Commission d’accès à l’information du Québec Dossiers : 1014505-S et 1016098-S
Nom des entités :
ASSOCIATION QUÉBÉCOISE DES TRANSPORTS
SOCIÉTÉ DE L’ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC
Date :
Membre :
13 mai 2022
M
e Rady Khuong
ENQUÊTE en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 et de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 2 .
APERÇU [1] La Commission d’accès à l’information (la Commission) a reçu une plainte envers l’Association Québécoise des transports (l’Association). Cette plainte est à l’effet que l’Association recueillerait des renseignements personnels non nécessaires à l’objet du dossier 3 .
[2] La pratique en cause est la collecte par l’Association d’une copie couleur recto et verso du permis de conduire des formateurs dispensant des cours au sein d’une école de conduite, à titre d’exigence préalable à l’émission de leur carte de formateur.
[3] Dans le cadre du traitement de la plainte, la Commission a obtenu les réponses suivantes aux questions transmises à l’Association
4 et à la Société.
1 RLRQ, c. P-39.1, la Loi sur le privé. 2 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès. 3 Plainte transmise le 3 août 2016. 4 Demande de version des faits du 1 er mars 2017.
1014505-S et 1016098-S
Page : 2
[4] L’Association 5 est habilitée par la Société de l’Assurance automobile du Québec (la Société) à reconnaître les écoles de conduite en vertu d’un acte d’agrément 6 . Pour ce faire, l’Association doit s’assurer du respect des conditions pour l’obtention et la reconnaissance des écoles de conduite et de leurs formateurs. Ces conditions se trouvent dans un recueil rédigé par la Société intitulé Exigences détaillées relatives à la reconnaissance des écoles de conduite par les organismes agréés par la SAAQ 7 (les Exigences détaillées). La collecte du permis de conduire en vue de l’émission ou du renouvellement de la carte de formateur est prévue dans les Exigences détaillées 8 .
[5] La Société explique que la collecte du permis de conduire des formateurs est nécessaire afin de s’assurer de sa validité, de procéder à leur identification visuelle et de s’assurer que les cours de conduite sont donnés par des formateurs reconnus par l’Association 9 . La Société explique que ces exigences sont justifiées par le fait que les formateurs enseignent aux jeunes la conduite automobile et les bons comportements routiers. Ils doivent donc faire preuve d’un dossier exemplaire de conduite.
[6] Conformément aux principes de délégation de pouvoir, l’association agit en son propre nom et dispose d’une liberté d’action, à l’intérieur des limites de l’Acte d’agrément et du respect des Exigences détaillées.
[7] À la suite de cette analyse préliminaire, la Commission initie une enquête auprès de l’Association (dossier 1014505-S) et de la Société (dossier 1016098)
10 .
[8] En réponse aux demandes de renseignements et de documents de la Commission, l’Association
11 et la Société
12 lui transmettent leurs observations.
[9] L’enquête et la présente décision visent à déterminer si la collecte de la copie en couleur recto verso du permis de conduire des formateurs des écoles de conduite, à titre d’exigence préalable à l’émission de leur carte de formateur, est nécessaire.
CONSTATS FACTUELS DE LA COMMISSION AU TERME DE L’ENQUÊTE [10] Un rapport d’enquête est produit par l’enquêteur aux dossiers 13 . La Commission en tire les constats factuels suivants :
5 Réponse de l’Association du 1 er mars 2017. 6 Acte d’agrément du 18 février 2014. 7 Exigences détaillées en vigueur au 1 er janvier 2019. 8 Demande de renseignements du 11 mai 2017. 9 Réponse de la Société reçue le 31 mai 2017. 10 Mandats d’enquête émis des 19 octobre 2017 et 16 janvier 2018. 11 Réponses de l’Association des 11 octobre 2019 et 16 septembre 2020. 12 Réponse de la Société du 27 septembre 2019. 13 Rapport d’enquête du 30 septembre 2020.
1014505-S et 1016098-S
Page : 3
• L’Association est une personne morale sans but lucratif qui exerce une activité économique organisée au Québec 14 . À ce titre, elle est soumise à la Loi sur le privé 15 ;
• En vertu d’un pouvoir qui lui est délégué par la Société, l’Association reconnaît les écoles de conduite et délivre, maintient ou retire les cartes de formateurs;
• En application des normes édictées par la Société dans les Exigences détaillées, l’Association doit vérifier la validité du permis de conduire aux fins de la délivrance des cartes de formateurs. Le candidat doit être titulaire d’un permis de conduire valide depuis au moins deux ans, pour la classe correspondant à la carte de formateur demandée;
• L’Association n’a pas accès à la base de données de la Société afin de faire cette vérification;
• La vérification de l’admissibilité du candidat formateur peut s’effectuer soit au moment où l’école de conduite fait sa demande de reconnaissance, s’il est déjà identifié à titre de candidat à ce moment, ou lors d’une demande subséquente de délivrance d’une carte, si l’école est déjà reconnue;
• Le formateur qui souhaite obtenir la délivrance d’une carte de formateur doit remplir un formulaire selon le type de carte souhaité (moniteur, instructeur ou moniteur-instructeur) et y annexer divers documents, dont une copie en couleur et recto verso de son permis de conduire;
• De façon subsidiaire, la collecte du permis de conduire permet également une identification visuelle des formateurs et permet de s’assurer que les cours sont donnés par des formateurs reconnus;
• Jusqu’en 2019, une copie papier du permis de conduire était conservée dans le dossier physique du formateur. Une copie est également conservée sous format numérique dans le dossier électronique du formateur situé sur le serveur informatique de l’Association;
• Les dossiers sont conservés tant qu’un formateur est actif. Après 2 ans d’inactivité, les dossiers papier sont détruits. 7 ans après leur fermeture administrative, les dossiers électroniques sont détruits. Ces délais font partie des exigences contractuelles qui lient l’Association à la Société 16 ;
• Depuis la fin de 2019, une numérisation des dossiers des formateurs a été complétée, éliminant ainsi les dossiers physiques 17 ;
• L’accès aux locaux et aux dossiers électroniques contenant les dossiers des formateurs est limité à sept employés du département de formation dont les tâches y requièrent un accès 18 .
14 L’Association est enregistrée au Registraire des entreprises sous le numéro 1142209825. 15 Loi sur le privé, article 1. 16 Article 12.2 de l’Acte d’agrément. 17 Réponse de l’Association. 18 Réponse de l’Association.
1014505-S et 1016098-S
Page : 4
ANALYSE 1. L’Association est assujettie à la Loi sur le privé et la Société est assujettie à la Loi sur l’accès.
[11] L’Association est inscrite au Registraire des entreprises et exerce une activité économique organisée au Québec. Ainsi, elle est une entreprise 19 assujettie à la Loi sur le privé, qui prévoit notamment les règles qu’une entreprise doit respecter lors de la cueillette de renseignements personnels 20 .
[12] La Société est un organisme public au sens de la Loi sur l’accès 21 et doit respecter les obligations qui y sont édictées quant à la protection des renseignements personnels 22 .
2. L’Association recueille le permis de conduire des formateurs qu’elle accrédite, document qui est composé en substance de renseignements personnels
[13] Tel que prévu aux Exigences détaillées, l’Association requiert que les candidats formateurs lui transmettent une copie couleur et recto verso de leurs permis de conduire en annexe au formulaire à compléter aux fins de la délivrance de la carte de formateur au sein d’une école de conduite.
[14] L’article 2.24 des Exigences détaillées prévoit l’obligation pour le candidat formateur d’être titulaire d’un permis de conduire du Québec, valide depuis au moins deux ans, pour la classe correspondant à la carte de formateur demandée. Il s’agit d’une exigence de la Société, puisque ces personnes enseigneront la conduite automobile et les bons comportements routiers.
[15] Comme la Commission l’a reconnu à de nombreuses reprises, le permis de conduire est une pièce d’identité composée en substance de renseignements personnels autant en vertu de la Loi sur le privé que de la Loi sur l’accès 23 .
[16] De plus, le titulaire d’un permis n’est tenu de produire celui-ci qu’à la demande d’un agent de la paix ou de la Société et à des fins de sécurité routière uniquement. 24
[17] Ainsi, le fait que l’Association recueille une copie de cette pièce d’identité constitue une collecte de renseignements personnels. L’Association procède à cette collecte en vertu d’un pouvoir délégué par la Société et en application de
19 Selon la définition de l’article 1525 alinéa 3 du Code civil du Québec, CCQ-1991. 20 Articles 4 à 9 de la Loi sur le privé. 21 Articles 3 et 4 de la Loi sur l’accès. 22 Chapitre III de la Loi sur l’accès. 23 S.L. c. Ville de Repentigny, 2021 QCCAI 196; Tanguay c. Société de l’assurance automobile du Québec, 2018 QCCAI 274, J.T. c. Laval (Ville) - Service de police/incendie, 2017 QCCAI 101. 24 Article 61 du Code de la sécurité routière, RLRQ, c. C-24.2.
1014505-S et 1016098-S
Page : 5
normes édictées par la Société dans les Exigences détaillées, normes que l’Association doit respecter en vertu de l’Acte d’agrément.
[18] Une telle collecte est assujettie au critère de nécessité prévu à la Loi sur le privé. L’Association peut recueillir uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’objet du dossier 25 .
[19] L’analyse que doit faire la Commission implique la Société. En effet, l’Association exerce un pouvoir délégué par la Société et cette collecte est prévue dans les Exigences détaillées que doit respecter l’Association en vertu de l’Acte d’agrément qui la lie à la Société 26 .
3. L’Association et la Société ont démontré la nécessité de la collecte du permis de conduire
[20] La Loi sur le privé prévoit qu’une personne qui exploite une entreprise doit avoir un intérêt sérieux et légitime pour constituer un dossier sur autrui 27 et que seuls les renseignements personnels nécessaires pour atteindre l’objectif poursuivi par l’entreprise doivent être recueillis 28 . Une entreprise ne peut pas déroger à ces exigences, même avec le consentement de la personne concernée.
[21] Pour justifier la nécessité de la collecte, l’Association doit démontrer deux critères cumulatifs :
a. Le caractère légitime, important et réel de l’objectif poursuivi par cette collecte ; et
b. La proportionnalité de l’atteinte à la vie privée qu’elle constitue en lien avec les objectifs qu’elle poursuit 29 .
a. Les objectifs poursuivis ont-ils un caractère légitime, important et réel ?
[22] Dans les observations de l’Association et de la Société, la Commission retient ce qui suit quant au contexte législatif et contractuel qui entoure la cueillette par l’Association du permis de conduire des candidats formateurs.
[23] Il appartient à la Société de reconnaître les écoles de conduite, aux conditions qu’elle fixe, ou de déléguer son pouvoir de le faire
30 .
25 Article 5 de la Loi sur le privé. 26 Article 7.2 de l’Acte d’agrément. 27 Loi sur le privé, article 4. 28 Loi sur le privé, article 5. 29 Laval (Société de transport de la Ville de) c. X., 2003 CanLII 44085 (C.Q.) ; Grenier c. Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke, [2010] QCCQ 9397 ; Synergie Hunt International inc. c. Trinque Tessier, 2017 QCCQ 13747 ; Les 3 Piliers inc., CAI 1018507-S, 14 février 2020. 30 Article 62 du Code de la sécurité routière.
1014505-S et 1016098-S
Page : 6
[24] En 2014, la Société a délégué ce pouvoir à l’Association, par un Acte d’agrément qui se renouvelle annuellement sans formalité
31 .
[25] En vertu de l’article 4.1 de l’Acte d’agrément, l’Association effectue la reconnaissance des écoles de conduite conformément aux conditions prévues à l’acte, ce qui inclut la délivrance, le maintien et le retrait de la carte des formateurs.
[26] En vertu de l’article 7.2 de l’Acte d’agrément, la Société assure le respect des normes auxquelles doivent satisfaire les écoles de conduite et les formations pour obtenir et maintenir cette reconnaissance, en mettant en œuvre les meilleurs moyens à cette fin. Ces normes sont regroupées dans le document Exigences détaillées.
[27] L’une de ces normes porte sur les documents obligatoires que doit fournir l’école candidate dans son dossier au soutien du formulaire d’inscription. Parmi ces documents, une copie du permis de conduire de chaque formateur est exigée et est conservée au dossier du formateur 32 .
[28] L’Association indique donc qu’elle collecte la copie couleur du permis de conduire afin de satisfaire aux obligations qui lui incombent en vertu des Exigences détaillées. L’Association indique qu’elle exige que cette copie soit en couleur afin de disposer d’une qualité suffisante du permis de conduire permettant d’identifier adéquatement les informations et le titulaire du permis de conduire 33 . La collecte du permis de conduire en couleur vise à vérifier que les candidats formateurs détiennent un permis de conduire valide depuis au moins deux ans, pour la classe correspondant à la carte de formateur demandée.
[29] De façon subsidiaire, l’Association indique que la collecte du permis de conduire permet également une identification visuelle des formateurs et s’assurer que les cours sont donnés par des formateurs reconnus.
[30] La collecte s’effectue soit lors de la reconnaissance d’une école de conduite 34 , si le candidat formateur est identifié à ce moment ou de façon subséquente, lorsqu’un candidat demande la délivrance d’une carte de formateur au sein d’une école de conduite déjà reconnue 35 .
[31] Selon les informations obtenues dans le cadre de l’enquête, la Commission conclut que la vérification du fait qu’un candidat formateur dispose d’un permis de conduire valide depuis au moins deux ans pour la classe correspondant à la carte de formateur demandée, lors de l’émission de sa carte de formateur, est un objectif légitime, important et réel.
31 Acte d’agrément. 32 Exigences détaillées, pages 38-39. 33 Observations du 11 octobre 2019. 34 Exigences détaillées. 35 Exigences détaillées.
1014505-S et 1016098-S
Page : 7
[32] Le formateur accrédité enseigne aux étudiants de l’école de conduite les règles de conduite à respecter afin de pouvoir détenir un permis de conduire.
[33] Il est légitime que l’Association, la Société et les étudiants s’attendent à ce qu’un formateur dispose lui-même d’un permis de conduire valide lorsqu’il dispense des cours de conduite. Il en va de la crédibilité du processus de délivrance ou du renouvellement de la carte et de celle des enseignements dispensés que les formateurs soient eux-mêmes des citoyens suffisamment en règle face aux exigences du Code de la sécurité routière et des autres lois au point de détenir un permis de conduire valide en lien avec la formation à donner.
[34] De plus, cet objectif est important et réel. Les règles de conduite à enseigner sont d’une importance cruciale et tangible pour la sécurité routière de tous les usagers de la route. L’Association doit pouvoir vérifier que les formateurs détiennent un permis de conduire valide afin que les enseignements soient prodigués par des personnes suffisamment respectueuses des exigences de conduite à enseigner et disposant d’un minimum d’expérience pour la classe à enseigner.
[35] La Commission doit maintenant évaluer le deuxième critère, soit la proportionnalité de l’atteinte à la vie privée en lien avec les objectifs qu’elle poursuit.
b. L’atteinte apparaît proportionnelle en lien avec les objectifs poursuivis
[36] La collecte de renseignements personnels constitue généralement une atteinte à la vie privée. Cette atteinte doit être proportionnelle à l’objectif qui est visé. L’évaluation de la proportionnalité tient compte de la nature sensible des renseignements personnels en cause, des autres moyens à la disposition de l’Entreprise pour atteindre les objectifs poursuivis et de la balance entre l’atteinte à la vie privée et le bénéfice de cette collecte pour l’entreprise 36 .
[37] Pour démontrer la proportionnalité de cette collecte, l’Entreprise doit donc expliquer en quoi :
-
- -
La collecte de ces renseignements est un moyen efficace d’atteindre chaque objectif poursuivi ;
l’atteinte à la vie privée est minimisée ; les avantages de mettre en place ce système surpassent l’atteinte aux droits et les conséquences préjudiciables susceptibles de résulter de cette collecte pour les personnes concernées.
La Commission conclut que l’Association a démontré le caractère proportionnel de cette collecte en lien avec la validation du fait qu’un candidat formateur dispose d’un permis de conduire valide.
36 Société de transport de la Ville de Laval, préc., note 11, par. 44.
1014505-S et 1016098-S
Page : 8
[38] Tout d’abord, l’obtention du permis de conduire lui-même est un moyen efficace de vérifier que le candidat est détenteur d’un permis de conduire valide depuis au moins deux ans, pour la classe concernée. Le fait que la copie demandée soit en couleur, afin d’en assurer une qualité suffisante, et qu’elle soit demandée lors de la délivrance de la carte afin de vérifier l’identité du formateur apparaît également nécessaire à l’efficacité de la collecte.
[39] En effet, afin de pouvoir vérifier la détention d’un permis de conduire valide, l’Association doit pouvoir s’assurer que le permis de conduire produit en annexe au formulaire est bien celui du candidat formateur, notamment par une identification visuelle. La qualité de la photo sur le permis de conduire améliore la justesse de cette identification.
[40] De plus, l’atteinte est minimisée. L’Association se limite à recueillir les seuls renseignements requis pour atteindre l’objectif poursuivi, soit le permis de conduire dont la validité doit être vérifiée, incluant les renseignements qui s’y trouvent sur la classe correspondant à la carte de formateur demandée. La collecte d’une copie du permis est requise pour respecter les exigences de la SAAQ qui lui délègue le pouvoir d’accréditation.
[41] Finalement, les avantages de cette collecte surpassent les conséquences préjudiciables potentielles pour les candidats formateurs. La vérification de la détention d’un permis de conduire valide pour la classe à enseigner, par le biais des renseignements qui se trouvent sur le permis de conduire, constitue le moyen principal, rapide et fiable pour l’Association de vérifier que le candidat formateur détient un permis de conduire valide.
[42] De son côté, le candidat qui souhaite enseigner dans une école de conduite peut s’attendre à ce qu’une telle vérification soit faite afin que les cours soient dispensés par des formateurs qui répondent aux exigences de la Société. Cette exigence vise à assurer que les formateurs détiennent un dossier de conduite leur permettant d’enseigner la conduite automobile et les bons comportements routiers.
CONCLUSION [43] À la lumière de ce qui précède, la Commission conclut que l’Association a démontré que la collecte du permis de conduire en couleur est nécessaire aux fins de vérifier qu’un candidat formateur dispose d’un permis de conduire valide depuis deux ans pour la classe concernée, avant l’émission de sa carte de formateur. L’Association procède à cette collecte pour respecter les exigences de la SAAQ qui délègue son pouvoir de délivrance des cartes de formateurs à l’Association. Cette exigence de la Société vise à assurer que les formateurs détiennent un dossier de conduite leur permettant d’enseigner la conduite automobile et les bons comportements routiers. L’Association peut donc continuer de recueillir les permis de conduire des candidats à cette fin.
1014505-S et 1016098-S
Page : 9
[44] Finalement, la Commission note que la Société indique que l’Association n’a pas accès à sa banque de données afin d’y vérifier la validité des permis de conduire des candidats formateurs 37 . Dans le contexte où l’Association effectue cette vérification afin d’exercer un pouvoir délégué par la Société, et conformément aux exigences de la Société, la Commission invite la Société et l’Association à examiner la possibilité qu’un moyen alternatif à la conservation d’une copie du permis de conduire durant plusieurs années soit convenu.
[45] Cette alternative devrait pouvoir permettre d’atteindre l’objectif poursuivi par la Société en minimisant encore davantage les effets préjudiciables susceptibles de résulter de la conservation, compte tenu de l’intérêt que constitue le permis de conduire actuellement comme pièce d’identité et dans le contexte de la hausse importante des incidents de confidentialité et des vols et des fraudes à l’identité qui peuvent en résulter.
POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : - FERME le présent dossier.
« Original signé »
Rady Khuong Membre de la Commission, section de surveillance
37 Réponse de la Société.