Commission d’accès à l’information du Québec
Dossier : 1018145-S
Nom de l’organisme : Université du Québec à Montréal
Date : 3 novembre 2021
Membre :
M e Lina Desbiens
DÉCISION
ENQUÊTE en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] La Commission d’accès à l’information (la Commission) a mené une enquête à l’égard de l’Université du Québec à Montréal (l’UQAM) relativement à la réception de renseignements personnels obtenus sans l’autorisation préalable de la Commission par madame Catherine Haeck, professeure au département des sciences économiques de l’UQAM (la professeure). [2] La Commission conclut que l’UQAM n’a pas respecté la Loi sur l’accès, mais ferme le dossier, puisque les renseignements personnels communiqués ont été détruits.
APERÇU [3] La Commission a reçu une demande d’autorisation à recevoir communication de renseignements personnels de la professeure, et ce, en vertu de l’article 125 de la Loi sur l’accès. Lors de l’examen de cette demande 2 , l’analyste de la Direction de la surveillance constate que la professeure avait déjà obtenu certains renseignements personnels de la Commission scolaire de Montréal (CSDM) sans l’autorisation préalable de la Commission.
1 RLRQ, c.A-2.1, la Loi sur l’accès. 2 Dossier 1013029-S. La demande soumise par la professeure a trait à la recherche intitulée « L’impact de l’expansion du congé de maternité sur le développement cognitif des enfants du primaire » et vise tous les étudiants nés entre 1999 et 2002 dont le parcours scolaire suit une progression normale.
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[4] La Commission procède alors à une enquête auprès de la CSDM et de l’UQAM. Comme la CSDM a mis en place de nouvelles procédures dans le cadre des demandes de recherches universitaires, la Commission a fermé l’enquête menée à l’endroit de cet organisme en date du 20 février 2020. L’enquête s’est toutefois poursuivie à l’égard de l’UQAM.
AVIS D’INTENTION ET OBSERVATIONS [5] Le 21 décembre 2020, la Commission a transmis un avis d’intention informant l’organisme qu’à la lumière des informations dont elle disposait, la Commission pourrait : • conclure que l’UQAM ne respecte pas l’article 125 de la Loi sur l’accès en conservant des renseignements personnels qui ont été reçus par la professeure sans l’autorisation préalable de la Commission; • ordonner à l’UQAM de détruire les renseignements personnels reçus sans autorisation par la professeure dans le cadre de sa recherche. [6] Conformément à l’article 129 de la Loi sur l’accès, la Commission a invité l’organisme à fournir ses observations et un délai de 30 jours lui a été accordé pour ce faire. [7] Dans ses observations 3 , l’organisme soumet les éléments suivants : • Les données communiquées par la CSDM à la professeure Haeck n’ont jamais été utilisées par celle-ci ni par l’UQAM; • En date du 29 janvier 2021, la professeure a confirmé par écrit à la responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels de l’UQAM avoir procédé à la destruction des données communiquées par la CSDM dans le cadre de son projet de recherche; • Un communiqué sur le thème de la conduite responsable en recherche, préparé conjointement par le Secrétariat général (en tant que responsable de la protection des renseignements personnels) et le Vice-rectorat à la recherche, à la création et à la diffusion de l’UQAM, a été transmis en date du 29 janvier 2021, à la communauté de chercheurs de l’université. En lien avec l’article 125 de la Loi sur l’accès, ce communiqué rappelle notamment l’obligation d’obtenir le consentement des personnes concernées, ou dans certains cas, la nécessité d’obtenir l’autorisation préalable de la CAI.
3 Observations de l’UQAM datée du 29 janvier 2021.
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ANALYSE 1. L’UQAM est assujettie à la Loi sur l’accès [8] L’UQAM est un organisme public, plus précisément un organisme scolaire 4 au sein duquel la professeure exerce ses activités. À ce titre, l’UQAM est assujettie à la Loi sur l’accès qui établit des règles relatives à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation des renseignements personnels. 2. Les renseignements reçus par l’UQAM sont des renseignements personnels [9] La Loi sur l’accès prévoit que sont personnels, les renseignements qui concernent une personne physique et qui permettent de l’identifier, et ce, quelle que soit la forme du document où ils sont inscrits. De plus, un renseignement peut être qualifié de renseignement personnel qu’il soit utilisé seul ou avec d’autres. [10] La CSDM a communiqué à l’UQAM les renseignements suivants dans le cadre de la recherche menée par la professeure : 1. Identifiant unique banalisé pour l’école de l’étudiant; 2. Identifiant unique banalisé pour la classe de l’étudiant; 3. Identifiant unique banalisé pour l’étudiant; 4. Date de naissance de l’étudiant (semaine-MM-AAAA); 5. Sexe; 6. Lieu de naissance; 7. Résultat de l’étudiant à l’examen de français – lecture du ministère en 6 e année; 8. Résultat de l’étudiant à l’examen de mathématique – résoudre une situation de problème du ministère en 6 e année; 9. Résultat de l’étudiant à l’examen de mathématique – utiliser un raisonnement mathématique du ministère en 6 e année; 10. Plan d’intervention; 11. Code d’intervention; 12. Indicateur pour classe; 13. Indices de défavorisation matérielle et sociale de l’école;
4 Loi sur l’accès, articles 3 et 6.
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14. Nombre de jours d’absence. [11] L’UQAM est d’avis que les renseignements communiqués par la CSDM sont anonymisés, car il n’y a pas les nom et prénom de l’étudiant. L’UQAM précise que, par conséquent, « aucune donnée n’a permis ou ne permet d’identifier une personne ». [12] Or, le fait que la CSDM remplace les nom et prénom de l’étudiant par un identifiant unique banalisé ne signifie pas qu’il n’est plus possible d’identifier cet étudiant. En effet, la combinaison de renseignements, tels que la date de naissance, le sexe ou encore le lieu de naissance de l’étudiant avec les autres renseignements communiqués permettent d’identifier ce dernier. En ce sens, les renseignements reçus par l’UQAM ont un caractère personnel. [13] La Commission doit donc examiner les obligations de l’UQAM en ce qui a trait aux renseignements personnels obtenus par la professeure dans le cadre de sa recherche. OBLIGATIONS DE L’UQAM [14] La Loi sur l’accès prévoit que les renseignements personnels sont confidentiels et ne peuvent pas être communiqués sans le consentement des personnes concernées, sauf dans certains cas 5 . [15] Parmi ces cas figurent les autorisations que la Commission peut accorder à des fins de recherche. En effet, la Commission peut accorder à une personne ou à un organisme l’autorisation de recevoir communication de renseignements personnels contenus dans un fichier de renseignements personnels 6 . [16] La Commission peut accorder cette autorisation si elle est d’avis que : • l’usage projeté n’est pas frivole et que les fins recherchées ne peuvent être atteintes que si les renseignements sont communiqués sous une forme nominative; • les renseignements personnels seront utilisés d’une manière qui en assure le caractère confidentiel. [17] Si tel est le cas, la Commission peut accorder l’autorisation demandée pour la période et aux conditions qu’elle fixe 7 .
5 Loi sur l’accès, articles 53 et 59. 6 Loi sur l’accès, article 59 alinéa 2 paragraphe 5 et article 125. 7 Loi sur l’accès, article 125 alinéa 2.
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[18] L’UQAM devait donc, avant de recevoir communication des renseignements personnels de la CSDM, obtenir l’autorisation de la Commission. Or, il ressort de l’enquête que les renseignements personnels reçus par l’UQAM ont été communiqués sans l’autorisation préalable de la Commission. [19] Dès lors, même si l’UQAM indique que la recherche de la professeure est inactive, que les renseignements personnels communiqués par la CSDM n’ont jamais été utilisés et que des mesures de sécurité sont prises pour les protéger, la Commission conclut que l’UQAM n’a pas respecté son obligation. [20] La Commission souligne toutefois la démarche entreprise par l’UQAM d’informer et de sensibiliser la communauté des chercheurs de l’université sur leurs obligations en matière d’utilisation de renseignements personnels dans le cadre de recherche. [21] À cet égard, en plus de sensibiliser la communauté des chercheurs de l’université, la Commission recommande d’intégrer dans une procédure les informations relatives à l’application de l’article 125 de la Loi sur l’accès, notamment l’obligation d’obtenir le consentement des personnes concernées, ou dans certains cas, la nécessité d’obtenir l’autorisation préalable de la Commission.
POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [22] RECOMMANDE à l’organisme d’intégrer dans une procédure les informations relatives à l’application de l’article 125 de la Loi sur l’accès, notamment l’obligation d’obtenir le consentement des personnes concernées, ou dans certains cas, la nécessité d’obtenir l’autorisation préalable de la Commission. [23] PREND ACTE de la confirmation par la professeure le 29 janvier 2021 de la destruction des données communiquées par la CSDM dans le cadre de son projet de recherche. [24] FERME le présent dossier.
M e Lina Desbiens Membre de la Commission, section de surveillance