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AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION DE L’ENQUÊTE QUÉBÉCOISE SUR LE CANNABIS, 2022
ENTRE LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC ET L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC
DOSSIER : 1027253-S
NOVEMBRE 2021
Dossier : 1027253-S
1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , l’Institut de la statistique du Québec (l’ISQ) a présenté, pour avis à la Commission d’accès à l’information (la Commission), un projet d’entente de communication de renseignements personnels intitulé : « Entente de communication de renseignements nécessaires à la réalisation de l’Enquête québécoise sur le cannabis, 2022 » 2 (l’Entente) entre la Régie de l’assurance maladie du Québec (la RAMQ) et l’ISQ.
Ce projet d’entente a pour but de permettre à l’ISQ d’obtenir de la RAMQ la communication de renseignements personnels qu’elle détient dans l’exécution du régime d’assurance maladie, pour la réalisation du mandat confié par le ministère de la Santé et des Services sociaux (le MSSS) visant à réaliser l’Enquête québécoise sur le cannabis, 2022 (l’Enquête). L’ISQ doit recevoir communication des renseignements personnels détenus par la RAMQ afin de pouvoir contacter les personnes de l’échantillon, d’abord par l’envoi d’une lettre présentant les objectifs de l’Enquête.
En effet, l’ISQ s’est vu confier le mandat d’effectuer l’Enquête pour le compte du MSSS. Pour la réalisation de ce mandat, elle doit obtenir de la RAMQ la communication de renseignements qu’elle détient dans l’exécution du régime d’assurance maladie. Les renseignements détenus par la RAMQ sont confidentiels en vertu de la Loi sur l’assurance maladie 3 et ne peuvent être communiqués à l’ISQ que lorsque ceux-ci sont nécessaires à l’exercice de ses attributions et conformément à la Loi sur l’accès.
Dans le cadre du présent avis, la Commission prend acte que le projet d’enquête sera soumis au Comité d’éthique de l’ISQ le 17 décembre 2021, l’avis du Comité d’éthique étant attendu dans la semaine du 10 janvier 2022.
Après l’analyse du projet d’entente soumis pour avis et de l’information obtenue par sa Direction de la surveillance, la Commission émet un avis favorable, puisque les conditions prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès sont satisfaites.
1 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès. 2 Quatre projets d’entente portant sur l’Enquête québécoise sur le cannabis de 2018 (1017459-S), de 2019 (1019668-S), de 2020 (1022602-S) et de 2021 (1024445-S) ont été soumis à la Commission par le passé. 3 RLRQ, c. A-29, la LAM.
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2. ANALYSE Le projet d’entente présenté à la Commission repose sur les articles 2 et 5 de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec 4 , les articles 63 et 67 de la LAM et sur la Loi sur l’accès. Les dispositions pertinentes relatives à ce projet d’entente sont reproduites en annexe du présent avis.
Dans le cadre de son analyse et conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit prendre en considération :
La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la Loi sur l’accès;
L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la Loi sur l’accès
En principe, un organisme public ne peut communiquer un renseignement personnel sans le consentement des personnes concernées. Toutefois, l’article 68 de la Loi sur l’accès prévoit qu’une telle communication est possible.
En effet, cet article prévoit les conditions d’ouverture à la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée et ce que l’Entente doit contenir.
Communication nécessaire Selon le premier paragraphe du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication :
doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur;
ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. En l’espèce, la communication des renseignements personnels est nécessaire aux attributions de l’organisme receveur.
En effet, l’ISQ s’est vu confier le mandat d’effectuer l’Enquête pour le compte du MSSS. Cette enquête vise à établir la prévalence de la consommation de cannabis, à mesurer les perceptions de la population et les normes sociales à
4 RLRQ, c. I-13.011, la Loi sur l’Institut.
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l’égard du cannabis, à analyser l’évolution de la consommation de cannabis et les normes sociales à l’égard du cannabis et à mettre en relation les résultats de l’Enquête avec le contexte exceptionnel de la pandémie de COVID-19. Les renseignements obtenus serviront à contacter la population constituée de personnes de 15 ans et plus. À partir d’un échantillon d’au plus 26 000 personnes, l’Enquête vise à obtenir des réponses auprès d’environ 15 000 personnes.
Une lettre présentant l’Enquête, ses objectifs ainsi que l’utilisation qui sera faite des renseignements personnels recueillis sera envoyée par la poste à l’adresse de la personne échantillonnée. Il sera indiqué que cette enquête est volontaire et que la personne échantillonnée peut remplir le questionnaire en ligne via le site Web de l’ISQ, ou encore que l’ISQ communiquera avec elle pour recueillir ses réponses par téléphone. Pour les personnes mineures au moment de l’Enquête, une lettre d’information sera d’abord envoyée aux titulaires de l’autorité parentale afin de leur donner une occasion valable de refuser que leur enfant participe.
Contenu de l’Entente La Commission constate que le projet d’entente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi. Elle souligne les éléments suivants :
Identification des organismes : Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme qui le reçoit.
La clause 2.1 du projet d’entente prévoit que la RAMQ est l’organisme qui communiquera les renseignements personnels et l’ISQ est celui qui les recevra.
Finalité de la communication : Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué.
Comme prévu à la clause 1.1 du projet, l’Entente a pour but de permettre à l’ISQ d’obtenir de la RAMQ les renseignements personnels qu’elle détient dans l’exécution du régime d’assurance maladie pour la réalisation de l’Enquête. Cette enquête sera réalisée auprès des personnes de 15 ans et plus qui répondent aux critères de sélection énumérés aux paragraphes a) à f) de la clause 1.2.
Nature des renseignements : Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués.
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La clause 1 de l’annexe A du projet d’entente, intitulée « Renseignements communiqués », énumère aux points 1 à 17, les renseignements personnels qui seront communiqués à l’ISQ par la RAMQ. Il s’agit de renseignements extraits du « Fichier d’inscription des personnes assurées » de la RAMQ.
Mode de communication utilisé : Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme receveur.
La clause 2.1 du projet d’entente mentionne que les renseignements seront communiqués par des moyens sécurisés. Il pourra s’agir de messagerie interne, transporteur sécuritaire ou télécommunication sécurisée.
Mesures de sécurité : Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel.
Selon l’information fournie par l’ISQ, les renseignements seront conservés dans un répertoire sécurisé. Ce répertoire sera accessible uniquement aux personnes autorisées et dont les fonctions le requièrent. À cet effet, seules les personnes impliquées dans la réalisation de l’Enquête et faisant partie des directions travaillant directement avec les renseignements ont accès à ce répertoire, soit la Direction de la méthodologie et la Direction de la gestion de la collecte.
La clause 5 du projet d’entente prévoit que l’ISQ reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui seront communiqués. À cette fin, l’ISQ s’engage à prendre les mesures de sécurité qui sont énoncées aux points 5.1.1 à 5.1.7.
Périodicité de la communication : Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements.
La fréquence des communications des renseignements personnels sera réalisée conformément à la clause 11 de l’annexe A du projet d’entente. Plus précisément, les communications entre la RAMQ et l’ISQ se feront selon plusieurs étapes :
1) la RAMQ transmet à l’ISQ les statistiques pour la stratification le 5 janvier 2022;
2) l’ISQ transmet à la RAMQ des critères d’échantillonnage au plus tard le 7 janvier 2022;
3) la RAMQ transmet à l’ISQ le fichier contenant les renseignements sur les personnes échantillonnées au plus tard le 21 janvier 2022;
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4) l’ISQ transmet à la RAMQ une demande de mise à jour des coordonnées des personnes échantillonnées à titre d’information de contact le 18 avril 2022;
5) la RAMQ transmet à l’ISQ la mise à jour des coordonnées demandées le 2 mai 2022.
Durée de l’entente : Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée.
La clause 6 du projet d’entente prévoit les modalités d’entrée en vigueur de l’Entente et sa durée. En vertu de la clause 6.2, l’Entente prendra fin lorsque les communications de renseignements personnels énoncées à l’annexe A seront réalisées.
L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des personnes concernées
Après avoir vérifié la conformité du projet d’entente aux conditions visées par l’article 68 de la Loi sur l’accès, la Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées par rapport à la nécessité des renseignements pour l’organisme qui en reçoit communication, et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès.
À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que :
les renseignements personnels communiqués par la RAMQ à l’ISQ sont limités à ceux prévus au projet d’entente;
la nécessité de recevoir communication des renseignements personnels détenus par la RAMQ a été démontrée par l’ISQ;
les renseignements communiqués ne serviront qu’aux fins du projet d’entente;
des numéros banalisés [c.-à-d. identifiant banalisé de la personne assurée] seront attribués aux renseignements communiqués;
des mesures sont prévues au projet d’entente pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels communiqués;
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l’ISQ reconnaît le caractère confidentiel des renseignements visés par le projet d’entente et des mesures de sécurité sont prévues pour en assurer la protection;
le projet d’entente énonce les principes régissant la destruction des renseignements personnels communiqués;
La RAMQ prend les dispositions nécessaires pour informer les personnes concernées que des renseignements les concernant peuvent être communiqués à l’ISQ en vertu des dispositions de la Loi sur l’accès;
L’ISQ prend les moyens nécessaires pour informer les personnes concernées que les renseignements proviennent de la RAMQ.
3. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une Entente approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance le 2 novembre 2021.
La Commission rappelle que cet avis est conditionnel à la réception d’un avis favorable du Comité d’éthique de l’ISQ portant sur l’Enquête.
p. j. Annexe - Dispositions législatives relatives au présent projet d’entente
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Annexe Dispositions législatives relatives à l’Entente de communication de renseignements nécessaires à la réalisation de l’Enquête québécoise sur le cannabis, 2022 entre la RAMQ et l’ISQ.
Dispositions législatives spécifiques Loi sur l’institut de la statistique du Québec 2. L’Institut a pour mission de fournir des informations statistiques qui soient fiables et objectives sur la situation du Québec quant à tous les aspects de la société québécoise pour lesquels de telles informations sont pertinentes.
L‘Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement, sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci produisent à des fins administratives. Il est le responsable de la réalisation de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général.
5. Pour la réalisation de sa mission, l’institut peut: 1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec;
(…) 5° fournir aux ministères et organismes du gouvernement et à ses autres clients des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de la statistique;
(…) 7° développer les méthodologies, les cadres d’intégration et les autres outils requis.
Loi sur l’assurance maladie 63. Les membres, les fonctionnaires et les employés de la Régie, de même que les membres et les employés d’un comité de révision constitué en vertu de l’article 41 et d’un conseil d’arbitrage visé à l’article 54 ne doivent pas révéler, autrement que suivant l’article 283 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01), un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi.
Toutefois, une personne visée au premier alinéa peut, en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide, communiquer un renseignement dans les conditions prévues aux articles 59.1 et 60.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).
67. L’article 63 n’interdit pas de révéler, pour fins de statistiques, des renseignements obtenus pour l’exécution de la présente loi, pourvu qu’il ne soit pas possible de les relier à une personne particulière.
[…] Il n’interdit pas non plus de révéler un renseignement obtenu pour l’exécution de la présente loi à l’Institut de la statistique du Québec institué en vertu de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011) lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice de ses attributions, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
67.3. Un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visée aux articles 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1, à l’exception de la communication d’un renseignement personnel requis par une personne ou un organisme pour imputer, au compte d’un membre d’un organisme public, de son conseil d’administration ou de son personnel, un montant dont la loi oblige la retenue ou le versement.
Un organisme public doit aussi inscrire dans ce registre une entente de collecte de renseignements personnels visée au troisième alinéa de l’article 64, de même que l’utilisation de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis visées aux paragraphes 1° à 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1.
Dans le cas d’une communication d’un renseignement personnel visée au premier alinéa, le registre comprend:
1° la nature ou le type de renseignement communiqué; 2° la personne ou l’organisme qui reçoit cette communication; 3° la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l’indication, le cas échéant, qu’il s’agit d’une communication visée à l’article 70.1;
4° la raison justifiant cette communication. Dans le cas d’une entente de collecte de renseignements personnels, le registre comprend:
1° le nom de l’organisme pour lequel les renseignements sont recueillis; 2° l’identification du programme ou de l’attribution pour lequel les renseignements sont nécessaires;
3° la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission; 4° la nature ou le type de renseignements recueillis; 5° la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis;
6° la catégorie de personnes, au sein de l’organisme qui recueille les renseignements et au sein de l’organisme receveur, qui a accès aux renseignements.
Dans le cas d’utilisation d’un renseignement personnel à une autre fin que celle pour laquelle il a été recueilli, le registre comprend:
1° la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l’article 65.1 permettant l’utilisation;
2° dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1, la disposition de la loi qui rend nécessaire l’utilisation du renseignement;
3° la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l’utilisation indiquée.
68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel:
1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion;
1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient;
3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette personne.
Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique: 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille;
2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel;
6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente. 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis.
La Commission doit prendre en considération: 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1;
2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours.
L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente.
L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa.