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AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE D’ÉCHANGE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS NÉCESSAIRES À L’ÉVALUATION DE LA MESURE 14.2 DU PLAN D’ACTION GOUVERNEMENTAL POUR L’INCLUSION ÉCONOMIQUE ET LA PARTICIPATION SOCIALE 2017-2023
ENTRE LE MINISTRE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE
ET LE MINISTRE DE LA FAMILLE
DOSSIER : 1028793-S
JUIN 2022
Dossier :1028793-S
1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , le ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité Sociale (le MTESS) a présenté, pour avis à la Commission d’accès à l’information (Commission), un projet d’entente de communication de renseignements personnels intitulé : « Entente d’échange de renseignements personnels nécessaires à l’évaluation de la mesure 14.2 du Plan d’action gouvernemental pour l’inclusion économique et la participation sociale 2017-2023» (l’Entente) entre le MTESS et le ministère de la Famille (le MFA).
Ce projet d’entente a pour but de déterminer les conditions et modalités par lesquelles le MTESS communique au MFA des renseignements personnels concernant les parents d’enfants fréquentant un service de garde subventionné (ci-après désignés « parents bénéficiaires ») afin de lui permettre d’évaluer la mesure 14.2 du Plan d’action gouvernemental pour l’inclusion économique et la participation sociale 2017-2023 (le PAGIEPS). Le MFA doit recevoir communication de renseignements personnels détenus par le MTESS afin de pouvoir communiquer avec les parents bénéficiaires aux fins d’évaluation de la mesure 14.2 du PAGIEPS.
Après analyse du projet d’entente soumis pour avis, et de l’information obtenue par sa Direction de la surveillance, la Commission émet un avis favorable, puisque les conditions prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès sont satisfaites.
2. ANALYSE Le projet d’entente présenté à la Commission repose sur la Loi sur l’accès. Les dispositions pertinentes relatives à ce projet d’entente sont reproduites en annexe du présent avis.
Dans le cadre de son analyse, la Commission doit, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, prendre en considération :
La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la Loi sur l’accès;
L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
1 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
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La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la Loi sur l’accès
En principe, un organisme public ne peut communiquer un renseignement personnel sans le consentement des personnes concernées. Le MTESS explique qu’étant donné la taille importante de la population visée, il lui est impossible d’obtenir le consentement de toutes ces personnes. Toutefois, la Loi sur l’accès prévoit qu’une telle communication est possible, sans le consentement de ces personnes, en vertu de l’article 68 de cette loi.
En effet, l’article 68 de la Loi sur l’accès prévoit les conditions d’ouverture à la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée et ce que l’Entente doit contenir.
Communication nécessaire Selon le premier paragraphe du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication :
doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur; ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. En l’espèce, la communication des renseignements personnels est nécessaire aux attributions de l’organisme receveur.
En effet, le MFA est responsable de la mise en œuvre de l’évaluation de la mesure 14.2 PAGIEPS. Ce dernier découle de la Loi visant à lutter contre la pauvreté et l’exclusion sociale 2 ; dont le MTESS est responsable. Ce dernier, en collaboration avec les ministères et organismes partenaires, a soumis un Cadre de suivi et d’évaluation préliminaire dans le cadre du PAGIEPS. La mesure 14.2 du PAGIEPS vise à accroître l’accès aux services de garde. Plus particulièrement, elle prévoit que les parents bénéficiaires peuvent, selon certaines conditions, bénéficier gratuitement de services de garde s’ils sont prestataires d’un programme d’aide financière de dernier recours ou s’ils participent au Programme objectif emploi. Les renseignements obtenus permettront au MFA de contacter les parents bénéficiaires, soit environ 12 250 personnes.
2 RLRQ, c. L-7.
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Contenu de l’Entente La Commission constate que le projet d’entente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi. Elle souligne les éléments suivants :
Identification des organismes : Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme qui le reçoit.
La clause 2 du projet d’entente prévoit que le MTESS est l’organisme qui communiquera les renseignements personnels et le MFA est celui qui les recevra.
Finalité de la communication : Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué.
Comme prévu à la clause 1 du projet, l’Entente a pour but de déterminer les conditions et modalités par lesquelles le MTESS communique au MFA des renseignements personnels concernant les parents bénéficiaires afin de lui permettre d’évaluer la mesure 14.2 du PAGIEPS.
Nature des renseignements : Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués.
La clause 1 de l’annexe A du projet d’entente, intitulé « Renseignements communiqués, fréquence et modalités », énumère les renseignements personnels qui seront communiqués au MFA par le MTESS. Il s’agit de renseignements visant les ménages prestataires d’un des programmes d’assistance sociale avec un enfant de 5 ans et moins entre le 1 er avril 2019 et le 31 mars 2022.
Mode de communication utilisé : Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme receveur.
La clause 2 du projet d’entente mentionne que les renseignements seront communiqués selon la fréquence prévue à l’annexe A et les modalités qui y sont spécifiées. La clause 3 mentionne que les parties veillent à ce que leurs processus et systèmes leurs permettent de transmettre ou recevoir les
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renseignements visés par l’Entente, et ce, de façon sécuritaire. L’annexe A vient préciser que la communication ne se fera qu’une seule fois et que la transmission des renseignements s’effectue par un moyen jugé sécuritaire par les deux parties. Celles-ci conviennent que les informations déterminées seront enregistrées dans un fichier crypté comprenant un mot de passe et elles seront transmises au MFA par la plateforme sécurisée du ministère de la Cybersécurité et du Numérique.
Mesures de sécurité : Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel.
Selon l’information fournie par le MTESS, les renseignements seront enregistrés dans un fichier crypté. Les renseignements ne seront accessibles qu’aux personnes dûment autorisées et dont les fonctions le requièrent. Le MTESS mentionne que les parties reconnaissent le caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués et s’engagent à leur appliquer les mesures énumérées aux paragraphes a) à h) de la clause 5 du projet d’entente.
La clause 5 du projet d’entente prévoit les obligations relatives à la protection et à la sécurité des renseignements personnels. Les parties s’engagent à protéger les renseignements communiqués et à leur appliquer les mesures de sécurité, de contrôle et de conservation prévues à l’annexe B du projet d’entente.
Périodicité de la communication : Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements.
La clause 2 de l’annexe A prévoit que la communication des renseignements ne se fera qu’une seule fois.
Durée de l’entente : Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée.
La clause 20 du projet d’entente prévoit les modalités d’entrée en vigueur de l’Entente et sa durée. En vertu de la clause 21, l’Entente prendra fin lorsque la communication de renseignements personnels qui y est prévue aura été réalisée.
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L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des personnes concernées
Après avoir vérifié la conformité du projet d’entente aux conditions visées par l’article 68 de la Loi sur l’accès, la Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par rapport à la nécessité des renseignements pour l’organisme qui en reçoit communication, et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès.
À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que :
les renseignements personnels communiqués par le MTESS au MFA sont limités à ceux prévus au projet d’entente;
les renseignements communiqués sont limités à ceux qui ont été jugés nécessaires par les organismes concernés et ne seront utilisés qu’aux fins du projet d’entente;
les renseignements communiqués ne serviront qu’aux fins du projet d’entente;
des mesures sont prévues au projet d’entente pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels communiqués;
les parties reconnaissent le caractère confidentiel des renseignements visés par le projet d’entente, et des mesures de sécurité sont prévues pour en assurer la protection;
les parties s’engagent à ne donner accès aux renseignements personnels communiqués qu’aux personnes dûment autorisées et pour qui la connaissance des renseignements est nécessaire à l’exécution de leurs fonctions;
les parties s’engagent à donner des directives à ces personnes en regard, notamment, du traitement de ces renseignements et de l’utilisation qui peut en être faite, et à les informer des mesures de sécurité;
les parties s’engagent à détruire les renseignements personnels de façon sécuritaire lorsque les fins pour lesquelles ils ont été obtenus seront accomplies ou à l’expiration des délais de conservation applicables.
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3. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une Entente, approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance, le 4 mai 2022.
p. j. Annexe - Dispositions législatives relatives au présent projet d’entente
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Annexe Dispositions législatives relatives à l’Entente d’échange de renseignements personnels nécessaires à l’évaluation de la mesure 14.2 du Plan d’action gouvernemental pour l’inclusion économique et la participation sociale 2017-2023 entre le MTESS et le MFA
Dispositions législatives spécifiques Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel:
1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion;
1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient;
3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette personne.
Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique: 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille;
2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel;
6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente.
70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis.
La Commission doit prendre en considération: 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1;
2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours.
L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente.
L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa.