Section surveillance

No de dossier 9378-21 Code de projet : KXF-10

ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION DE L’ENQUÊTE QUÉBÉCOISE SUR LE CANNABIS, 2022

ENTRE :

LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC, personne morale de droit public, légalement instituée en vertu de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec (RLRQ, chapitre R-5) ayant son siège au 1125, Grande Allée Ouest, Québec (Québec) G1S 1E7, représentée par monsieur Marco Thibault, président-directeur général, dûment autorisé aux fins des présentes

ci-après appelée la « Régie »

ET :

L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC, organisme légalement institué en vertu de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011), ayant son siège au 200, chemin Sainte-Foy, 5 e étage, Québec (Québec) G1R 5T4, agissant par monsieur Daniel Florea, statisticien en chef, dûment autorisé aux fins des présentes;

ci-après appelé l’« Institut » ci-après collectivement désignés les « Parties »

ATTENDU QU’en vertu de l’article 2 de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (RLRQ, chapitre I-13.011), ci-après appelée la « Loi sur l’Institut », l’Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement et qu’il est le responsable de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général;

ATTENDU QUE le premier paragraphe de l’article 5 de la Loi sur l’Institut énonce que pour la réalisation de sa mission, l’Institut peut faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec;

ATTENDU QU’en vertu du cinquième paragraphe de l’article 5 de la Loi sur l’Institut, l’Institut peut fournir aux ministères et organismes, dont le ministère de la Santé et des Services sociaux, des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de la statistique;

ATTENDU QU’en vertu du septième paragraphe de l’article 5 de la Loi sur l’Institut, l’Institut peut développer les méthodologies, les cadres d’intégration et les autres outils requis;

ATTENDU QUE l’Institut s’est vu confier le mandat d’effectuer, pour le compte du ministère de la Santé et des Services sociaux du Québec, l’Enquête québécoise sur le cannabis (2022) ci-après appelée l’« Enquête »;

ATTENDU QUE l’Institut doit, pour la réalisation de ce mandat, obtenir des renseignements détenus par la Régie en application de la Loi sur l’assurance maladie (RLRQ, chapitre A-29, ci-après la « LAM »);

Initiales des Parties

2

ATTENDU QUE les renseignements détenus par la Régie dans l’exercice de ses fonctions sont confidentiels en vertu de l’article 63 de la LAM et ne peuvent être communiqués que selon ce que prévoit cette loi;

ATTENDU QUE le cinquième alinéa de l’article 67 de la LAM permet à la Régie de révéler à l’Institut, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1), ci-après appelée « Loi sur l’accès », un renseignement obtenu pour l’exécution de la LAM lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice de ses attributions;

ATTENDU QUE selon le premier paragraphe du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, dans le cadre d’une entente écrite, la Régie peut communiquer à l’Institut, sans le consentement de la personne concernée, des renseignements personnels, lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’Institut;

ATTENDU QUE le deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès prévoit que ces communications s’effectuent dans le cadre d’une entente écrite;

ATTENDU QU’en vertu de l’article 67.3 de la Loi sur l’accès, la Régie doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visée à l’article 68 de cette loi;

ATTENDU QUE, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, une entente visée par l’article 68 de cette loi doit être soumise à la Commission d’accès à l’information du Québec, ci-après appelée « CAI », pour avis;

ATTENDU QUE la présente entente a été soumise à la CAI pour avis (dossier 1027253-S) et qu’un avis favorable a été émis par cette dernière en date du 30 novembre 2021.

EN CONSÉQUENCE, les Parties conviennent de ce qui suit :

1.

OBJET 1.1 La présente entente a pour objet de permettre à l’Institut d’obtenir de la Régie la communication de renseignements qu’elle détient dans l’exécution du régime d’assurance maladie, pour la réalisation du mandat confié par le ministère de la Santé et des Services sociaux visant à réaliser l’Enquête.

1.2 Les renseignements visés par la communication concernent des personnes âgées de 15 ans et plus :

a) admissibles à l’assurance maladie; b) possédant une adresse effective au Québec au moment de l’Enquête; c) ne résidant pas dans un centre d’hébergement public; d) ne résidant pas en établissements pénitentiaires; e) ne résidant pas dans les régions 17 (Nunavik) et 18 (Terres-Cries-de-la-Baie-James); f) n’étant pas décédées.

Initiales des Parties

2.

3.

4.

5.

RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS, FRÉQUENCE DE LA COMMUNICATION

2.1

2.2

MODALITÉS

3

ET

La Régie communique à l’Institut, au moyen d’une télécommunication sécurisée suivant une technologie convenue entre les Parties, ou par tout autre moyen sécurisé, un fichier contenant les renseignements énumérés à l’Annexe A de la présente entente selon les modalités et la fréquence qui y sont prévues;

Les Parties conviennent que la communication dudit fichier de renseignements est nécessaire à l'exercice du mandat confié à l’Institut.

OBLIGATION GÉNÉRALE 3.1 Les Parties conviennent de s’informer mutuellement par écrit de tout changement opérationnel ou budgétaire qui pourrait affecter l’exécution de la présente entente;

3.2

La Régie s’engage à prévenir l’Institut, dans un délai raisonnable, de toute modification à ses systèmes qui sera susceptible d’affecter le traitement des renseignements ou leur qualité ou d’en retarder la transmission.

OBLIGATIONS DE LA RÉGIE La Régie s’engage à : 4.1 S’assurer que les renseignements qu’elle communique à l’Institut, énumérés à l’Annexe A de la présente entente, sont conformes à ceux qu’elle détient sans toutefois en garantir l’exactitude;

4.2

Inscrire, conformément à l’article 67.3 de la Loi sur l’accès, la communication de renseignements visés à l’article 68 dans un registre tenu à cet effet.

OBLIGATIONS DE L’INSTITUT 5.1 L’Institut reconnaît et déclare que le fichier de renseignements demeure la propriété de la Régie et qu’il ne lui est fourni que pour les fins prévues à la présente entente. L’Institut reconnaît également le caractère confidentiel de ces renseignements et s’engage à :

5.1.1

5.1.2

5.1.3

Protéger ces renseignements et leur appliquer les mesures de conservation et de contrôle prévues à la clause 7 de la présente entente ainsi que les mesures de sécurité énoncées à l’Annexe B;

N’utiliser ou permettre que lesdits renseignements ne soient utilisés qu’aux fins prévues par la présente entente;

Ne pas communiquer ni permettre que soient communiqués les renseignements obtenus, à moins d’obtenir le consentement des personnes concernées;

Initiales des Parties

6.

7.

5.1.4

5.1.5

5.1.6

5.1.7

4

Avant la communication, obtenir un engagement de confidentialité complété par toute personne à qui le renseignement peut être communiqué conformément à l’article 25 de la Loi sur l’Institut;

Ne pas coupler les renseignements obtenus avec les autres fichiers qu’il détient, à l’exception des renseignements recueillis dans le cadre de la présente Enquête et la variable géographique créée à partir du code postal fourni;

Aviser immédiatement la Régie de tout événement pouvant porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements et de tout incident susceptible d’entraîner la perte du fichier de renseignements ou d’une partie de celui-ci;

Collaborer avec la Régie à toute vérification concernant le respect de la confidentialité des renseignements communiqués et le contrôle de leur utilisation.

DURÉE ET ENTRÉE EN VIGUEUR 6.1 La présente entente entre en vigueur sur apposition de la dernière signature après l’émission d’un avis favorable de la CAI;

6.2

L’entente prend fin lorsque les communications de renseignements prévues à l’Annexe A seront réalisées.

CONSERVATION ET CONTRÔLE 7.1 L’Institut s’engage à détruire de façon sécuritaire les renseignements obtenus de la Régie, incluant l’original et les autres copies sur tout type de support, au plus tard douze (12) mois après la fin de la collecte de l’Enquête à l’exception du numéro banalisé tel que prévu à l’Annexe A;

7.2

7.3

7.4

7.5

L’Institut s’engage formellement à garder confidentiel le numéro banalisé de la Régie et à ne pas le communiquer à qui que ce soit;

L’Institut informe par écrit la Régie et la CAI qu’il s’est conformé à ses obligations de destruction desdits renseignements au plus tard trente (30) jours après le jour de leur destruction;

L’Institut s’engage à fournir à la Régie, sur demande, l’état de conservation des renseignements communiqués, et ce, jusqu’à leur destruction complète, le cas échéant;

En cas de résiliation, l’Institut s’engage à détruire les renseignements obtenus de la Régie, incluant l’original et la copie de sécurité, au plus tard trente (30) jours de la prise d’effet de la résiliation. L’Institut informe par écrit la Régie ainsi que la CAI qu’il s’est conformé à ses obligations de destruction des renseignements communiqués au plus tard trente (30) jours après le jour de leur destruction.

Initiales des Parties

8.

9.

10.

5

INFORMATION DES CITOYENS 8.1 La Régie prend les dispositions nécessaires pour informer les personnes concernées que des renseignements les concernant peuvent être communiqués à l’Institut en vertu des dispositions de la Loi sur l’accès;

8.2

L’Institut prend les moyens nécessaires pour informer les personnes concernées que les renseignements proviennent de la Régie.

MODIFICATION À L’ENTENTE 9.1 L’entente ne peut être modifiée que par un avis favorable de la CAI et un écrit portant la signature des Parties. Cet écrit ne doit en aucun cas changer la nature de l’entente et doit être signé en double exemplaire et joint à la présente entente;

9.2

9.3

Toute modification entre en vigueur à la date de l’apposition de la dernière signature des Parties à l’écrit ou à toute autre date convenue entre elles;

Une modification aux Annexes C et D peut être faite par lettre transmise au responsable organisationnel de l’autre Partie. Elle entre en vigueur à la date de l’écrit ou à toute autre date qui pourrait y être indiquée.

RÉSILIATION 10.1 Chaque Partie se réserve le droit de résilier la présente entente si l’une d’entre elles fait défaut de remplir l’un ou l’autre des termes, conditions ou obligations qui lui incombent en vertu de celle-ci;

10.2 La Partie désirant résilier l’entente peut y mettre fin par la transmission d’un avis écrit à cet effet d’au moins soixante (60) jours. Aucune indemnité de quelque nature que ce soit ne peut être exigée en raison de la résiliation de la présente entente;

10.3 Les dispositions relatives à la confidentialité et à l’usage des renseignements communiqués demeurent en vigueur malgré la résiliation de l’entente;

10.4 La Partie qui résilie la présente entente doit transmettre un avis à la CAI dans les trente (30) jours suivant la date de résiliation.

11.

CLAUSES DIVERSES 11.1 Le préambule et les documents ci-annexés font partie intégrante de la présente entente comme s’ils y étaient au long récités. Les Parties reconnaissent en avoir reçu une copie, les avoir lus et consentent aux normes et aux conditions qui y sont énoncées;

11.2 L’Institut assume les frais encourus par la Régie pour l’application de la présente entente.

Initiales des Parties

12.

6

AVIS ET COMMUNICATIONS 12.1 Les communications et avis devant être transmis en vertu de la présente entente, pour être valides et lier les Parties, doivent être donnés par écrit et être transmis par un moyen permettant de prouver la réception à un moment précis;

12.2 Les représentants sont nommés aux Annexes C et D de la présente entente; 12.3 Si le remplacement du représentant d’une Partie est nécessaire pendant la durée de la présente entente, les Parties s’engagent à en aviser l’autre Partie et à pourvoir au remplacement requis dans les meilleurs délais;

12.4 Tout avis doit être expédié aux adresses suivantes : Pour la Régie : Secrétaire générale Régie de l’assurance maladie du Québec 1125, Grande-Allée Ouest, 8 e étage Québec (Québec) G1S 1E7

Pour l’Institut :

Secrétaire générale Institut de la statistique du Québec 200, chemin Sainte-Foy, 5 e étage Québec (Québec) G1R 5T4

Initiales des Parties

7

EN FOI DE QUOI, les Parties ont signé la présente entente, par moyen technologique, de la façon suivante :

Ce _1_7__ e jour du mois de ___d_é_c_e_m__b_re_______ 2021, à Québec LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC

MARCO THIBAULT Président-directeur général

____________

Ce __1_6_ e jour du mois de __d_é_c_e_m__b_re________ 2021, à Québec L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC

DANIEL FLOREA Statisticien en chef

____________

Initiales des Parties

8

ANNEXE A RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS MODALITÉS ET FRÉQUENCE DE LA COMMUNICATION (Clause 2 de l’entente)

9

RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS 1. La Régie transmet à l’Institut des fichiers de renseignements à partir du « Fichier d’inscription des personnes assurées (FIPA) », constitués des renseignements suivants pour toutes les personnes sélectionnées pour participer à l’Enquête en fonction des spécifications prévues aux articles 2 et suivants de la présente Annexe :

1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8. 9.

Identifiant banalisé de la personne assurée; Nom et prénom; Adresse complète (numéro civique, rue, numéro d’appartement s’il y a lieu, la municipalité, le code postal);

Numéro de téléphone de jour (lorsque disponible) (10 positions); Poste téléphonique de jour (6 positions); Numéro de téléphone de soir (lorsque disponible) (10 positions); Poste téléphonique de soir (6 positions); Indicateur que l’individu habite ou non dans la RSS de Montréal; Groupe d’âge (15-17 ans, 18-20 ans, 21-24 ans, 25-34 ans, 35-44 ans, 45-54 ans, 55 à 64 ans, 65 ans et plus);

10. Sexe; 11. Date de naissance (année et mois); 12. Numéro de strate (combinaisons du RSS de Montréal ou non, du groupe d’âge et du sexe);

13. Langue de correspondance; 14. Nom du conjoint ou de la conjointe, s’il y a lieu (vivant à la même adresse que la personne faisant partie de l’Enquête);

15. Nom et prénom du porteur de l’adresse (si l’individu est âgé de 17 ans ou moins et qu’il possède un porteur d’adresse);

16. Lien avec le porteur d’adresse (mère ou père ou autre); 17. Nombre de personnes vivant à la même adresse.

2.

3.

4.

Par souci de cohérence avec les appariements effectués dans le cadre de l’entente-cadre relative à la création de clés d’appariement conclue entre la Régie et l’Institut le 22 juin 2017, le numéro banalisé de l’individu fourni par la Régie sera celui prévu à cette entente.

La Régie conservera le numéro banalisé de la personne assurée étant donné que des travaux ultérieurs peuvent être requis à la suite de la réalisation de l’Enquête.

Les renseignements obtenus serviront à contacter les répondants d’abord par l’envoi d’une lettre présentant les objectifs de l’enquête. Ces renseignements seront également utilisés lors des rappels téléphoniques. Enfin, certains renseignements serviront pour des besoins de méthodologie comme la stratification ou l’ajustement de la non-réponse.

Initiales des Parties

5.

6.

7.

8.

9.

10

La population visée par l’enquête est constituée des personnes âgées de 15 ans et plus vivant dans un ménage non institutionnel au Québec.

Sont exclues de la population visée : 1) les personnes demeurant dans un logement collectif comme les Centres d’hébergement de soins de longue durée (CHSLD), les Centres d’hébergement, les centres d’accueil public et les établissements pénitentiaires; 2) les personnes résidant dans les régions 17 (Nunavik), 18 (Terres-Cries-de-la-Baie-James) et 3) les personnes décédées.

La taille de l’échantillon est établie en fonction de la portée de l’enquête (nombre de personnes potentiellement visées par la communication de renseignements personnels sans consentement).

Pour l’Enquête, la taille de l’échantillon est estimée à au plus 26 000 personnes afin d’obtenir des estimations précises à l’échelle du Québec et de la région de Montréal.

Les renseignements seront sur support informatique et la structure des données respecte le format prescrit par la Régie.

10. Les communications des renseignements se feront par messagerie interne, par transporteur sécuritaire ou par télécommunication sécurisée.

11. Sous réserve d’un avis favorable de la CAI, la date de début de la collecte de données est fixée au 9 février 2022. Les communications entre la Régie et l’Institut se feront selon les étapes suivantes :

a. b. c.

d. e.

La Régie transmet à l’Institut les statistiques pour la stratification le 5 janvier 2022; L’Institut transmet à la Régie les critères d’échantillonnage au plus tard le 7 janvier 2022; La Régie transmet à l’Institut le fichier contenant les renseignements sur les personnes échantillonnées au plus tard le 21 janvier 2022; L’Institut transmet à la Régie une demande de mise à jour des coordonnées des personnes échantillonnées à titre d’information de contact le 18 avril 2022; La Régie transmet à l’Institut la mise à jour des coordonnées demandées le 2 mai 2022.

Initiales des Parties

ANNEXE B MESURES DE SÉCURITÉ À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS (Clause 5 de l’entente)

11

Les clauses ci-dessous constituent les exigences minimales de sécurité appliquées par l’Institut pour toutes les données de la Régie. Les mesures sont maintenues jusqu’à la destruction des fichiers et renseignements.

Ces exigences en matière de sécurité de l’information sont communiquées aux employés ou aux mandataires de l’Institut avant qu’il ait accès aux renseignements de la Régie. De plus, ces exigences sont disponibles pour référence, au besoin.

L’Institut définit et met en œuvre un système de gestion de la sécurité de l’information, basé sur les meilleures pratiques du domaine, qui s’appuie notamment sur des processus de sécurité de l’information formels, normalisés et connus de tous.

Définitions « Méthodes de contrôle d’accès logique » : processus visant à assurer l’identification appropriée, l’authentification et la responsabilisation en ce qui concerne l’accès à un système informatique. Ces méthodes comprennent notamment des comptes d’utilisateurs individuels, des mots de passe complexes changés de façon régulière, des privilèges d’accès en fonction des travaux à réaliser et des pistes de vérification.

« Actif informationnel » : une banque d’informations, un système d’information, un réseau de télécommunication, une infrastructure technologique ou un ensemble de ces éléments pouvant servir à recevoir, à stocker, à traiter ou à transmettre des renseignements.

« Appareil mobile et support amovible » : appareils qui sont portatifs et qui contiennent de l’espace de stockage, notamment les ordinateurs portables, les CD-ROM, les clés USB, les supports de sauvegarde et les disques durs amovibles.

Accès physique et logique 1. L’accès aux renseignements est limité aux employés de l’Institut ou ses mandataires autorisés. L’Institut assure le maintien d’une piste vérifiable et non équivoque portant sur l’accès aux renseignements. 2. L’Institut devra rendre disponibles, sur demande de la Régie, les informations relatives aux accès à ses renseignements. L’Institut conserve cette information et s’assure de son intégrité. 3. L’Institut s’assure de l’authentification des utilisateurs et des systèmes préalablement à l’accès aux renseignements ou aux systèmes donnant accès à ces renseignements. 4. L’Institut met en place des mécanismes (administratifs ou technologiques) pour restreindre les possibilités d’utilisation inappropriée des renseignements. 5. L’Institut s’engage à maintenir et à appliquer des procédures de sécurité physique permettant de restreindre et contrôler l’accès physique aux installations et infrastructures permettant l’accès aux renseignements. 6. Tous les actifs informationnels donnant accès aux renseignements utilisent des méthodes de contrôle d’accès logique. 7. L’accès à un actif informationnel donnant accès aux renseignements est verrouillé en l’absence de la personne autorisée.

Initiales des Parties

12

Environnement technologique 8. Les actifs informationnels sont dotés d’un logiciel antivirus fonctionnel et à jour. 9. Les correctifs de sécurité sont mis à jour dès que disponibles. 10. Les actifs informationnels sont protégés par des mécanismes pouvant prévenir les intrusions physiques et logiques. 11. Les actifs informationnels servant à l’entreposage et à la transmission de renseignements sont situés dans une zone sécuritaire à accès contrôlé pour s’assurer que seuls les employés de l’Institut ou ses mandataires autorisés peuvent y accéder. 12. Lorsque les renseignements sont conservés sur des appareils mobiles et sur des supports amovibles, des mots de passe complexes et un mécanisme de chiffrement conforme aux bonnes pratiques de l’industrie sont utilisés. Cela s’applique également aux copies de sauvegarde.

Communication et transport 13. Les renseignements et les communications sont chiffrés dès qu’ils se trouvent à l’extérieur des locaux de l’Institut. 14. Les renseignements ne peuvent être rendus accessibles à l’extérieur du territoire québécois sans l’approbation d’une dérogation par la Régie. 15. Les appareils mobiles et les supports amovibles stockant les renseignements sont entreposés dans des contenants sécuritaires lorsqu’ils ne sont pas utilisés. Cela s’applique également aux copies de sauvegarde des renseignements. 16. Les documents imprimés contenant les renseignements sont toujours entreposés dans des contenants sécuritaires lorsqu’ils ne sont pas utilisés. L’accès aux contenants sécurisés (ex. : gestion de clés) répond aux exigences d’accès énoncées plus haut. 17. Une autorisation doit être obtenue de la Régie si les renseignements devaient être hébergés à l’extérieur des locaux de l’Institut.

Nettoyage et destruction sécuritaire 18. Des copies et des extraits des renseignements peuvent seulement être produits aux fins de l’exécution de travaux qui sont conformes à la présente entente. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, ces copies ou extraits sont détruits de façon sécuritaire. 19. L’Institut s’assure de l’effacement ou de la destruction sécuritaires des renseignements confidentiels avant la réutilisation, la mise au rebut ou l’élimination des supports.

Sécurité du personnel 20. Toute personne ayant accès aux renseignements de la Régie s’engage à respecter en tout temps ou toute circonstance l’entente de confidentialité et de non-divulgation.

Déclaration d’incident 21. L’Institut avise immédiatement la Régie de tout évènement ayant une forte potentialité d’atteinte au caractère confidentiel des renseignements et de tout incident de sécurité de l’information. 22. Lorsque requis, les Parties conviennent de collaborer dans le traitement d’incident de sécurité affectant les renseignements de la Régie.

Disponibilité et continuité des services 23. L’Institut dispose de mesures organisationnelles et techniques en matière de continuité et de disponibilité des services et des données basées sur le meilleur effort durant les heures ouvrables.

Vérification de la sécurité 24. L’Institut réalise une évaluation périodique, minimalement aux deux ans ou lors d’un changement majeur, des contrôles de sécurité. 25. À la demande de la Régie, l’Institut rendra disponible le résultat de l’évaluation selon des modalités de validation à convenir.