Section surveillance

ENTENTE SUR LA CONSERVATION ET LA GESTION DES RENSEIGNEMENTS RELATIFS À L’ACCÈS AUX SERVICES SPÉCIALISÉS ET SURSPÉCIALISÉS DES ÉTABLISSEMENTS EXPLOITANT UN CENTRE HOSPITALIER

ENTRE

Le MINISTRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX, pour et au nom du gouvernement du Québec, agissant par madame Dominique Savoie, sous-ministre;

ci-après appelé le « Ministre » ET

La RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC, personne morale de droit public, légalement constituée en vertu de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec (RLRQ, chapitre R-5) et ayant son siège au 1125, Grande Allée Ouest, Québec (Québec) G1S 1E7, agissant par monsieur Marco Thibault, président-directeur général, dûment autorisé aux fins des présentes; ci-après appelée la « RAMQ »

ci-après appelés collectivement les « Parties »

PRÉAMBULE ATTENDU QUE le premier alinéa de l’article 185.1 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (RLRQ, chapitre S-4.2, ci-après la « LSSSS ») prévoit, notamment que le plan d’organisation d’un établissement exploitant un centre hospitalier doit prévoir l’instauration d’un mécanisme central de gestion de l’accès aux services spécialisés et surspécialisés des départements cliniques du centre; ATTENDU QUE le deuxième alinéa de cet article prévoit qu’afin d’assurer une gestion uniforme de la liste d’accès aux services spécialisés et surspécialisés prévue au premier alinéa de cet article, le ministre peut déterminer les renseignements qui doivent être recueillis et utilisés par les établissements et qui sont nécessaires à la gestion courante de leur liste d’accès et qu’ils doivent de plus, lorsque le ministre le requiert, communiquer, de la manière et dans les délais qu’elle indique, ces renseignements au prestataire choisi en application de l’article 520.3.0.1 de la LSSSS afin qu’il les conserve et les gère pour le compte de chacun de ces établissements; ATTENDU QUE le premier alinéa de l’article 431.2 de la LSSSS prévoit que le ministre peut, lorsqu’il estime, compte tenu des

standards d’accès généralement reconnus et après avoir effectué les consultations appropriées, que le temps d’attente pour obtenir un service médical spécialisé dans l’ensemble du Québec ou dans l’une de ses régions est déraisonnable ou sur le point de le devenir, et après avoir obtenu l’autorisation du gouvernement, prendre toute mesure nécessaire pour que soient mis en place, conformément à ses directives, des mécanismes particuliers d’accès permettant de rendre le service visé autrement accessible à l’intérieur du délai qu’il juge raisonnable; ATTENDU QUE le deuxième alinéa de cet article prévoit que le ministre peut, pour ce faire, requérir des établissements visés à l’article 185.1 de la LSSSS qu’ils lui fournissent, dans la manière et dans les délais qu’il indique, certains des renseignements recueillis en application de cet article et qui sont nécessaires pour lui permettre d’apprécier si le temps d’attente pour obtenir un service médical spécialisé ou surspécialisé est déraisonnable ou sur le point de le devenir et qu’à cette fin, le ministre peut également requérir que lui soient fournies, à partir de ces renseignements, des statistiques par établissement, par région ou pour l’ensemble du Québec, à condition que, dans tous les cas, les renseignements fournis au ministre ne lui permettent pas d’identifier un usager; ATTENDU QUE le premier alinéa de l’article 520.3.0.1 de la LSSSS prévoit notamment que le ministre peut, par entente, retenir les services, d’un organisme ou d’une autre personne aux fins de conserver et de gérer, pour le compte de chacun des établissements visés à l’article 185.1 de la LSSSS, les renseignements qu’ils recueillent en application de cet article, d’en extraire ceux qui doivent lui être fournis conformément à l’article 431.2 de la LSSSS et de traiter et gérer ces dernières données à des fins statistiques pour permettre au ministre d’apprécier si le temps d’attente pour obtenir un service médical spécialisé est déraisonnable ou sur le point de le devenir; ATTENDU QUE selon le deuxième alinéa de cet article, l’entente doit prévoir que le prestataire est tenu, envers le ministre et les établissements concernés, aux mêmes obligations en matière de protection des renseignements personnels que celles prévues aux deuxième, troisième et quatrième alinéas de l’article 27.1 de la LSSSS à l’égard des renseignements qui lui sont communiqués par les établissements et qui proviennent des dossiers des usagers; ATTENDU QUE le paragraphe 7° de l’article 19 de la LSSSS prévoit que les renseignements contenus au dossier d’un usager peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée, notamment dans les cas et pour les finalités prévues au deuxième alinéa de l’article 185.1 et à l’article 520.3.0.1 de la LSSSS; ATTENDU QUE l’article 28 de la LSSSS prévoit que cette communication s’effectue mal ­gré la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A 2.1, ci-après la « Loi sur l’accès »); ATTENDU QU’en 2007, en application de l’article 520.3.0.1 de la LSSSS, la ministre de la Santé et des Services sociaux de l’époque a

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retenu les services de la Société de gestion informatique SOGIQUE inc. (ci-après la « SOGIQUE ») pour la mise en place et le maintien du système « Système d’information sur les mécanismes d’accès aux services spécialisés » (ci-après le « SIMASS »), comprenant notamment un système transactionnel et une banque de données (ci-après « la Banque SIMASS »); ATTENDU QU’en vertu de l’article 1 de la Loi sur la dissolution de la société de gestion informatique SOGIQUE (LQ, 2012, chapitre 9), la SOGIQUE a été dissoute le 1 er janvier 2013, que ses droits et obligations, de même que ses actifs et passifs ont été transférés à la ministre et que ses dossiers et autres documents sont devenus ceux de la ministre; ATTENDU QUE la conservation des données et le maintien de l’infrastructure permettant aux établissements visés à l’article 185.1 de la LSSSS d’alimenter le Système SIMASS font partie des droits et obligations qui ont été transférés au ministre; ATTENDU QUE le premier alinéa de l’article 520.3.1 de la LSSSS prévoit que le ministre peut offrir aux établissements, ainsi qu’à un autre organisme ou une autre personne liés au réseau de la santé et des services sociaux (RSSS), des services d’installation, d’entretien et de réparation de tout support technologique utilisé par ceux-ci ou de soutien aux utilisateurs, des services de gestion de leurs ressources informationnelles ainsi que des services de conception, de réalisation et de fourniture d’actifs informationnels; ATTENDU QUE le ministre souhaite conserver le système transactionnel qui lui a été transféré par la Loi sur la dissolution de la société de gestion informatique SOGIQUE et qui permet aux établissements de transmettre les renseignements nécessaires à la gestion courante de leur liste d’accès aux services spécialisés et surspécialisés, mais qu’il souhaite confier la conservation et la gestion de ces renseignements des établissements à un nouveau prestataire de services; ATTENDU QUE le quatrième alinéa de l’article 2 de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec (RLRQ, chapitre R-5) prévoit que la Régie de l’assurance maladie du Québec (ci-après « la RAMQ ») est dépositaire des données en matière de santé et de services sociaux que lui confient notamment le ministre et les établissements, par entente soumise à l’application de l’article 70 de la Loi sur l’accès, et qu’elle assume, pour le compte de celui qui lui confie les données, la gestion de celles-ci;

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ATTENDU QUE le ministre, conformément à l’article 520.3.0.1 de la LSSSS, désire retenir les services de la RAMQ comme prestataire des services des établissements à l’article 520.3.0.1 de la LSSSS pour la mise en place et la gestion opérationnelle d’une nouvelle banque de données centralisée contenant les renseignements sur l’accès aux services spécialisés et surspécialisés comprenant trois domaines de services spécialisés et surspécialisés, soit les services thérapeutiques, dont la chirurgie, les services diagnostiques et les consultations spécialisées; ATTENDU QUE le ministre transmettra quotidiennement à la RAMQ les renseignements versés par les établissements dans le Système SIMASS afin qu’ils soient intégrés dans la Banque SIMASS conservée et gérée par la RAMQ; ATTENDU QUE les articles 74 et 85 de la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé (RLRQ, chapitre P-9.0001, ci-après la « LPCRS ») prévoient que la RAMQ établit et maintient le registre des usagers (ci-après le « RU ») et le registre des intervenants (ci-après le « RI ») permettant notamment d’assurer l’identification unique, selon l’article, soit d’une personne recevant des services de santé ou des services sociaux, soit d’un intervenant du réseau de la santé et des services sociaux; ATTENDU QUE l’article 99 de la LPCRS prévoit notamment que les renseignements contenus notamment dans le RU et dans le RI sont confidentiels, qu’ils ne peuvent être utilisés ou communiqués que conformément à cette Loi et que toute personne, toute société ou tout organisme qui reçoit communication de tels renseignements doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements ainsi communiqués; ATTENDU QUE l’article 82 de la LPCRS prévoit, notamment que la RAMQ peut communiquer les renseignements contenus au RU à un établissement afin que les renseignements contenus dans ses fichiers ou index locaux soient à jour, exacts et complets; ATTENDU QUE les articles 78 et 88 de la LPCRS prévoient que le RU et le RI ne peuvent être utilisés qu’à des fins liées à l’organisation, la planification, la prestation de services ou à la fourniture de biens ou de ressources en matière de santé ou de services sociaux de même qu’aux fins prévues par cette Loi; ATTENDU QUE la RAMQ doit utiliser ces registres pour l’allégement de la Banque SIMASS et pour communiquer aux établissements les renseignements du RU qui sont nécessaires à la correction des renseignements d’identification erronés contenus à la Banque SIMASS; ATTENDU QUE l’article 94 de la LPCRS prévoit, notamment que le ministre établit et maintient le registre des organismes (ci-après le « RO ») permettant, notamment l’identification unique des organismes et lieux de dispensation de services de santé et de services sociaux;

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ATTENDU QUE ce registre ne comporte aucun renseignement personnel au sens de la Loi sur l’accès ni aucun renseignement confidentiel au sens de la LSSSS ou de la LPCRS; ATTENDU QUE le ministre communique ce registre à la RAMQ aux fins de l’exécution de la présente entente pour qu’elle l’utilise et le communique aux établissements afin d’alléger la Banque SIMASS et de compléter les renseignements qu’elle contient; ATTENDU QUE la présente entente a été soumise à la Commission d’accès à l’information (ci-après « CAI ») pour avis (dossier 1023929) et qu’un avis favorable a été émis par cette dernière en date du 8 février 2021.

LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :

1. La présente entente vise à ce que le ministre retienne les services de la RAMQ, qui accepte, aux fins de conserver et de gérer, pour le compte des établissements visés à l’article 185.1 de la LSSSS, les renseignements qu’ils recueillent en application de cet article, d’en extraire ceux qui doivent être fournis au ministre conformément à l’article 431.2 de cette Loi et de traiter et de gérer ces dernières données à des fins statistiques pour permettre au ministre d’apprécier si le temps d’attente pour obtenir un service médical spécialisé ou surspécialisé est déraisonnable ou sur le point de le devenir. Elle a également pour objet de déterminer le cadre dans lequel s’inscrivent les modalités administratives entourant la gestion de la Banque SIMASS et des renseignements qu’elle contient. 2. Les renseignements visés par la présente entente sont ceux versés par les établissements dans le SIMASS afin d’être versés dans la Banque SIMASS et qui sont nécessaires pour l’évaluation du temps d’attente pour obtenir un service médical spécialisé ou surspécialisé. 3. 3.1 La RAMQ met en place la Banque SIMASS et fournit, pour le

OBJET DE L’ENTENTE

RENSEIGNEMENTS DÉPOSÉS, NATURE ET RESPONSABILITÉS

OBLIGATIONS DE LA RAMQ

compte de chacun des établissements, des services de conservation et de gestion des renseignements déterminés par le ministre et versés par les établissements dans le Système SIMASS qui sont nécessaires à la gestion courante de leur liste d’accès.

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3.2. La RAMQ assume la gestion opérationnelle de la Banque SIMASS en suivant les orientations du ministre et des établissements et n’est pas propriétaire des renseignements qu’elle contient, cette propriété étant celle de chacun des établissements. 3.3. La RAMQ prévoit les infrastructures nécessaires au transfert des renseignements du système transactionnel du ministre vers la Banque SIMASS et les conserve dans la Banque SIMASS en respectant les modalités suivantes : 3.3.1. Dans le but d’alléger la quantité de renseignements conservés dans la Banque SIMASS et de mettre à jour les renseignements d’identification des usagers concernés, la RAMQ compare, lorsque présents leurs numéros d’assurance maladie, leurs noms et prénoms, leurs dates de naissance, leurs sexes ainsi que l’adresse aux renseignements qu’elle détient dans le RU. Lorsque des renseignements concernant une personne sont détenus dans la Banque SIMASS et également dans le RU, la RAMQ insère dans la Banque SIMASS une référence au RU concernant cette personne; 3.3.2. La RAMQ attribue un identifiant unique anonyme aux renseignements de l’usager lors de leur dépôt dans la Banque SIMASS. L’identifiant unique anonyme est un numéro qui ne doit pas permettre, à sa face même, l’identification de la personne physique à laquelle se rattachent les renseignements; 3.3.3. Dans le but d’alléger la quantité de renseignements conservés dans la Banque SIMASS, la RAMQ compare, lorsque présents les renseignements d’identification des médecins concernés aux renseignements qu’elle détient dans le RI. Lorsqu’il y a concordance, elle insère dans la Banque SIMASS une référence au RI concernant cette personne; 3.3.4. Dans le but d’alléger la quantité de renseignements conservés dans la Banque SIMASS et de compléter les renseignements fournis par les établissements, la RAMQ compare, lorsque présente, les codes d’établissements et d’installations, avec le RO que lui communique le ministre. Lorsqu’il y a concordance, elle insère, dans la Banque SIMASS, une référence à la liste des établissements et installations du ministre. 3.4. La RAMQ fournit également aux établissements toute autre fonctionnalité en lien avec la gestion opérationnelle de la Banque SIMASS, y compris les suivantes :

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3.4.1. La RAMQ met à la disposition des établissements une application Web permettant à chacun d’entre eux d’avoir un accès direct aux renseignements qu’elle conserve et gère pour leur compte en vertu de l’article 3.1; 3.4.2. La RAMQ met en place un mécanisme permettant, avec l’autorisation de chaque établissement, de rendre accessibles aux usagers les renseignements les concernant contenus dans la Banque SIMASS; 3.4.3. La RAMQ s’engage à effectuer, pour le compte et à la demande d’un établissement, toute extraction de données et toute communication de renseignement prévue par entente entre un établissement et un organisme public. 3.5. Sur demande du ministre et dans les délais qu’il indique, la RAMQ s’engage à lui transmettre, par une application Web semblable à celle mise à la disposition des établissements, les renseignements prévus à l’article 3.1 et qui sont nécessaires pour lui permettre d’apprécier si le temps d’attente pour obtenir un service médical spécialisé ou surspécialisé est déraisonnable ou sur le point de le devenir, de même qu’à produire et à lui transmettre, à partir de ces renseignements, des statistiques par établissement, par région et pour l’ensemble du Québec. Les renseignements ainsi communiqués au ministre ne doivent pas permettre d’identifier l’usager d’un établissement. 3.6. La RAMQ s’engage à assurer le respect de la confidentialité des renseignements conservés et à respecter les mesures de sécurité prévues à l’Annexe I de la présente entente. 3.7. La RAMQ n’effectue aucun autre couplage que ce qui est prévu par la présente entente entre les renseignements dont elle a la gestion opérationnelle pour le compte du ministre ou des établissements et les renseignements qu’elle a recueillis dans l’exercice de ses fonctions, à moins que cela ne soit permis par la loi. 3.8. La RAMQ est responsable de tout dommage causé par elle, ses employés, agents, représentants ou sous-traitants dans le cours ou à l’occasion de l’exécution de la présente entente et s’engage à indemniser, protéger et prendre fait et cause pour le ministre dans tous recours, réclamations, demandes, poursuites et autres procédures prises par toute personne en raison de dommages ainsi causés. Elle s’engage de plus à soumettre tout organisme ou toute personne tierce qu’elle s’adjoint pour la réalisation du présent contrat, notamment un sous-traitant, aux obligations prévues au paragraphe 3.6. Dans un tel cas, l’engagement de confidentialité prévu au paragraphe 3 de l’Annexe I est transmis par le tiers à la RAMQ.

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3.9. La RAMQ produit et fournit, sur demande du ministre ou d’un établissement, un rapport sur l’exécution de la présente entente. Elle fournit également, sur demande du ministre ou d’un établissement, toute information ou tout document relatif à l’exécution de la présente entente. 3.10. Si elle fait affaire avec des sous-traitants, la RAMQ ne peut communiquer à l’extérieur du Québec des renseignements personnels qu’elle conserve et gère en vertu de la présente entente sans s’assurer qu’ils bénéficieront d’une protection équivalente à celle prévue à la LSSSS. La RAMQ avise le ministre avant toute communication visée au paragraphe précédent. 4. OBLIGATIONS DU MINISTRE 4.1 Le ministre informe la RAMQ des orientations générales quant aux renseignements visés par la présente entente qu’il détermine avec les établissements. 4.2 Le ministre fournit à la RAMQ les ressources humaines, financières et matérielles requises pour la réalisation de la présente entente, selon les modalités administratives convenues en application de l’article 5. 4.3 Le ministre avise les établissements qu’il a retenu les services de la RAMQ afin de conserver et de gérer pour leur compte les renseignements qu’ils recueillent et qui sont nécessaires à la gestion courante de leur liste d’accès, ainsi que les fonctionnalités offertes par la RAMQ conformément à l’article 3.4.2. de la présente entente. 4.4 Le ministre prend fait et cause pour la RAMQ si une poursuite était dirigée contre cette dernière en raison d’un acte ou d’une omission qui serait imputable à la RAMQ par le fait du ministre ou celui de ses préposés, employés ou de ses mandataires. 5. MODALITÉS ADMINISTRATIVES Les parties s’engagent à convenir de modalités administratives détaillant la gestion de la présente entente. Ces modalités administratives portent notamment sur le financement nécessaire à la réalisation des obligations prévues par la présente entente, sur les processus de gestion des renseignements qu’elle vise et leur accès, de même que sur l’application pratique des obligations des parties prévues à la présente entente ainsi que des responsabilités de celles-ci. Les modalités administratives seront convenues par les personnes désignées responsables de l’application de la présente entente.

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6. 6.1 La présente entente constitue la seule entente intervenue entre

6.2 Toute modification au contenu de la présente entente doit faire

7. 7.1 Chaque partie peut, en tout temps, résilier la présente entente

7.2 La partie qui reçoit un avis de résiliation parce qu’elle est en

7.3 Aucune des parties ne peut être tenue de payer des dommages

ENTENTES PRÉCÉDENTES ET MODIFICATIONS

les parties concernant les renseignements relatifs à l’accès aux services spécialisés et surspécialisés des établissements exploitant un centre hospitalier. Elle remplace toute obligation convenue antérieurement, qu’elle soit verbale ou écrite, liante ou ayant pu lier les parties aux présentes quant à son objet.

l’objet d’un document signé par les deux parties. Un tel document ne peut changer la nature de la présente entente et en fera partie intégrante. RÉSILIATION

au moyen d’un avis expédié à l’autre partie qui indique les motifs et fixe la date de résiliation, laquelle ne pourra être antérieure au 60 e (soixantième) jour suivant la date de l’avis, sauf dans l’éventualité où le ministre invoque le défaut de la RAMQ de respecter les obligations énoncées au paragraphe 3.6 de la présente entente, auquel cas la date de résiliation pourra être fixée au 30 e (trentième) jour suivant la date de l’avis.

défaut d’exécuter une obligation prévue à la présente entente peut, à la satisfaction de l’autre partie, remédier au défaut avant l’expiration de la date fixée dans l’avis de résiliation. En pareil cas, l’entente n’est pas résiliée.

et intérêts ou autres compensations à l’autre partie du fait de la résiliation.

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8. 8.1 Avis

8.2 Responsables de l’application de l’entente

DISPOSITIONS DIVERSES

Toute communication qu’une partie peut ou doit donner en vertu de la présente entente (désignation, modification, résiliation) doit être adressée comme suit : pour le ministre : Monsieur ou Madame le (la) sous-ministre adjoint (e) Direction générale des affaires universitaires, médicales, infirmières et pharmaceutiques Ministère de la Santé et des Services sociaux 1075, chemin Sainte-Foy, 9 e étage Québec (Québec) G1S 2M1 pour la Régie : Monsieur ou Madame le (la) secrétaire général(e) Régie de l’assurance maladie du Québec 1125, Grande-Allée Ouest, 8 e étage Québec (Québec) G1S 1E7

En collaboration avec la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels au sein de chacune des parties, les personnes responsables de l’application de la présente entente sont les suivantes : pour le ministre : Monsieur ou Madame le (la) directeur(trice) de l’accès aux services médicaux spécialisés Direction générale des affaires universitaires, médicales, infirmières et pharmaceutiques Ministère de la Santé et des Services sociaux 1075, chemin Sainte-Foy, 9 e étage Québec (Québec) G1S 2M1 pour la Régie : Monsieur ou Madame le (la) directeur(trice) de l’intelligence d’affaires et de l’analytique Régie de l’assurance maladie du Québec 1125, Grande-Allée Ouest, G555 Québec (Québec) G1S 1E7 Toute modification à ces désignations se fait au moyen d’un avis transmis à l’autre partie.

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8.3 Annexe L’annexe fait partie intégrante de la présente entente. 9. ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE Conformément à l’article 2 de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec et à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la présente entente a été soumise à la Commission d’accès à l’information pour avis. Un avis favorable a été donné par la Commission d’accès à l’information en date du 8 février 2021 sous réserve de la réception par cette dernière d’une copie signée de la présente entente. La présente entente entre donc en vigueur à la date de réception par la Commission d’accès à l’information d’une copie de la présente entente signée par les deux parties et se termine le 31 mars de l’année suivante. Elle se renouvelle automatiquement aux mêmes conditions, pour des périodes additionnelles et successives d’une année, sauf si l’une des parties transmet à l’autre partie, au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant la date d’échéance annuelle, un avis qu’elle entend y mettre fin.

EN FOI DE QUOI, la présente entente a été signée en double exemplaire,

À Québec, pour le ministre de la Santé et des Services sociaux,

_______2_0_2_1_-0_9_-_21_______ Dominique Savoie Date Sous-ministre