Québec.
À ce chapitre, la Commission tient à souligner que les parties ont informé la direction de la Surveillance de la technologie utilisée pour communiquer les renseignements personnels. Selon les parties, la technologie retenue répond aux normes et standards en matière de sécurité pour communiquer des renseignements personnels électroniquement. À la lumière de l’information fournie, la Commission se déclare satisfaite des précisions fournies.
Mesures de sécurité : Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels.
La clause 4 du projet d’entente prévoit que les parties reconnaissent le caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués et, dans ce contexte, s’engagent à leur appliquer les mesures énumérées aux paragraphes a) à i) de cette clause.
À cet effet, le paragraphe a) de la clause 4 prévoit que les parties s’engagent à protéger les renseignements et à leur appliquer les mesures de sécurité, de contrôle et de conservation prévues à l’annexe B de l’Entente.
Périodicité de la communication : Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements.
La clause 6 de l’annexe A prévoit que la communication des renseignements personnels s’effectue une fois par année seulement.
Durée de l’entente : Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée.
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Dossier : 1026076-S La clause 20 du projet d’entente prévoit les modalités d’entrée en vigueur de l’Entente et sa durée. L’Entente est d’une durée d’un an et se renouvelle chaque année par reconduction tacite.
Étant donné que la gestion prévisionnelle des emplois se fera de façon continue par le Secrétariat, l’Entente reconduite annuellement permettra à Retraite Québec de transmettre au MCE les renseignements requis par cet organisme, sans devoir conclure à nouveau une nouvelle entente dont le contenu sera substantiellement similaire à la précédente. Advenant le besoin de cesser ou de suspendre la communication des renseignements personnels, l’Entente prévoit des dispositions à cet effet, ainsi que pour sa terminaison ou sa modification, le cas échéant.
L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des personnes concernées
Après avoir vérifié la conformité du projet d’entente aux conditions visées par l’article 68 de la Loi sur l’accès, la Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité des renseignements pour l’organisme qui en reçoit communication, ceci conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès.
À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes concernées par la communication de leurs renseignements personnels, sans consentement, est réduit de façon significative, considérant que :
• les renseignements personnels communiqués entre le MCE et Retraite Québec sont limités à ceux prévus à l’Entente;
• la nécessité pour le MCE de recevoir communication des renseignements personnels détenus par Retraite Québec a été démontrée dans le cadre de la demande d’avis faite à la Commission;
• les renseignements communiqués ne serviront qu’aux fins de l’Entente; • des mesures sont prévues au projet d’entente pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels communiqués;
• les parties reconnaissent le caractère confidentiel des renseignements personnels contenus dans le projet d’entente, et des mesures de sécurité
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Dossier : 1026076-S sont prévues pour en assurer leur protection lorsque l’Entente sera en vigueur;
• les parties s’engagent à ne donner accès aux renseignements personnels communiqués qu’aux personnes dûment autorisées et pour qui la connaissance des renseignements est nécessaire à l’exécution de leurs fonctions;
• les parties s’engagent à donner des directives à ces personnes en regard, notamment, du traitement de ces renseignements et de l’utilisation qui peut en être faite, et à les informer des mesures de sécurité;
• les parties s’engagent à détruire les renseignements personnels de façon sécuritaire lorsque les fins pour lesquelles ils ont été obtenus seront accomplies ou à l’expiration des délais de conservation applicables;
• les parties conviennent de transmettre un suivi à la Commission tous les cinq (5) ans de la signature de l’Entente. Dans ce contexte, Retraite Québec transmettra à la Commission un argumentaire justifiant la continuité de l’Entente, le cas échéant.
3. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception de l’Entente approuvée et signée par les représentants des deux organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente reçu à sa direction de la Surveillance, le 2 juin 2021.
p. j. Annexe - Dispositions législatives relatives au présent projet d’entente
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Annexe A Dispositions de Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 4 relatives à l’Entente entre Retraite Québec et le ministère du Conseil exécutif, portant sur la communication de renseignements personnels nécessaires à la gestion prévisionnelle de la main-d’œuvre des titulaires d’un emploi supérieur
Dispositions législatives spécifiques de la Loi sur l’accès 63.1. Un organisme public doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel:
1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion;
1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient;
3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette personne.
Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique: 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille;
2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel;
6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente.
70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis.
La Commission doit prendre en considération:
1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1;
2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours.
L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente.
L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa.