ENTENTE PORTANT SUR LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À L’APPLICATION DE LA LOI SUR L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC
ENTRE LE MINISTRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX, pour et au nom du gouvernement du Québec, agissant par madame Dominique Savoie, sous-ministre;
(ci-après appelé le « Ministre ») ET LA RÉGIE DE L'ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC, organisme légalement constitué en vertu de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec (RLRQ, chapitre R-5), ayant son siège social au 1125, Grande Allée Ouest, Québec (Québec), représenté par monsieur Marco Thibault, en sa qualité de président-directeur général;
(ci-après appelée la « Régie»)
ATTENDU QU’EN vertu de l’article 2 de la Loi sur la Régie de l’assurance maladie du Québec (RLRQ, chapitre R-5, ci-après « LRAMQ »), la Régie a notamment pour fonction d'administrer et d'appliquer les programmes du régime d'assurance maladie institué par la Loi sur l'assurance maladie (RLRQ, chapitre A-29, ci-après « LAM »), ainsi que tout autre programme que la loi ou le gouvernement lui confie;
ATTENDU QU’en vertu du deuxième alinéa de cet article, pour réaliser cette fonction, la Régie doit notamment contrôler la rémunération versée aux professionnels de la santé;
ATTENDU QUE la Régie a pour fonction, au-delà de fournir le paiement aux professionnels, de s’assurer que la rémunération versée est conforme aux ententes négociées en vertu de l’article 19 de la LAM et qu'elle soit cohérente avec les services qui ont été rendus par les professionnels;
ATTENDU QUE le Ministre détient dans ses banques de données clinico-administratives les renseignements nécessaires pour permettre à la Régie d’assurer un meilleur suivi de la conformité de la rémunération versée aux professionnels de la santé;
ATTENDU QU’en vertu du premier paragraphe du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1, ci-après « Loi sur l’accès »), un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un organisme public lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur;
ATTENDU QU’en vertu du deuxième alinéa de cet article, une telle communication doit se faire par entente écrite;
ATTENDU QU’en vertu de l’article 70 de la Loi sur l’accès, une entente visée à l’article 68 de cette loi doit être soumise à la Commission d’accès à l’information (ci-après la « CAI ») pour avis;
ATTENDU QUE la présente entente a été soumise à la CAI pour avis (dossier 1030078-S) et qu’un avis favorable a été émis par cette dernière en date du 21 décembre 2022;
ATTENDU QU’en vertu de l’article 67.3 de la Loi sur l’accès, sauf exception, un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visée notamment à l’article 68 de cette loi;
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LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :
1.
OBJET DE L’ENTENTE La présente entente a pour objet de déterminer les termes, les conditions et les modalités par lesquels le Ministre communique à la Régie les renseignements personnels nécessaires aux attributions de la Régie afin de contrôler la rémunération versée aux professionnels de la santé.
RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS ET MODALITÉS DE TRANSMISSION
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Les renseignements communiqués à la Régie en vertu de l’entente sont précisés à l’annexe A, selon les termes et les modalités qui y sont prévus.
OBLIGATIONS GÉNÉRALES DES PARTIES Les renseignements que le Ministre communique à la Régie sont une copie fidèle de ceux qu’il détient, sans garantie d’exactitude.
Chaque partie convient que l’autre partie ne peut, en aucun cas, être tenue responsable des dommages résultant de la communication ou de l’utilisation d’un renseignement inexact ou incomplet.
Chaque partie s’efforce de respecter les échéances de l’autre partie, compte tenu néanmoins de ses propres priorités administratives.
Les parties s’informent mutuellement dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours de toute modification à leurs programmes respectifs susceptible, lors de sa mise en vigueur, d’avoir une répercussion sur la présente entente.
Les parties s’engagent à prendre fait et cause pour la partie qui lui communique les renseignements personnels, si une poursuite était dirigée contre cette dernière en raison d’un acte ou d’une omission qui serait imputable à la partie qui reçoit les renseignements personnels.
OBLIGATIONS RELATIVES À LA PROTECTION ET À LA SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS
8.
Les parties reconnaissent le caractère confidentiel des renseignements communiqués dans le cadre de l’entente et s’engagent à :
a) les protéger et à leur appliquer les mesures de sécurité, de contrôle et de conservation prévues à l’Annexe B;
b) ne pas les utiliser ni permettre qu’ils soient utilisés à d’autres fins que celles prévues par la loi;
c)
ne pas donner accès à ces renseignements à d’autres personnes que ses employés dûment autorisés et pour qui la connaissance des renseignements est nécessaire à l’exécution de leurs fonctions;
d) s’assurer que toute personne à leur emploi ayant accès à des renseignements transmis par l’autre partie signe un engagement de confidentialité dont une copie doit être conservée par la partie qui l’emploie et transmise à l’autre partie sur demande;
e) donner des directives à son personnel, notamment au regard du traitement de ces renseignements et de l’utilisation qui peut en être faite, et à l’informer des mesures de sécurité;
f)
aviser immédiatement le responsable en matière de protection des renseignements confidentiels de l’autre partie de tout incident susceptible de porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements communiqués;
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g) collaborer avec l’autre partie à toute vérification ou enquête concernant le respect de la confidentialité des renseignements communiqués et le contrôle de leur utilisation;
h) mettre en œuvre les procédures et les systèmes requis pour préserver la confidentialité des renseignements communiqués.
APPLICATION DE L’ENTENTE La sous-ministre de la Santé et des Services sociaux et le président-directeur général de la Régie sont responsables de l’application de l’entente. Toutefois, ils peuvent déléguer cette responsabilité à des membres de leur personnel respectif, lesquels agiront à titre de responsables organisationnels.
Les responsables organisationnels peuvent prendre toute mesure pour assurer l’application concertée et efficace de l’entente. De plus, ils doivent prendre les moyens appropriés pour que soit réglé de manière diligente tout différend pouvant surgir à l’égard de l’interprétation de l’entente ou de son application.
En outre, les responsables organisationnels désignent des agents de liaison pour assurer le bon fonctionnement de l’entente.
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Les personnes qui occupent les postes mentionnés aux annexes C et D de l’entente sont les représentants des parties aux fins de l’application de l’entente.
CHANGEMENT DES REPRÉSENTANTS La personne responsable de l’application de l’entente peut pourvoir au remplacement des responsables organisationnels de son organisation.
Le responsable organisationnel peut pourvoir au remplacement des autres représentants de son organisation.
Une modification aux annexes C ou D peut être faite par lettre transmise au responsable organisationnel de l’autre partie. Elle entre en vigueur à la date de l’écrit ou à toute autre date qui pourrait y être indiquée.
SUSPENSION L’une ou l’autre partie peut suspendre l’application de l’entente unilatéralement et sans avis préalable si elle estime qu’il y a eu violation ou tentative de violation des règles de confidentialité ou s’il y a défaillance des mesures de sécurité. Elle doit alors immédiatement informer par écrit l’autre partie d’une telle suspension.
Les parties collaborent à la résolution des problèmes à l’origine de la suspension et peuvent convenir de mesures transitoires pour que la communication des renseignements puisse reprendre le plus rapidement possible.
La suspension prend fin à une date convenue par les parties lorsque les mesures appropriées ont été adoptées à leur satisfaction.
Aucune somme ni indemnité de quelque nature que ce soit ne peut être exigée en raison de cette suspension de l’entente.
MODIFICATION, DURÉE ET ENTRÉE EN VIGUEUR Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la présente entente entre en vigueur à la date d’un avis favorable de la CAI. Un avis favorable a été donné par la CAI en date du 21 décembre 2022 sous réserve de la réception par cette dernière d’une copie signée de la présente entente. La présente entente entre donc en vigueur à la date de réception par la CAI d’une copie de la présente entente signée par les deux parties.
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24.
L’entente est d’une durée d’une année à compter de son entrée en vigueur. Elle se renouvelle aux mêmes conditions par tacite reconduction pour des périodes additionnelles et successives d’une année chacune sauf si l’une des parties transmet à l’autre partie, au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant la date d’échéance annuelle, un avis déclarant qu’elle entend y mettre fin.
L’entente ne peut être modifiée que par un écrit, portant la signature des parties et précisant la date d’entrée en vigueur de la modification, à l’exception des annexes C et D désignant les représentants des parties, tel que stipulé à l’article 14. Cet écrit doit être signé en double exemplaire et joint à l’entente. Si elles touchent à un sujet de la compétence de la CAI, les modifications visées doivent être soumises à cette dernière pour avis.
Les dispositions relatives à l’usage et à la protection des renseignements personnels demeurent en vigueur malgré la terminaison de l’entente.
DISPOSITIONS DIVERSES Le préambule et les annexes font partie intégrante de l’entente.
Tout avis ou courrier relatif à l’entente doit être expédié aux personnes et aux adresses ci-après indiquées :
Pour le Ministre : Secrétaire générale Ministère de la Santé et des Services sociaux 1075, Chemin Sainte-Foy, 14 Québec (Québec) G1S 2M1
e
étage
Pour la Régie : Secrétaire générale Régie de l’assurance maladie du Québec 1125, Grande Allée Ouest, 8 e étage Québec (Québec) G1S 1E7
EN FOI DE QUOI, LES PARTIES ONT SIGNÉ LA PRÉSENTE ENTENTE EN DOUBLE EXEMPLAIRE ORIGINAL,
À Québec, ce __3__1_ _m__a_r_s_ 2__0_2_3___
POUR LE MINISTRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX,
_____________________________ Dominique Savoie Sous-ministre
À Québec, ce __1_6_ _ja_n_v_i_e_r_ 2_0_2_3______
POUR LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC,
_______________________________ Marco Thibault Président-directeur général
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ANNEXE A
RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS ET MODALITÉS (Article 2 de l’entente)
RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Les renseignements suivants sont communiqués à l’égard de chaque professionnel ayant reçu une rémunération en vertu des ententes prévues à l’article 19 de la LAM et qui a rendu des services en milieu hospitalier ou à l’urgence.
MED-ECHO Numéro de l’abrégé Type de transaction Date de transmission Numéro d’admission Code de l’installation Numéro d’assurance maladie Nom de l’usager Prénom de l’usager Date de naissance Sexe Type de soins Date d’admission Heure d’admission Date de sortie Heure de sortie Code du service (service) Spécialité du médecin (service) Nombre de jours (service) Référence service (consultation) Spécialité du médecin (consultation) Nombre total de consultations Responsabilité de paiement Code de l’installation de provenance Type de provenance Date d’inscription à l’urgence Diagnostic principal Diagnostic d’admission Autres diagnostics - Diagnostic Autres diagnostics - Caractéristique du diagnostic Code de l’installation de destination Type de destination
BDCU Nom et prénom de l’usager Sexe de l’usager Date de naissance de l’usager Numéro d'assurance maladie (NAM) Raison d’absence du NAM Numéro de l’épisode de soins Date de la demande d’admission Numéro séquentiel attribué à la transmission de renseignements Date réelle de la transmission des renseignements Numéro de permis de l’installation de provenance des renseignements Date de début de l’épisode Date de fin du premier triage Date de prise en charge Date du départ de l’usager Mode d’arrivée de l’usager Raison de la visite
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Catégorie majeure de diagnostic Priorité du triage Diagnostic principal Numéro de l’installation ou de l’établissement de destination Type d’orientation de l’usager à son départ Médecin référent Date de la demande de consultation Code de spécialité de consultation
1.
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MODALITÉS DE TRANSMISSION La transmission des renseignements prévue à la présente annexe se fait au moyen d’une télécommunication sécurisée suivant une technologie convenue entre les parties ou par tout moyen sécurisé. Le mode de communication utilisé doit assurer la confidentialité des renseignements.
Considérant que la gestion des renseignements prévus à l’Annexe A est confiée à la Régie, par le Ministre, conformément à l’Entente-cadre sur le dépôt de renseignements de santé et de services sociaux, la Régie extraira des banques données confiées les renseignements prévus à l’Annexe A pour ses travaux portant sur le contrôle de la rémunération des professionnels de la santé.
Un registre concernant la journalisation des accès aux renseignements, tenu par la Régie, devra être disponible sur demande du Ministre.
Les agents de liaison peuvent échanger verbalement ou par écrit, avec leur vis-à-vis de l’autre partie pour préciser ou compléter un renseignement qui a été fourni à ce dernier conformément à l’entente.
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ANNEXE B MESURES DE SÉCURITÉ, DE CONTRÔLE ET DE CONSERVATION (Article 8 de l’entente)
Les Parties assurent la confidentialité et la sécurité des renseignements communiqués et, à cette fin, elles appliquent les mesures qui suivent :
NORMES DE SÉCURITÉ Les renseignements doivent être conservés dans des endroits sécuritaires auxquels l’accès n’est permis qu’aux personnes autorisées.
Les normes et les standards gouvernementaux au regard de la sécurité de l’information doivent être appliqués aux renseignements communiqués.
MESURES DE CONTRÔLE Le responsable de la sécurité de l’information d’une partie avise celui de l’autre partie de toute perte ou de toute divulgation non autorisée des renseignements communiqués.
CONSERVATION Au ministère de la Santé et des Services sociaux et à la Régie, les documents sur lesquels apparaissent des renseignements obtenus de l’autre partie sont soumis aux procédures de gestion des documents en vigueur, lesquelles sont conformes à la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1).
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ANNEXE C
REPRÉSENTANTS DU MINISTRE (Article 11 de l’entente)
Les personnes suivantes sont les représentants du Ministre : 1. Responsable organisationnel Valérie Perron Directrice générale adjointe de l’information, de la performance et de l’évaluation Direction générale de la planification stratégique et de la performance Courriel : valérie.perron@msss.gouv.qc.ca
2. Agents de liaison aux fins de toute communication Valérie Perron Directrice générale adjointe de l’information, de la performance et de l’évaluation Direction générale de la planification stratégique et de la performance Courriel : valérie.perron@msss.gouv.qc.ca
3.
Responsable pour les questions de protection des renseignements confidentiels
Responsable ministériel et de la protection des renseignements confidentiels Courriel : msss_prp@msss.gouv.qc.ca
4.
Responsable pour les questions de sécurité de l’information Coordonnateur des mesures de sécurité de l’information (COMSI) Téléphone : 418 266-8498
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ANNEXE D REPRÉSENTANTS DE LA RÉGIE (Article 11 de l’entente)
Les personnes occupant les postes suivants sont les représentants de la Régie : 1. Responsable organisationnel Directeur général Direction générale des affaires professionnelles et de la gestion des risques Vice-présidence à la rémunération des professionnels
2. Agent de liaison aux fins de la communication des renseignements Chef du Service de la gestion intégrée des risques de l’analyse des données Courriel : verification_DEEGIRC@ramq.gouv.qc.ca
3. Responsable pour les questions de protection des renseignements confidentiels
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels Courriel : protectiondesrenseignementspersonnels@ramq.gouv.qc.ca
4. Responsable pour les questions de sécurité de l’information Directeur et responsable organisationnel de la cyberdéfense Direction générale de la sécurité et de l’accompagnement en RI Courriel : cybersecurite@ramq.gouv.qc.ca
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