Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 1016948-S Nom de l’entreprise : Fondation Vipassana de l’Est du Canada Date : 17 mars 2021 Membre : M e Lina Desbiens DÉCISION ENQUÊTE en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 . CONTEXTE [1] La Commission d’accès à l’information (la Commission) a procédé à une enquête à la suite d’une plainte à l’endroit de la Fondation Vipassana de l’Est du Canada (l’Entreprise). Selon le plaignant, l’Entreprise a refusé de l’inscrire à un cours de méditation, car il avait refusé de répondre aux questions sur son historique médical lors de son inscription.
[2] L’enquête a porté sur la collecte de renseignements personnels, par l’Entreprise, par le biais de formulaires d’inscription à un cours de méditation Vipassana, ainsi que sur les mesures de sécurité assurant la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, conservés ou détruits.
[3] L’enquête a permis de constater que l’Entreprise collige des renseignements à quatre occasions : dans un formulaire d’inscription en ligne, dans un second formulaire lors de l’arrivée au centre pour la formation appelée jour « 0 », dans un formulaire plus précis lorsque l’Entreprise doute de l’état de santé du candidat et dans un formulaire demandant l’avis du médecin traitant, le cas échéant.
1 RLRQ, c. P-39.1, Loi sur le privé.
1016948-S Page : 2 AVIS D’INTENTION DE LA COMMISSION ET OBSERVATIONS DE L’ENTREPRISE [4] Le 2 mars 2020, la Commission a transmis un avis d’intention informant l’Entreprise de son intention de rendre les ordonnances et la recommandation suivantes au motif qu’elle ne respecterait pas la Loi sur le privé.
À la lumière de l’ensemble des informations dont elle dispose au terme de l’enquête, la Commission pourrait notamment ORDONNER à l’entreprise de :
- CESSER d’exiger auprès des personnes désirant s’inscrire à un cours de méditation les renseignements suivants sur le formulaire de l’inscription : la date de naissance, l’occupation, le pays d’origine, et les informations sur la santé de l’étudiant potentiel, autant physique que mentale, la médication, actuelle et au cours des deux dernières années, la consommation de drogue ou d’alcool, actuelle et au cours des deux dernières années;
- CESSER d’exiger auprès des personnes désirant s’inscrire à un cours de méditation les renseignements suivants sur le formulaire complété le jour de l’arrivée au centre : l’état civil, le nom du conjoint de l’étudiant potentiel et s’il suit ou a suivi le cours, les informations sur tout problème de santé physique ou mentale, les médicaments prescrits, actuels et antérieurs, si l’étudiant est présentement suivi par un médecin, sa consommation de drogue ou alcool, actuelle ou antérieure, une biographie;
- CESSER d’exiger auprès des personnes désirant s’inscrire à un cours de méditation les renseignements suivants sur le formulaire sur sa santé plus précis, les questions qui visent à savoir si le candidat a ou a déjà eu les troubles ou les symptômes suivants, avec date, gravité du trouble et s’il y a eu hospitalisation :
• Trouble bipolaire; • Troubles psychotiques; • Anxiété grave ou importante; • Attaques de panique fréquentes ou incontrôlables; • Dépression grave avec idéation suicidaire; • Dépression importante; • Troubles de la personnalité;
1016948-S Page : 3 • État de stress post-traumatique; • Problème de comportement; • Détails sur les problèmes de santé susmentionnés; • Si l’état actuel du candidat est stable avec demande de précisions;
• Médication actuelle ou antérieure, demande de dresser la liste avec dates, raisons, effets secondaires actuels et posologie;
- CESSER d’utiliser le formulaire destiné au médecin traitant du candidat qui comporte des questions en lien avec les troubles et maladies mentales indiqués au questionnaire de santé plus précis;
- CESSER de refuser une inscription au motif que l’étudiant refuse de fournir un renseignement personnel non-nécessaire à l’objet du dossier.
- DÉTRUIRE les renseignements personnels non nécessaires qu’elle détient à l’égard de ses étudiants.
De plus, la Commission pourrait notamment RECOMMANDER à l’entreprise :
- D’ADOPTER des règles renseignements personnels qu’elle détient concernant ses étudiants.
[5] Le 19 juin 2020, l’Entreprise a transmis ses observations et soutient essentiellement que l’objectif de la collecte des renseignements demandés dans les formulaires vise la sécurité et le bien-être des étudiants.
[6] Ensuite, l’Entreprise soutient que les renseignements recueillis sont nécessaires à l’objet du dossier et proportionnels à l’atteinte au droit à la vie privée considérant le risque de préjudice pour les éventuels étudiants. La collecte des renseignements demandés se fait de manière échelonnée en fonction des indicateurs de fragilité physique et mentale et non de manière systématique à tous les participants. Selon l’Entreprise, cette manière de faire lui permet de bien identifier les facteurs de risque chez les étudiants et d’évaluer leur capacité à coopérer et participer aux cours intensifs.
[7] Également, l’Entreprise propose de renoncer à la collecte de certains renseignements personnels et de modifier la teneur de la collecte pour d’autres.
de conservations des
1016948-S Page : 4 [8] À la demande de la Commission, l’Entreprise a complété ses observations le 4 décembre 2020, en transmettant des projets de formulaires intégrant les différentes propositions ainsi que davantage de détails quant aux circonstances nécessitant l’envoi de formulaires additionnels aux personnes s’inscrivant aux cours de méditation.
[9] Les projets de formulaires révisés sont le formulaire d’inscription, le formulaire du jour « 0 », le formulaire de santé mentale plus précis et le formulaire de santé physique plus précis. Le formulaire adressé au médecin traitant est en révision et sera éventuellement transmis à la Commission 2 . Ainsi, la Commission comprend que les renseignements seront recueillis sur cinq formulaires, le formulaire de santé ayant été scindé en deux, soit celui sur la santé physique et celui sur la santé mentale.
[10] La présente décision porte sur les formulaires révisés déposés au dossier par l’Entreprise.
[11] Le 18 février 2021, l’Entreprise a transmis ses observations relativement à deux questions posées par la Commission en précisant qui doit compléter le formulaire de santé plus précis et la nécessité de connaître la médication prise dans les deux dernières années.
[12] L’Entreprise n’a transmis aucune nouvelle observation quant aux mesures de sécurité à adopter relativement aux renseignements personnels qu’elle collecte, particulièrement en ce qui a trait au délai de conservation.
[13] Finalement, dans l’éventualité où des ordonnances seraient rendues, l’Entreprise demande un délai de 6 mois pour se conformer à celles-ci.
ANALYSE 1. L’Entreprise est assujettie à la Loi sur le privé [14] L’Entreprise est inscrite au Registraire des entreprises et exploite un centre privé d’enseignement sans but lucratif au Québec. La Commission est d’avis que l’Entreprise exploite une entreprise au Québec. Par conséquent,
2 Observations du 4 décembre 2020, page 2.
1016948-S l’Entreprise est assujettie à la Loi sur le privé notamment en matière de collecte et de conservation de renseignements personnels.
2. Les renseignements collectés par le biais des formulaires sont des renseignements personnels
[15] L’ensemble des renseignements collectés par l’Entreprise par le biais des formulaires fournis dans le cadre des observations supplémentaires sont des renseignements personnels visés par la Loi sur le privé.
[16] En effet, il s’agit de renseignements qui concernent des personnes physiques et permettent de les identifier 4 . [17] Plus particulièrement, le formulaire d’inscription révisé demande une série de renseignements personnels, soit : l’âge, la date de naissance, les langues parlées, trois numéros de téléphone dont celui du travail, les informations sur la santé de l’étudiant potentiel, autant physique que mentale, la médicamentation, actuelle et au cours des deux dernières années, la consommation de drogue ou d’alcool, actuelle et au cours des deux dernières années.
[18] Le jour de l’arrivée au centre, l’étudiant remplit un second formulaire destiné à l’enseignant du cours, requérant les renseignements concernant les changements depuis l’inscription en ligne relativement à la santé physique ou mentale, la médication et la consommation de drogue ou d’alcool et si des événements importants ont été vécus récemment. La note biographique est maintenant optionnelle et porte sur les événements importants récents dans la vie de l’étudiant.
[19] Dans le cadre de l’évaluation de l’inscription, lorsque l’entreprise doute de l’état de santé du candidat, elle lui demande de remplir un formulaire plus précis sur sa santé. L’entreprise consent à limiter à une période de temps défini de deux ans les renseignements sur les médicaments prescrits antérieurement 5 . L’entreprise a scindé en deux son Questionnaire de santé confidentiel. Les projets de formulaires transmis 6 sont un Questionnaire de santé confidentiel qui 3 Article 1 de la Loi sur le privé; article 1525 du Code civil du Québec. 4 Article 2 de la Loi sur le privé. 5 Observations du 19 juin 2020, page13. 6 Observations du 4 décembre 2020, annexe A.
Page : 5 3 qui prévoit des obligations
1016948-S Page : 6 concerne la santé physique et la médication et un Questionnaire de santé mentale confidentiel.
[20] Finalement, la Déclaration du professionnel de la santé comporte des questions en lien avec les troubles et maladies mentales indiqués aux questionnaires ci-dessus 7 . Ce formulaire est nécessaire dans les cas où un problème de santé mentale a été identifié et qu’une évaluation de la capacité de suivre la formation doit être faite. Ce formulaire est présentement en révision.
[21] Tous les renseignements recueillis dans ces formulaires sont des renseignements personnels dont les renseignements de santé sont les plus sensibles.
3. La collecte des renseignements personnels n’est pas nécessaire dans toutes les situations
[22] La Loi sur le privé prévoit d’une part qu’une Entreprise doit avoir un intérêt sérieux et légitime pour constituer un dossier sur une personne et d’autre part, qu’elle ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires à l’objet de ce dossier 8 . [23] En l’espèce, l’Entreprise a démontré avoir un intérêt sérieux et légitime à constituer un dossier sur les participants à ses activités, au sens de l’article 4 de la Loi sur le privé. En effet, l’objet du dossier, pour lequel des renseignements personnels sont recueillis, est l’inscription et la participation à un cours de méditation Vipassana d’une durée de 10 jours.
[24] L’Entreprise doit toutefois démontrer que la collecte des renseignements personnels est nécessaire à l’objet du dossier au sens de la Loi sur le privé, en :
• précisant les objectifs qu’elle poursuit en recueillant ces renseignements et en démontrant qu’ils sont légitimes, importants et réels; et en
• démontrant que l’atteinte à la vie privée que constitue cette collecte de renseignements personnels est proportionnelle à chacun des objectifs poursuivis 9 . 7 Au moment de rendre la décision, le formulaire révisé n’avait pas été déposé à la Commission. 8 Articles 4 et 5 de la Loi sur le privé. 9 Laval (Société de transport de la Ville de) c. X., [2003] C.A.I. 667 (C.Q.); Grenier c. Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke, [2010] CAI 396.
1016948-S Page : 7 a. Les objectifs poursuivis par l’Entreprise et leur caractère important, légitime et réel
[25] L’objectif de la collecte est l’inscription à un cours de méditation, mais elle vise aussi à s’assurer de la sécurité physique et mentale d’un éventuel étudiant pour lui fournir un service sécuritaire ainsi qu’à l’ensemble des étudiants participants.
[26] En effet, l’Entreprise a démontré que la participation à une session de méditation Vipassana d’une durée de 10 jours est d’une grande intensité, tant sur le plan physique que mental 10 . Le type de méditation Vipassana diffère des méthodes qui sont vouées à procurer du confort et de la relaxation. Elle amène l’étudiant à s’observer, corps et esprit, objectivement, sans chercher à altérer la réalité. Cette technique requiert des efforts mentaux et physiques soutenus de la part de l’étudiant 11 . [27] L’Entreprise a démontré que ce cours de méditation intensive est exigeant que ce soit par l’horaire intensif auquel sont soumis les étudiants que par l’intensité et le degré d’efforts requis pendant l’entièreté du cours. Par exemple 12 , un participant doit se lever à 4 heures du matin et s’appliquer à méditer jusqu’à 21h00, avec quelques pauses pour des repas légers et du repos. La méditation se fait en position assise sur un coussin au niveau du sol ou sur une chaise, ce qui pourrait être exigeant pour des personnes avec des faiblesses physiques ou ayant une énergie insuffisante.
[28] L’Entreprise résume ainsi les effets de ces activités : Cet emploi du temps modifie les habitudes alimentaires et de sommeil de l’étudiant, ce qui peut avoir des répercussions sur son horaire biologique habituel et son état psychologique habituel. Ainsi, le processus d’autoréflexion par l’introspection découlant de la méditation Vipassana n’est pas une pratique facile et demande un travail sérieux et continu.
10 Observations du 19 juin 2020, annexe A, Introduction à la technique. 11 Observations du 19 juin 2020, page 1. 12 Observations du 19 juin 2020, pages 1 et 2.
1016948-S Page : 8 [29] Au surplus, les étudiants sont tenus d’observer rigoureusement un code de discipline. Par exemple 13 , les étudiants observent le silence pendant neuf jours. Ils doivent adopter une attitude de travail dans l’isolement. Selon l’Entreprise, ce cours intense pourrait notamment exacerber des états mentaux plus fragiles et amener une grande détresse psychologique chez certains étudiants.
[30] Considérant la preuve de l’Entreprise, la Commission est d’avis que l’objectif de sécurité est important, légitime et réel dans la collecte de renseignements permettant d’évaluer la capacité d’un étudiant de suivre la formation.
[31] La collecte des renseignements personnels se fait en plusieurs étapes et les renseignements de santé sont recueillis graduellement. Par conséquent, la Commission doit donc évaluer l’objectif de la collecte des renseignements personnels demandés dans chacun des formulaires.
i) Formulaire d’inscription [32] Il ressort de l’enquête que le formulaire d’inscription initial demande une série de renseignements personnels, soit : l’âge, la date de naissance, les langues parlées, trois numéros de téléphone dont celui du travail, les informations sur la santé de l’étudiant potentiel, autant physique que mentale, la médicamentation, actuelle et au cours des deux dernières années, la consommation de drogue ou d’alcool, actuelle et au cours des deux dernières années, si un ami ou un membre de la famille suivra le cours. Ce formulaire est destiné au comité des inscriptions et aux enseignants réviseurs.
[33] Dans ses observations transmises en juin 2020, l’Entreprise informe la Commission qu’elle consent 14 à faire les modifications suivantes sur son formulaire d’inscription :
(a) cesser d’exiger les renseignements personnels relatifs à l’occupation et le pays d’origine des personnes s’inscrivant au cours;
(b) limiter à une période de temps défini de deux ans les renseignements sur tout problème de santé physique;
13 Observations du 19 juin 2020, page 5. 14 Observations du 19 juin 2020, page 13.
1016948-S Page : 9 (c) poser des questions ouvertes relatives à la santé mentale, et ne demander des informations additionnelles que seulement au besoin. Par conséquent, il n’y aurait plus d’énumération de problèmes d’ordres mentaux spécifiques; et
(d) poser une question ouverte relative à la consommation de produits intoxicants et de toutes dépendances liées, et ne demander des informations additionnelles que seulement au besoin.
[34] La Commission a pu constater que des modifications ont été apportées au projet de formulaire d’inscription 15 . La demande de renseignements sur l’occupation et le pays d’origine a été retirée du formulaire. Le formulaire a été modifié pour demander de préciser lors d’une réponse affirmative aux informations de santé et de mentionner s’il y a dépendance à l’alcool ou la drogue. Il n’y a plus d’énumération de problèmes d’ordres mentaux spécifiques.
Date de naissance [35] La Commission prend acte des modifications apportées au formulaire et conclut que l’Entreprise respecte l’article 5 de la Loi sur le privé en exigeant la date de naissance.
[36] L’Entreprise a démontré que l’objectif visé par la demande de renseignement lié à la date de naissance est légitime, important et réel. En effet, ce renseignement est nécessaire à l’identification d’un étudiant 16 . Des étudiants peuvent utiliser un diminutif de leur prénom ou encore, s’ils ont un nom composé, ne l’utilisent pas toujours. Des personnes, de différentes origines, peuvent avoir des noms multiples et il peut être difficile de départager les noms des prénoms. Ainsi, la date de naissance permet d’identifier correctement l’étudiant et évite de confondre les dossiers. Donc, la collecte de ce renseignement rencontre l’objectif visé, soit l’identification des participants.
[37] Cependant, parce que l’avis d’intention ne visait que la date de naissance, la Commission ne peut, dans la présente décision, se prononcer sur la collecte de l’âge. Elle suggère toutefois qu’il n’est pas nécessaire de collecter l’âge de l’étudiant en plus de la date de naissance.
15 Observations du 4 décembre 2020, annexe A en liasse. 16 Observations du 19 juin 2020, page 8.
1016948-S Page : 10 Renseignements de santé physique et mentale [38] Quant à la collecte de renseignements de santé physique et mentale, l’Entreprise a démontré qu’elle a pour objectif de lui permettre d’évaluer la capacité d’un étudiant à participer au cours en toute sécurité parce que, comme expliqué plus haut, le cours est d’une grande intensité, tant sur le plan physique que mental 17 . [39] Dans la nouvelle version du formulaire, l’Entreprise limite à une période de temps défini de deux ans les renseignements sur tout problème de santé physique, elle pose des questions ouvertes relatives à la santé mentale, et ne demande des informations additionnelles que seulement au besoin. Il n’y a plus d’énumération de problèmes d’ordres mentaux spécifiques qui devait être cochée par oui ou non.
[40] Ainsi, ce n’est qu’en cas de doute que des informations additionnelles seront demandées, soit en communiquant avec le participant, en lui demandant de remplir des formulaires de santé plus précis ou en demandant de faire remplir un formulaire par le professionnel de la santé. La Commission est d’avis que l’objectif de cette collecte a un caractère légitime, réel et important.
[41] La question relative à la prise de médicaments d’ordonnance est également limitée aux deux dernières années. Les détails suivants sont demandés : dates, types, dose et utilisation actuelle.
[42] Il ressort des observations 18 que les étudiants qui prennent des médicaments prescrits doivent continuer à les prendre pendant la formation et qu’ils ne peuvent arrêter de les prendre sans l’approbation de leur médecin. Ainsi, il est nécessaire pour les enseignants de savoir si l’étudiant doit prendre des médicaments prescrits par son médecin. En effet, l’Entreprise a démontré que, de par la nature de la technique de méditation Vipassana, certains étudiants sont tentés de cesser leur médication pendant la formation, ce qui peut avoir des conséquences sur leur sécurité et celle des autres participants. Dans ce contexte, le fait de savoir si un étudiant prend des médicaments est légitime, réel et important.
17 Observations du 19 juin 2020, annexe A, Introduction à la technique. 18 Observations du 19 juin 2020, Manuel de formation.
1016948-S Page : 11 [43] Cette période de deux ans est justifiée puisque cette information permet de vérifier la stabilité de la condition médicale notamment si le même médicament et la posologie ont été prescrits sur une longue durée ou si la médication et la posologie ont changé régulièrement au cours des années. 19 [44] Finalement, l’Entreprise a démontré que la collecte des renseignements relatifs à la dépendance à l’alcool ou aux drogues rencontre un objectif légitime réel et important, puisqu’elle permet d’éviter que certains étudiants tentent d’utiliser le cours de méditation pour se libérer d’une dépendance. Cesser abruptement la consommation de drogue ou d’alcool peut occasionner des symptômes de sevrage dangereux.
[45] La Commission conclut que le formulaire, tel que révisé, permet de recueillir les seuls renseignements nécessaires à l’évaluation de la capacité de la personne à assister et compléter le cours. Il s’agit d’un objectif important et réel justifiant la collecte de renseignements personnels auprès du participant.
ii) Formulaire jour « 0 » [46] Le jour de l’arrivée au centre, l’étudiant remplit un second formulaire destiné à l’enseignant du cours. Le formulaire initial requiert les renseignements suivants : s’il y a eu des changements depuis l’inscription en ligne relativement à la santé physique ou mentale, la médication, la consommation de drogue ou d’alcool et si des événements importants ont été récemment vécus.
[47] L’Entreprise consent à faire les modifications suivantes renseignements demandés à l’arrivée au centre de la manière suivante :
(a) cesser d’exiger les renseignements personnels relatifs à l’état civil, le nom du conjoint de l’étudiant potentiel et s’il suit ou a suivi le cours;
(b) rendre optionnelle la réponse à la note biographique et faire porter cette dernière uniquement sur les événements importants récents dans la vie de l’étudiant. Ainsi, les détails quant à la famille, l’éducation, l’expérience de travail et les influences importantes ne seront plus demandés;
(c) cesser de demander si l’étudiant est présentement suivi par un médecin;
19 Observations du 18 février 2021. 20 Observations du 19 juin 2020, page13.
20 quant aux
1016948-S Page : 12 (d) limiter à une période de deux ans les renseignements relatifs à la consommation de drogue et/ou d’alcool; et
(e) ne demander qu’une mise à jour des renseignements relatifs à la santé mentale, la santé physique et les médicaments prescrits depuis le moment de l’inscription.
[48] La Commission prend acte des modifications apportées au projet de formulaire 21 . [49] Pour les mêmes motifs que ceux énoncés pour le formulaire d’inscription, la Commission conclut que l’Entreprise a des objectifs importants, réels et légitimes justifiant la collecte de renseignements personnels auprès du participant.
iii) Formulaires de santé plus précis [50] Dans le cadre de l’évaluation de l’inscription, lorsque l’Entreprise doute de l’état de santé du candidat, elle lui demande de remplir un formulaire plus précis sur sa santé. L’Entreprise propose de limiter à une période de temps défini de deux ans les renseignements sur les médicaments prescrits antérieurement 22 . [51] L’Entreprise souligne que le choix des renseignements sur la santé demandés dans les différents formulaires n’est pas aléatoire. Ce choix est fondé sur l’expérience de l’Entreprise longue de 40 ans dans la pratique de la méditation Vipassana de même que celle des différents centres de méditation Vipassana dans le monde 23 . [52] Dans le cadre de ses observations supplémentaires, l’Entreprise a scindé en deux son Questionnaire de santé confidentiel. Les projets de formulaires transmis 24 sont un Questionnaire de santé confidentiel qui concerne la santé physique et la médication et un Questionnaire de santé mentale confidentiel.
[53] Les renseignements recueillis pour faire cette évaluation et assurer la sécurité sont destinés aux enseignants qui traitent les formulaires de
21 Observations du 4 décembre 2020, annexe A en liasse. 22 Observations du 19 juin 2020, page13. 23 Observations du 4 décembre 2020, page 3. 24 Observations du 4 décembre 2020, annexe A.
1016948-S Page : 13 demande d’inscription (AT-Réviseur). Ces derniers ont pour rôle d’identifier certains facteurs de risque permettant d’évaluer la capacité de l’étudiant potentiel à coopérer et participer aux cours. Les enseignants ne posent aucun avis ou diagnostic médical 25 . Il ressort des observations présentées, particulièrement du Manuel de formation des assistants enseignants 26 que les enseignants ne sont ni des psychologues ni des conseillers.
[54] Il n’y a aucun professionnel de la santé consulté par l’Entreprise dans le processus d’évaluation des demandes d’inscription 27 .Toutefois, dans certains cas, l’Entreprise peut demander à un éventuel étudiant de faire remplir un formulaire à son médecin traitant.
[55] Les renseignements recueillis servent également aux enseignants durant les cours. Ces derniers ont également un rôle de soutien et d’accompagnement pour l’étudiant. Connaissant les éléments de fragilité d’un étudiant, les enseignants peuvent anticiper et s’ajuster aux besoins de l’étudiant durant le séjour en limitant tout risque à cet égard 28 . [56] L’Entreprise a démontré que l’objectif visé par la collecte de renseignements médicaux est légitime, réel et important. Toutefois, l’utilisation de différents formulaires permet de colliger davantage de renseignements sensibles au fur et à mesure de l’évaluation de l’inscription par le personnel de l’Entreprise. C’est pourquoi, la Commission doit donc évaluer le contenu de chacun des formulaires de santé plus précis soit, le Questionnaire de santé confidentiel et le Questionnaire de santé mentale confidentiel, pour décider si la collecte des renseignements de santé demandés est légitime, importante et réelle.
Questionnaire de santé confidentiel [57] La Commission constate que par le biais de ce formulaire, l’Entreprise recueille plusieurs renseignements médicaux relativement aux « problèmes de santé physique passés ou présents » notamment en demandant de « lister et donner les détails sur : le diagnostic, les dates de traitement, la médication, l’hospitalisation, etc. » 29 . 25 Observations du 19 juin 2020, page 5. 26 Observations du 19 juin 2020, annexe C. 27 Annexe VIII du rapport d’enquête. 28 Observations du 4 décembre, page 4. 29 Observations du 4 décembre 2020, annexe A.
1016948-S Page : 14 [58] Des renseignements détaillés sont demandés relativement aux médicaments prescrits ou non au cours des deux dernières années. L’Entreprise demande le nom du médicament, le dosage, la fréquence, les dates d’utilisation, pour quelle raison et les effets secondaires actuels.
[59] De plus, l’Entreprise demande de fournir le nom du médecin ou du thérapeute et, le cas échéant, de lui transmettre l’horaire des cours et de lui demander de remplir la Déclaration du professionnel de la santé.
[60] L’Entreprise a démontré que la collecte de certains renseignements sur la santé physique lui permettant de connaître les limitations physiques du participant rencontre un objectif réel, légitime et important, puisqu’elle permet d’adapter le séjour en conséquence comme pour les femmes enceintes, les personnes âgées ou ayant des restrictions physiques ne leur permettant pas de s’assoir pour une longue période. D’ailleurs, dans sa réponse fournie à l’enquêteur de la Commission 30 , l’Entreprise a expliqué que : « les questions sur la santé physique, telles le cancer et l’asthme, servent à évaluer la capacité physique en relation avec un séjour prolongé au Centre considérant notamment : la mobilité, les risques ou la possibilité d’aggravation compte tenu des déplacements vers la salle de méditation, la salle à manger, les résidences et les accommodements qui peuvent être fournie. Par exemple, un étudiant souffrant de difficultés respiratoires ou d’apnée du sommeil a un souffle for ou utilise un appareil d’aide à la respiration qui peut être bruyant. Cet élément est pris en compte dans l’attribution d’une chambre ou d’une place dans la salle de méditation. »
[61] Toutefois, l’Entreprise n’a pas démontré que l’objectif poursuivi par la collecte de diagnostic, des dates de traitement, médication et hospitalisation était légitime, important et réel pour permettre aux enseignants d’évaluer le risque physique de suivre la formation ou d’offrir des mesures d’adaptation durant le séjour. La nature des renseignements recueillis dépasse l’objectif poursuivi.
[62] En effet, ces renseignements sont destinés aux enseignants qui n’ont aucune formation particulière leur permettant d’évaluer l’impact d’un diagnostic
30 Annexe VIII, lettre du 19 août 2019
1016948-S Page : 15 ou d’une hospitalisation sur la capacité de participer à la formation Vipassana. L’objectif visé ne sera pas atteint.
Questionnaire de santé mentale confidentiel [63] À partir du questionnaire sur la santé mentale, l’Entreprise recueille des renseignements médicaux très sensibles destinés à des enseignants responsables des inscriptions. Leur rôle en matière de gestion des inscriptions est compris dans leur formation 31 . Ils ont pour rôle d’identifier certains facteurs de risque, et par le fait même, d’évaluer la capacité de l’étudiant potentiel à coopérer et à participer aux cours.
[64] L’Entreprise explique que enseignants d’initier une discussion avec l’étudiant potentiel et d’amener ce dernier à se questionner sur sa capacité à entreprendre des cours intensifs de méditations.
[65] De plus, selon les documents produits par l’Entreprise, il n’est pas recommandé aux personnes ayant d’importants problèmes psychologiques de suivre la formation Vipassana 32 . De plus, l’Entreprise refuse systématiquement certaines problématiques de santé mentale, comme une idéation suicidaire, la schizophrénie ou la bipolarité avec épisodes de manie 33 . [66] En cas de doute persistant, l’enseignant fait parvenir un questionnaire à être complété par le professionnel de la santé traitant afin de solliciter un avis professionnel sur la stabilité de l’étudiant.
[67] Après analyse, l’Entreprise n’a pas démontré que la collecte des renseignements médicaux sur la santé mentale rencontre un objectif réel, légitime et important.
[68] En effet, les enseignants ont une formation sommaire sur la santé mentale. Outre le fait qu’ils peuvent cibler les troubles mentaux déjà identifiés comme ne permettant pas de participer à la formation, les autres renseignements comme la médication, les dates de prescriptions, le dosage, les effets secondaires, les détails et la durée des hospitalisations ne sont pas
31 Observations du 19 juin 2020, pages 5 et 9 32 Observations du 19 juin 2020, annexe A, Introduction à la technique; 33 Observations du 19 juin 2019, page 7.
ces renseignements permettent aux
1016948-S Page : 16 nécessaires à l’enseignant pour initier une discussion sur la capacité à participer à la formation.
[69] Si une condition médicale nécessite une investigation supplémentaire, la Commission suggère qu’il appartient au médecin traitant, professionnel de la santé ou au thérapeute d’évaluer les capacités de son patient.
[70] D'ailleurs, c'est l’approche préconisée par l’utilisation d’un formulaire de déclaration du professionnel de la santé.
[71] C’est pourquoi, la Commission conclut que les renseignements personnels recueillis dans les formulaires de santé plus précis ne sont pas nécessaires à l’objet du dossier. Les personnes à qui sont destinés ces renseignements n’ont pas la formation requise pour évaluer l’impact de ces renseignements de santé, ce qui rend également cette collecte disproportionnée à l’objectif poursuivi par l’Entreprise.
Déclaration du professionnel de la santé [72] Ce formulaire est en révision. Celui utilisé au moment de la plainte comporte des questions en lien avec les troubles et maladies mentales indiqués au questionnaire ci-dessus 34 . [73] L’objectif visé par cette collecte est d’obtenir une évaluation par un professionnel de la santé permettant de s’assurer que l’étudiant potentiel a un état de santé stable et qu’il est en mesure de participer au cours de méditation de manière sécuritaire pour lui-même et sans perturber les autres. Il permet également de vérifier si cet étudiant souffre d’un des troubles mentaux identifiés sur le formulaire qui empêche la participation au cours de méditation Vipassana.
[74] La Commission conclut que l’objectif visé par la collecte de renseignements médicaux auprès du professionnel de la santé est légitime, important et réel.
34 Au moment de rendre la décision, le formulaire révisé n’avait pas été déposé à la Commission.
1016948-S Page : 17 b. La proportionnalité de la collecte pour répondre aux objectifs poursuivis par l’Entreprise
[75] Pour démontrer la proportionnalité, l’Entreprise doit convaincre la Commission que l’utilisation projetée est rationnellement liée à chaque objectif, que l’atteinte à la vie privée est minimisée et que la collecte est nettement plus utile à l’entreprise que préjudiciable à la personne concernée 35 . [76] Qu’en est-il pour chacun des renseignements contenus dans les formulaires dont l’objectif de la collecte est légitime, important et réel?
i) Formulaire d’inscription et Formulaire jour « 0 » La date de naissance [77] La collecte de la date de naissance est une atteinte à la vie privée des étudiants, mais celle-ci est proportionnelle à l’objectif d’identification poursuivi puisque le risque de confondre deux personnes ayant des noms similaires est réel et cette confusion pourrait causer à l’étudiant des inconvénients plus importants que l’atteinte à sa vie privée. L’atteinte est proportionnelle à l’objectif poursuivi.
[78] Toutefois, bien que l’avis d’intention ne mentionnait que la date de naissance et omettait la collecte de l’âge, la Commission suggère qu’il n’est pas nécessaire de collecter l’âge de l’étudiant en plus de la date de naissance.
[79] Quant aux renseignements de santé physique et mentale, à la prise de médicaments et ceux relatifs à la dépendance à l’alcool ou aux drogues, l’Entreprise a démontré qu’en posant des questions ouvertes et en réduisant l’étendue à deux ans, la collecte est minimisée dans ce formulaire. Des informations additionnelles seront requises seulement au besoin.
[80] La collecte de renseignements personnels dans ces deux formulaires révisés est proportionnelle à l’objectif visé. La Commission conclut donc que la collecte de ces renseignements personnels est nécessaire à l’objet du dossier.
35 Laval (Société de transport de la Ville de) c. X., [2003] C.A.I. 667 (C.Q.); Grenier c. Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke, [2010] CAI 396.
1016948-S Page : 18 ii) Déclaration du professionnel de la santé [81] La Déclaration du professionnel de la santé est utilisée dans les cas où un problème de santé, plus particulièrement de santé mentale, a été identifié et qu’une évaluation de la capacité de suivre la formation doit être faite. Il contient les renseignements pertinents permettant au professionnel de la santé d’émettre une opinion sur la capacité de l’étudiant à entreprendre un cours intensif de méditation Vipassana. En effet, le formulaire est accompagné d’un document explicatif sur la méditation Vipassana et les exigences de cette expérience intense sur les plans physique et mental. On y mentionne étalement que les personnes souffrant d’un des troubles mentaux mentionnés ne pourront participer au cours de méditation.
[82] Ainsi, on demande de compléter des questions relatives à la santé mentale et à la stabilité de l’état de santé. Lorsque la réponse aux questions est positive, le professionnel de la santé peut compléter sa réponse en fournissant ses commentaires en lien avec la stabilité de l’étudiant potentiel.
[83] En l’espèce, le professionnel de la santé a l’expertise pour fournir l’information pertinente et nécessaire à l’évaluation de la capacité de son patient à suivre la formation.
[84] Toutefois, les détails relatifs à des hospitalisations, la date et la durée sont pertinents uniquement parce que d’une part, ils sont en lien avec l’un des troubles identifiés comme ne permettant pas de participer au cours et d’autre part, ils sont directement en lien avec la question visant la stabilité de l’état de santé du patient.
[85] La collecte auprès du professionnel de la santé est proportionnelle à l’objectif recherché soit d’évaluer la capacité de l’étudiant de coopérer et de participer au cours.
4. L’entreprise n’a pas refusé de fournir un service au plaignant [86] La plainte porte sur le fait que l’Entreprise a refusé l’inscription du plaignant au motif qu’il avait refusé de répondre aux questions sur son historique médical en lien avec le fait qu’il soit porteur du virus d’immunodéficience humaine.
1016948-S Page : 19 [87] Il ressort de la présente enquête que la demande d’inscription du plaignant n’a pas été refusée du fait qu’il soit atteint du virus d’immunodéficience humaine, cette condition ne constituant nullement un motif de refus.
[88] Selon la version de l’Entreprise, la demande du plaignant a été refusée, car il a refusé catégoriquement de fournir plus d’explications relativement aux crises de panique mentionnées dans son formulaire. Il aurait eu un comportement très désobligeant avec une représentante de l’Entreprise, notamment en adoptant des propos hargneux qui ont empêché toute discussion 36 . [89] La Commission retient l’explication de l’Entreprise relativement au refus et considère que le refus de fournir un service est principalement fondé sur le comportement du plaignant que sur le refus de fournir des renseignements personnels. D’ailleurs, selon les habitudes de l’Entreprise, la condition physique du plaignant n’est pas un motif de refus systématique.
[90] Dans ces circonstances, la Commission conclut que l’Entreprise n’a pas contrevenu à l’article 9 de la Loi sur le privé.
5. L’Entreprise n’a pas mis en place des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels collectés
[91] Une entreprise doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, conservés ou détruits 37 . [92] Par ailleurs, la Loi sur le privé ne prévoit pas de délai de conservation pour les renseignements personnels détenus par une entreprise et aucun règlement sur les calendriers de conservation n’a été adopté à ce jour.
[93] L’Entreprise indique pouvoir conserver indéfiniment les renseignements suivants : nom, adresse et adresse électronique, et ce, tant que la personne est sur la liste d’envoi. De plus, elle conserve l’historique des cours suivis et des notes prises à ces occasions relativement à des problèmes de santé ou à des comportements incompatibles avec le Code de discipline.
36 Observations du 19 juin 2020, page 8. 37 Articles 10 à 14 de la Loi sur le privé.
1016948-S Page : 20 [94] Considérant la quantité et la nature des renseignements personnels recueillis, la Commission conclut que les articles 10 à 14 de la Loi sur le privé n’ont pas été respectés en ce qu’il n’y a pas de mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés.
[95] Contrairement à la prétention de l’Entreprise, les renseignements personnels collectés dans le cadre des divers formulaires et ceux recueillis dans le cadre des cours ne peuvent être conservés indéfiniment. La Loi sur le privé prévoit qu’une fois l’objet du dossier accompli, ils peuvent être utilisés uniquement avec le consentement de la personne concernée et que le consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé 38 . [96] Quant à l’adresse courriel utilisée dans des listes d’envoi, l’Entreprise devra demander le consentement pour pouvoir la conserver et l’utiliser.
CONCLUSION [97] À la lumière de son enquête et des observations transmises à la suite de l’avis d’intention, la Commission conclut que l’Entreprise peut recueillir des renseignements personnels nécessaires à l’inscription et à la participation au cours de méditation Vipassana dans un environnement sécuritaire pour tous les étudiants.
[98] L’objectif de la collecte des renseignements est d’assurer la sécurité physique et mentale des éventuels étudiants en permettant d’évaluer leur capacité à suivre la formation.
[99] Ces renseignements sont destinés aux enseignants qui traitent les demandes d’inscription pour leur permettre d’identifier certains facteurs de risque et ainsi évaluer la capacité de l’étudiant à participer aux cours. Ils servent également aux enseignants durant les cours pour les aider dans leur rôle d’accompagnement des étudiants.
[100] La collecte se fait graduellement dans différents formulaires et vise des renseignements médicaux de plus en plus précis. La Commission considère que si une condition d’inscription implique d’investiguer davantage sur la condition
38 Articles 12 et 14 de la Loi sur le privé.
1016948-S Page : 21 médicale d’un éventuel étudiant, elle devrait se faire par l’intermédiaire des professionnels de la santé. En effet, les responsables des inscriptions n’ont pas l’expertise nécessaire pour évaluer la condition médicale des futurs étudiants.
[101] Par ailleurs, une fois l’objet du dossier accompli, les renseignements personnels concernant les étudiants détenus par l’entreprise et qui ont été recueillis dans le cadre de l’inscription à la formation, ne peuvent être conservés indéfiniment sans le consentement de la personne concernée.
[102] Par conséquent et conformément à l’article 83 de la Loi sur le privé, la Commission ordonne et recommande à l’Entreprise les mesures correctives suivantes propres à assurer la protection des renseignements personnels.
[103] Le délai de six (6) mois demandé pour mettre en œuvre la décision de la Commission est accordé à l’Entreprise qui devra rendre compte à la Commission.
POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : PREND ACTE des modifications apportées au formulaire d’inscription et au formulaire jour « 0 »;
ORDONNE à l’Entreprise de : - CESSER de collecter les renseignements médicaux relatifs au diagnostic, aux dates de traitement, aux hospitalisations, à la médication, la date de prescription, les dosages et les effets secondaires dans les formulaires ;
- DÉTRUIRE les renseignements personnels identifiés comme étant non nécessaires qu’elle détient à l’égard de ses étudiants.
1016948-S Page : 22 RECOMMANDE à l’Entreprise d’adopter des règles de conservation des renseignements personnels qu’elle détient concernant ses étudiants.
ORDONNE à l’Entreprise de rendre compte à la Commission de la mise en œuvre de la présente décision dans un délai de six (6) mois de sa réception.
Original signé M e Lina Desbiens, membre de la Section surveillance