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AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE SUR LA CONSERVATION ET LA GESTION DES RENSEIGNEMENTS RELATIFS À L’ACCÈS AUX SERVICES SPÉCIALISÉS ET SURSPÉCIALISÉS DES ÉTABLISSEMENTS EXPLOITANT UN CENTRE HOSPITALIER ENTRE LE MINISTRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX ET LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC
DOSSIER : 1023929 –S
FÉVRIER 2021
Dossier : 1023929-S
1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , le ministère de la Santé et des Services sociaux (le MSSS) a présenté, pour avis à la Commission d’accès à l’information (la Commission), un projet d’entente de communication de renseignements personnels intitulé : « Entente sur la conservation et la gestion des renseignements relatifs à l’accès aux services spécialisés et surspécialisés des établissements exploitant un centre hospitalier» (l’Entente). Ce projet d’entente est transmis à la Commission pour avis en vertu du quatrième alinéa de l’article 2 de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec2 qui prévoit que la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) est dépositaire des données en matière de santé et de services sociaux que lui confie, par entente soumise à l’application de l’article 70 de la Loi sur l’accès, notamment le ministre de la Santé et des Services sociaux et les établissements. Un avis de la Commission est donc requis pour concrétiser ce projet. Selon l’article 19 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux 3 , les renseignements contenus au dossier d’un usager peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée dans les cas prévus aux articles 185.1 et 520.3.0.1 de la LSSSS. L’article 28 de la LSSSS prévoit que cette communication s’effectue malgré la Loi sur l’accès. Toutefois, un avis de la Commission est requis en raison du choix de l’hébergeur des renseignements, la RAMQ. Celle-ci ne peut agir comme dépositaire des données qu’en vertu d’une entente soumise à la Commission. La nature des renseignements visée par le projet d’entente a été communiquée à la Commission au moyen du cadre normatif. Il n’a pas été souhaité par les organismes de formaliser cette liste étant donné que cette dernière doit être évolutive au gré de ce que détermine le ministre conformément au deuxième alinéa de l’article 185.1 de la LSSSS. Il est précisé dans le projet d’entente que les renseignements visés sont ceux versés par les établissements dans le SIMASS 4 et qui sont nécessaires pour l’évaluation du temps d’attente pour obtenir un service médical spécialisé ou surspécialisé.
1 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès. 2 RLRQ, c. R-5, la Loi sur la RAMQ. 3 RLRQ, c. S-4.2, la LSSSS. 4 Système d’information sur les mécanismes d’accès aux services spécialisés. Page 2 de 5
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Ce projet d’entente vise à ce que le ministre retienne les services de la RAMQ, qui accepte, aux fins de conserver et de gérer, pour le compte des établissements visés à l’article 185.1 de la LSSSS, les renseignements qu’ils recueillent en application de cet article, d’en extraire ceux qui doivent être fournis au ministre conformément à l’article 431.2 de cette Loi et de traiter et de gérer ces dernières données à des fins statistiques pour permettre au ministre d’apprécier si le temps d’attente pour obtenir un service médical spécialisé ou surspécialisé est déraisonnable ou sur le point de le devenir. Elle a également pour objet de déterminer le cadre dans lequel s’inscrivent les modalités administratives entourant la gestion de la Banque SIMASS et des renseignements qu’elle contient. Après analyse du projet d’entente soumis pour avis, et de l’information obtenue par sa Direction de la surveillance, la Commission émet un avis favorable puisque les conditions prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès sont satisfaites.
2. ANALYSE Le projet d’entente présenté à la Commission repose sur les articles 19, 27.1, 28, 185.1, 431.2 et 520.3.0.1 de la LSSSS, les articles 73, 74, 78, 82, 85, 88, 94 et 99 de la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé 5 , l’article 2 de la Loi sur la RAMQ et sur la Loi sur l’accès. Les dispositions pertinentes relatives à ce projet d’entente sont reproduites en annexe du présent avis. Dans le cadre de son analyse, la Commission doit, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, prendre en considération : • l’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des personnes concernées La Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité des renseignements pour l’organisme qui en reçoit communication et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès.
5 RLRQ, c. P-9.0001, la LPCRS. Page 3 de 5
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À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que : • la nécessité de recevoir communication des renseignements personnels détenus par le MSSS a été démontrée par ce dernier; • les renseignements communiqués ne serviront qu’aux fins du projet d’entente; • des mesures sont prévues au projet d’entente pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels communiqués; • les parties reconnaissent le caractère confidentiel des renseignements visés par le projet d’entente, et des mesures de sécurité sont prévues pour en assurer la protection; • la RAMQ s’engage à ne rendre accessibles les renseignements qu’aux membres de son personnel qui ont qualité pour les recevoir, lorsqu’ils sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions; • la RAMQ s’engage à mettre en place des mesures afin que tous les accès aux renseignements effectués puissent être retracés et à vérifier périodiquement la journalisation des accès aux renseignements; • la RAMQ s’engage à conserver distinctement les renseignements qu’elle recueille dans l’exercice de ses fonctions ou de ceux dont elle a la gestion opérationnelle pour le compte d’autrui, des renseignements contenus dans la Banque SIMASS; • la RAMQ n’effectue aucun autre couplage que ce qui est prévu au projet d’entente entre les renseignements dont elle a la gestion opérationnelle pour le compte du ministre ou des établissements et les renseignements qu’elle a recueillis dans l’exercice de ses fonctions, à moins que cela ne soit permis par la loi; • la RAMQ s’engage à permettre au ministre ou à un établissement d’effectuer toute vérification ou enquête relative à la confidentialité des renseignements; • si elle fait affaire avec des sous-traitants, la RAMQ ne peut communiquer à l’extérieur du Québec des renseignements personnels qu’elle conserve et gère en vertu du présent projet d’entente sans s’assurer qu’ils bénéficieront d’une protection équivalente à celle prévue à la LSSSS. La RAMQ avise le ministre avant toute communication de cette nature;
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• au terme de son mandat, la RAMQ s’engage à détruire, dans un délai raisonnable et de manière sécuritaire, tous les renseignements visés par le projet d’entente et à fournir au ministre et aux établissements une attestation écrite que les renseignements ont été détruits et, s’il est requis de le faire, permettre au ministre et aux établissements de constater la destruction.
3. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une Entente, approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance, le 19 juin 2020.
p. j. Annexe - Dispositions législatives relatives au présent projet d’entente
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Annexe Dispositions législatives relatives à l’entente sur la conservation et la gestion des renseignements relatifs à l’accès aux services spécialisés et surspécialisés des établissements exploitant un centre hospitalier entre le ministre de la Santé et des Services sociaux et la Régie de l’assurance maladie du Québec
Loi sur les services de santé et les services sociaux
19. Le dossier d’un usager est confidentiel et nul ne peut y avoir accès, si ce n’est avec le consentement de l’usager ou de la personne pouvant donner un consentement en son nom. Un renseignement contenu au dossier d’un usager peut toutefois être communiqué sans son consentement: 1° sur l’ordre d’un tribunal ou d’un coroner dans l’exercice de ses fonctions; 2° à la demande du commissaire local aux plaintes et à la qualité des services en vertu de l’article 36, d’un médecin examinateur en vertu du troisième alinéa de l’article 47, d’un comité de révision visé à l’article 51 ou de l’un de ses membres en vertu du deuxième alinéa de l’article 55, d’un commissaire régional aux plaintes et à la qualité des services en vertu de l’article 69, d’un conseil des médecins, dentistes et pharmaciens ou d’un expert externe à l’établissement auquel ce conseil a recours en vertu du deuxième alinéa de l’article 214; 3° à la demande d’une personne qu’une agence désigne pour faire une inspection en vertu du deuxième alinéa de l’article 413.2 ou à la demande d’une agence ou d’une personne que celle-ci désigne pour faire une enquête en vertu du deuxième alinéa de l’article 414; 4° au ministre en vertu de l’article 433, pour l’exercice de ses fonctions prévues à l’article 431; 5° à une personne autorisée à faire une inspection en vertu du deuxième alinéa de l’article 489 ou de l’article 489.1; 6° à une personne désignée par le gouvernement en vertu du deuxième alinéa de l’article 500 et chargée d’enquêter sur une matière visée au premier alinéa de cet article; 7° dans les cas et pour les finalités prévus aux articles 19.0.1, 19.0.2, 19.0.3, 19.2 et 27.1, au septième alinéa de l’article 78, au deuxième alinéa de l’article 78.1, au quatrième alinéa de l’article 107.1, au cinquième alinéa de l’article 108, au deuxième alinéa de l’article 185.1, à l’article 204.1, au quatrième alinéa de l’article 349.3 et aux articles 520.3.0.1 et 520.3.1;
8° à la demande, en vertu de l’article 77, de tout comité de révision visé à l’article 41 de la Loi sur l’assurance maladie (chapitre A-29) ou d’une personne ou d’un comité visé à l’article 192 du Code des professions (chapitre C-26), lorsque la communication du renseignement est nécessaire pour l’accomplissement de leurs fonctions; 9° dans le cas où le renseignement est communiqué pour l’application de la Loi sur la santé publique (chapitre S-2.2); 10° dans les cas et pour les finalités prévues aux articles 8 et 9 de la Loi visant à favoriser la protection des personnes à l’égard d’une activité impliquant des armes à feu (chapitre P-38.0001); 11° à toute personne ou tout organisme lorsque ce renseignement est détenu par un établissement qui exploite un centre de protection de l’enfance et de la jeunesse ou un centre de réadaptation et qu’il est nécessaire pour l’application de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents (L.C. 2002, c. 1), pour la réadaptation ou la réinsertion sociale de cet usager ou en vue d’assurer la protection du public; 12° dans le cas où le renseignement est communiqué pour l’application de la Loi sur l’Institut national d’excellence en santé et en services sociaux (chapitre I-13.03); 13° dans le cas où le renseignement est communiqué pour l’application de la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé (chapitre P-9.0001); 14° dans le cas où le renseignement est communiqué pour l’application de la Loi concernant les soins de fin de vie (chapitre S-32.0001); 15° dans les cas et pour les finalités prévus au deuxième alinéa de l’article 41.2 de la Loi sur les activités cliniques et de recherche en matière de procréation assistée (chapitre A-5.01); 16° dans les cas et pour les finalités prévus au paragraphe 7 de l’article 10 de la Loi sur l’assurance-hospitalisation (chapitre A-28); 17° à une personne autorisée à faire une inspection ou une enquête en vertu de l’article 19.1 ou de l’article 20 de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec (chapitre R-5); 18° dans les cas et pour les finalités prévus au paragraphe 1.1 de l’article 18 de la Loi sur l’assurance maladie (chapitre A-29); 19° à un établissement qui exploite un centre de protection de l’enfance et de la jeunesse ou au ministre de la Santé et des Services sociaux, suivant l’article 71.3.16 ou 71.15.4 de la Loi sur la protection de la jeunesse (chapitre P-34.1), lorsque le renseignement est nécessaire à la confirmation du statut d’adopté d’une personne ou à l’identification ou la localisation d’un adopté ou d’un parent d’origine.
27.1. Un établissement peut communiquer un renseignement contenu au dossier d’un usager à toute personne ou organisme, si la communication de ce renseignement est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service, à durée déterminée, confié par l’établissement à cette personne ou à cet organisme, à l’exception, sous réserve de l’article 108, de tout mandat ou de tout contrat de service lié à la prestation de certains services de santé ou de services sociaux. Dans ce cas, l’établissement doit confier ce mandat ou ce contrat par écrit et, sous peine de nullité: 1° y indiquer les mesures qui doivent être prises par la personne ou l’organisme pour s’assurer, en tout temps, pendant la durée de l’exercice du mandat ou de l’exécution du contrat: a) du respect de la confidentialité du renseignement communiqué; b) de la mise en place de mesures visant à assurer la sécurité de ce renseignement; c) que ce renseignement ne soit utilisé que dans l’exercice du mandat ou pour l’exécution du contrat; d) que le renseignement ne soit pas conservé lorsque le mandat est terminé ou le contrat exécuté; 2° y prévoir les obligations suivantes que doit respecter la personne ou l’organisme qui exerce le mandat ou exécute le contrat: a) transmettre à l’établissement, avant la communication du renseignement, un engagement de confidentialité complété par toute personne à qui le renseignement peut être communiqué dans l’exercice du mandat ou pour l’exécution du contrat; b) lorsque le mandat ou le contrat est exécuté dans les locaux de l’établissement, ne transmettre aucun renseignement ni transporter aucun document contenant un tel renseignement à l’extérieur de ces locaux, sauf lorsque le directeur général de l’établissement le lui permet; c) aviser sans retard le directeur général de l’établissement de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l’une ou l’autre des obligations relatives à la confidentialité du renseignement communiqué prévues au présent article; d) permettre à l’établissement d’effectuer toute vérification ou enquête relative à la confidentialité du renseignement communiqué. À l’occasion de l’octroi d’un mandat ou d’un contrat de service, l’établissement doit prendre les moyens nécessaires pour s’assurer que les renseignements communiqués conformément au présent article bénéficieront d’une protection équivalant à celle prévue à la présente loi dans les cas où le mandat ou le contrat de service peut être confié à
une personne ou à un organisme à l’extérieur du Québec de même que dans les cas où les renseignements peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec. Le tiers qu’une personne ou un organisme s’adjoint pour exercer un mandat ou pour exécuter un contrat est soumis aux mêmes obligations que celles qui sont imposées à une telle personne ou à un tel organisme conformément au deuxième alinéa. Toutefois, l’engagement de confidentialité prévu au sous-paragraphe a du paragraphe 2° du deuxième alinéa et l’avis prévu au sous-paragraphe c de ce paragraphe doivent être transmis par ce tiers à cette personne ou à cet organisme.
28. Les articles 17 à 27.3 s’appliquent malgré la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A‐2.1).
185.1. Le plan d’organisation d’un centre hospitalier doit également prévoir l’instauration d’un mécanisme central de gestion de l’accès aux services spécialisés et surspécialisés des départements cliniques du centre. Le mécanisme doit notamment prévoir qu’un médecin doit inscrire un usager sur la liste d’accès aux services spécialisés ou surspécialisés des départements cliniques du centre dès qu’il détermine que les services sont requis. Il doit de plus préciser les règles à suivre pour inscrire un usager sur la liste d’accès aux services spécialisés ou surspécialisés de tout département, les modalités de détermination et de communication à l’usager de la date prévisible de l’obtention de ces services de même que, dans le cas où ces services ne pourraient lui être dispensés à cette date, les mesures de rechange devant lui être offertes, telles la fixation d’une nouvelle date à convenir avec l’usager, le recours aux services d’un autre médecin du département concerné ou le recours à un autre établissement. Ce mécanisme est instauré après consultation des chefs de département clinique concernés et du conseil des médecins, dentistes et pharmaciens de l’établissement. Afin d’assurer une gestion uniforme de la liste d’accès prévue au premier alinéa, le ministre peut déterminer les renseignements qui doivent être recueillis et utilisés par les établissements et qui sont nécessaires à la gestion courante de leur liste d’accès. Ces derniers doivent de plus, lorsque le ministre le requiert, communiquer, de la manière et dans les délais qu’il indique, ces renseignements au prestataire choisi en application de l’article 520.3.0.1 afin qu’il les conserve et les gère pour le compte de chacun de ces établissements. Le plan d’organisation doit de plus identifier le responsable du mécanisme central de gestion de l’accès aux services. Sous l’autorité du directeur des services professionnels, ce responsable voit à ce que chaque chef de département clinique concerné s’assure, dans son
département, du bon fonctionnement du mécanisme. Il est également tenu d’offrir à l’usager qui ne pourra obtenir les services qu’il requiert à la date qui lui a été communiquée les mesures de rechange précisées dans le mécanisme. Enfin, il procède, le cas échéant, aux ajustements requis par les directives du ministre prises en application de l’article 431.2. Le directeur général fait rapport au conseil d’administration, au moins tous les trois mois, de l’efficacité du mécanisme central de gestion de l’accès aux services, notamment en regard du temps d’attente pour les usagers entre le moment de leur inscription sur la liste d’accès prévue au premier alinéa et celui de l’obtention des services spécialisés et surspécialisés qu’ils requièrent.
431.2. Lorsque le ministre estime, compte tenu des standards d’accès généralement reconnus et après avoir effectué les consultations appropriées, que le temps d’attente pour obtenir un service médical spécialisé dans l’ensemble du Québec ou dans l’une de ses régions est déraisonnable ou sur le point de le devenir, il peut, après avoir obtenu l’autorisation du gouvernement, prendre toute mesure nécessaire pour que soient mis en place, conformément à ses directives, des mécanismes particuliers d’accès permettant de rendre le service visé autrement accessible à l’intérieur du délai qu’il juge raisonnable. Le ministre peut requérir que les établissements concernés ou, le cas échéant, le prestataire choisi en application de l’article 520.3.0.1 lui fournissent, de la manière et dans les délais qu’il indique, ceux des renseignements recueillis en application de l’article 185.1 et qui sont nécessaires pour lui permettre d’apprécier si le temps d’attente pour obtenir un service médical spécialisé est déraisonnable ou sur le point de le devenir. À cette fin, le ministre peut également requérir que le prestataire produise et lui fournisse, à partir de ces renseignements, des statistiques par établissement, par région ou pour l’ensemble du Québec. Dans tous les cas, les renseignements ainsi fournis ne doivent pas permettre d’identifier les usagers des établissements. Les directives du ministre peuvent comprendre l’obligation pour tout établissement concerné par la dispensation du service médical spécialisé visé d’ajuster en conséquence les modalités de fonctionnement de son mécanisme central de gestion de l’accès à ce service de même que la nécessité pour les agences, en collaboration avec les réseaux universitaires intégrés de santé, de revoir les corridors de services de manière à faciliter autrement l’accès au service médical spécialisé visé. Le responsable du mécanisme central de gestion de l’accès aux services d’un centre hospitalier doit aviser le directeur des services professionnels dès qu’il estime, après avoir consulté le chef de
département clinique concerné, qu’un usager ne pourra obtenir de l’établissement un service médical spécialisé à l’intérieur du délai jugé raisonnable par le ministre. Le directeur des services professionnels propose alors et sans retard à l’usager une offre alternative de services qui tient compte du réseau d’accessibilité aux soins médicaux défini en application du paragraphe 3° du premier alinéa de l’article 417.11 et des corridors de services établis par l’agence afin que l’usager puisse, s’il le désire, obtenir le service médical spécialisé qu’il requiert à l’intérieur du délai jugé raisonnable par le ministre. Le ministre peut, malgré toute disposition inconciliable, assumer le coût de tout service obtenu, conformément à ses directives, dans un centre médical spécialisé visé au paragraphe 2° du premier alinéa de l’article 333.3 ou à l’extérieur du Québec.
520.3.0.1. Le ministre peut, par entente, retenir les services d’une agence, d’un organisme ou d’une autre personne aux fins de conserver et de gérer, pour le compte de chacun des établissements visés à l’article 185.1, les renseignements qu’ils recueillent en application de cet article, d’en extraire ceux qui doivent lui être fournis conformément à l’article 431.2 et de traiter et gérer ces dernières données à des fins statistiques pour permettre au ministre d’apprécier si le temps d’attente pour obtenir un service médical spécialisé est déraisonnable ou sur le point de le devenir. L’entente peut autoriser le prestataire à communiquer ces statistiques aux agences. L’entente doit prévoir que le prestataire est tenu, envers le ministre et les établissements concernés, aux mêmes obligations que celles prévues aux deuxième, troisième et quatrième alinéas de l’article 27.1 à l’égard des renseignements qui lui sont communiqués par les établissements et qui proviennent des dossiers des usagers. Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec 2. La Régie a pour fonction d’administrer et d’appliquer les programmes du régime d’assurance maladie institué par la Loi sur l’assurance maladie (chapitre A-29) ainsi que tout autre programme que la loi ou le gouvernement lui confie. Elle doit notamment, à ces fins: a) assumer le coût des services et des biens prévus aux programmes; b) contrôler l’admissibilité des personnes aux programmes de même que la rémunération versée aux professionnels de la santé et les paiements ou remboursements faits, selon le cas, aux établissements, aux laboratoires, à la personne qui a dispensé le service ou fourni le bien ou à la personne qui l’a reçu; c) conseiller le ministre de la Santé et des Services sociaux sur toute question que celui-ci lui soumet et le saisir de tout problème ou de toute
question qu’elle juge de nature à nécessiter une étude ou une action de la part de celui-ci ou de tout autre ministre ou organisme intéressé dans l’administration ou l’application d’un programme; d) organiser et gérer les recherches opérationnelles et d’évaluation nécessaires à la bonne administration et à l’application des programmes; e) publier, sous réserve de la section VII de la Loi sur l’assurance maladie, toutes les informations pertinentes à: i. ses activités de gestion, de recherches opérationnelles et d’évaluation; ii. la nature, la fréquence, la provenance, la destination, la distribution ainsi que le coût des services qu’elle a payés; iii. la rémunération totale et moyenne des professionnels de la santé, par catégorie et spécialité, par région, ainsi que par type d’actes; f) informer le public des possibilités d’accès à tous les services et biens qu’elle est habilitée à payer et des conditions à remplir pour y avoir accès; g) sous réserve des articles 63 et 64 de la Loi sur l’assurance maladie, informer les personnes qui ont bénéficié des services de santé du nom du professionnel de la santé, de l’établissement, du laboratoire et de toute personne qui leur a fourni des services assurés, des dates auxquelles ils ont été fournis, du coût de chaque service reçu et de la somme totale ainsi payée pour ces services pendant tel exercice; h) établir et tenir à jour, aux fins de la Loi sur l’assurance maladie, un fichier des professionnels de la santé, et, sous réserve de l’article 63 de la Loi sur l’assurance maladie, en faciliter l’accès au ministre de la Santé et des Services sociaux ou à son représentant autorisé aux fins de l’application de la Loi sur l’assurance maladie, de la Loi sur l’assurance-hospitalisation (chapitre A-28) et de toute autre loi dont l’application relève du ministre; h.0.1) (paragraphe abrogé); i) contribuer, sous réserve du neuvième alinéa de l’article 67 de la Loi sur l’assurance maladie, à la recherche dans le domaine de la santé et des services sociaux; j) (paragraphe abrogé); k) faire des recommandations au ministre de la Santé et des Services sociaux sur l’évolution des prix des médicaments déjà inscrits à la liste prévue à l’article 60 de la Loi sur l’assurance médicaments (chapitre A-29.01). La Régie exécute tout mandat que lui confie le ministre de la Santé et des Services sociaux. La Régie est dépositaire des données en matière de santé et de services sociaux que lui confie, par entente soumise à l’application de l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), le ministre de la Santé et des Services sociaux, une agence visée par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2), un
établissement au sens de cette loi, un directeur de santé publique ou le conseil régional institué par la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5). La Régie assume, pour le compte de celui qui lui confie les données, la gestion de celles-ci. La Régie exerce toute fonction qui lui est confiée conformément à la Loi concernant le partage de certains renseignements de santé (chapitre P-9.0001) et à la Loi favorisant l’accès aux services de médecine de famille et de médecine spécialisée (chapitre A-2.2). La Régie met en place un système visant à permettre à toute personne assurée, au sens de la Loi sur l’assurance maladie, de se trouver un médecin qui accepte d’en assurer le suivi médical. Elle met également en place un système visant à permettre à toute personne assurée de prendre rendez-vous avec un médecin omnipraticien soumis à une entente conclue en vertu de l’article 19 de cette loi. Elle peut également, à la demande du ministre, permettre l’utilisation de ce système pour la prise de rendez-vous avec un professionnel de la santé et des services sociaux exerçant sa profession au sein d’un groupe de médecine de famille et appartenant à une catégorie de professionnels identifiée par le ministre. La Régie doit, sur demande du ministre, évaluer la performance de ces systèmes. Un règlement du gouvernement peut prévoir les renseignements, issus de ces systèmes, qui doivent être communiqués au ministre par la Régie à des fins d’appréciation et d’évaluation des résultats en matière de santé et de services sociaux. Sous réserve des accès aux renseignements prévus pour les utilisateurs de ces systèmes, les renseignements qui y sont contenus bénéficient de la même protection que celle prévue à la section VII de la Loi sur l’assurance maladie. La Régie a également pour fonction d’établir et de tenir à jour un registre des consentements au prélèvement d’organes et de tissus après le décès à l’usage des organismes qui assurent la coordination des dons d’organes ou de tissus désignés par le ministre de la Santé et des Services sociaux conformément à l’article 2.0.11. La Régie exerce également toute fonction qui lui est déléguée aux termes d’une entente conclue avec un ministre.
Loi concernant le partage de certains renseignements de santé 73. Aux fins d’établir et d’assurer l’identification unique des personnes recevant des services de santé ou des services sociaux, des intervenants du secteur de la santé et des services sociaux et des organismes et lieux de dispensation de services de santé et de services sociaux lors de l’utilisation d’un actif informationnel du secteur de la santé et des services sociaux, sont mis en place les registres communs suivants: 1° le registre des usagers;
2° le registre des intervenants; 3° le registre des organismes. 74. La Régie de l’assurance maladie du Québec établit et maintient le registre des usagers permettant notamment d’assurer l’identification unique d’une personne recevant des services de santé ou des services sociaux, conformément aux règles particulières en matière de gestion de l’information définies par le dirigeant réseau de l’information du secteur de la santé et des services sociaux. 78. Le registre des usagers ne peut être utilisé qu’à des fins liées à l’organisation, la planification, la prestation de services ou à la fourniture de biens ou de ressources en matière de santé ou de services sociaux de même qu’aux fins prévues par la présente loi. 82. Afin que les renseignements contenus dans les fichiers ou index locaux d’une personne ou d’une société visée à l’article 4 soient à jour, exacts et complets, la Régie de l’assurance maladie du Québec peut lui communiquer les renseignements contenus au registre des usagers. Une telle personne ou une telle société peut, afin que les renseignements contenus dans ses fichiers ou index locaux soient à jour, exacts et complets, communiquer à la Régie de l’assurance maladie du Québec les renseignements visés à l’article 79. 85. La Régie de l’assurance maladie du Québec établit et maintient le registre des intervenants permettant notamment d’assurer l’identification unique d’un intervenant du secteur de la santé et des services sociaux, conformément aux règles particulières en matière de gestion de l’information définies par le dirigeant réseau de l’information du secteur de la santé et des services sociaux. 88. Le registre des intervenants ne peut être utilisé qu’à des fins liées à l’organisation, la planification, la prestation de services ou à la fourniture de biens ou de ressources en matière de santé ou de services sociaux de même qu’aux fins prévues par la présente loi. 94. Le ministre établit et maintient le registre des organismes permettant notamment l’identification unique des organismes et lieux de dispensation de services de santé et de services sociaux. Le ministre peut assumer lui-même la gestion opérationnelle de ce registre ou la confier à un organisme visé à l’article 14. 99. Les renseignements contenus dans une banque de renseignements de santé d’un domaine clinique, dans le registre des refus, dans le système de gestion des ordonnances électroniques de médicaments, dans le registre des usagers et dans le registre des intervenants sont confidentiels.
Ces renseignements ne peuvent être utilisés ou communiqués que conformément à la présente loi. Toute personne, toute société ou tout organisme qui reçoit communication de tels renseignements doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements ainsi communiqués.
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 6 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération: 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa.
6 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès.