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AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE PORTANT SUR LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION D’ÉTUDES ET D’ÉVALUATIONS PORTANT SUR LA FAISABILITÉ DE LA MODIFICATION DE LA PRISE EN CHARGE PRÉHOSPITALIÈRE POUR LES PATIENTS SOUFFRANT D’ARRÊT CARDIAQUE RÉFRACTAIRE POUR LES DIRIGER VERS DES CENTRES POUVANT EFFECTUER DE LA RÉANIMATION PAR CIRCULATION EXTRACORPORELLE
ENTRE CORPORATION D’URGENCES-SANTÉ ET LE CENTRE INTÉGRÉ UNIVERSITAIRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX DU NORD-DE-L’ÎLE-DE-MONTRÉAL / HÔPITAL DU SACRÉ-CŒUR DE MONTRÉAL
DOSSIER : 1029877-S
Décembre 2022
Dossier 1029877-S
1. CONTEXTE Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 , le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux du Nord-de-l’Île-de-Montréal / Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal (CIUSSS-NIM) a présenté, pour avis à la Commission d’accès à l’information (la Commission), un projet d’entente de communication de renseignements personnels intitulé : « Entente portant sur la communication de renseignements nécessaires à la réalisation d’études et d’évaluations portant sur la faisabilité de la modification de la prise en charge préhospitalière pour les patients souffrant d’arrêt cardiaque réfractaire pour les diriger vers des centres pouvant effectuer de la réanimation par circulation extracorporelle » (l’Entente).
Ce projet d’entente a pour but de déterminer les conditions et modalités par lesquelles Corporation d’Urgences-santé (la Corporation) communique au CIUSSS-NIM des renseignements personnels nécessaires à la réalisation de la recherche.
Après analyse du projet d’entente soumis pour avis et de l’information obtenue par sa Direction de la surveillance, la Commission émet un avis favorable, puisque les conditions prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès sont satisfaites.
2. ANALYSE Le projet d’entente présenté à la Commission repose sur les articles 7 et 44 de la Loi sur les services préhospitaliers d’urgence 2 et sur la Loi sur l’accès. Les dispositions pertinentes relatives à ce projet d’entente sont reproduites en annexe du présent avis.
Dans le cadre de son analyse, la Commission doit, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, prendre en considération :
La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68; L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La conformité du projet d’entente aux conditions visées à l’article 68 de la Loi sur l’accès
En principe, un organisme public ne peut communiquer un renseignement personnel sans le consentement des personnes concernées. Toutefois, la Loi sur
1 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès. 2 RLRQ, c. S-6.2.
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l’accès prévoit qu’une telle communication est possible, sans le consentement de ces personnes, en vertu de l’article 68 de cette loi.
En effet, l’article 68 de la Loi sur l’accès prévoit les conditions d’ouverture à la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée et ce que l’Entente doit contenir.
Communication nécessaire Selon le premier paragraphe du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, la communication :
doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur; ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. En l’espèce, la communication des renseignements personnels est nécessaire aux attributions de l’organisme receveur.
En effet, le CIUSSS-NIM est un établissement de santé qui s’est vu notamment attribuer une compétence en matière de recherche en obtenant la désignation de centre intégré universitaire de santé et de services sociaux. Il dispose d’une expertise unique en matière d’évaluation et d’amélioration des services préhospitaliers. Le CIUSSS-NIM s’est doté, en collaboration avec l’Université de Montréal, d’un centre universitaire de soins préhospitaliers et de médecine d’urgence comprenant entre autres des activités académiques, de recherche, d’enseignements et de formation. La recherche est une attribution confiée spécifiquement par le législateur québécois au CIUSSS-NIM en vertu de la Loi sur les services de santé et les services sociaux 3 et de la Loi modifiant l’organisation et la gouvernance du réseau de la santé et des services sociaux notamment par l’abolition des agences régionales 4 .
Contenu de l’Entente La Commission constate que le projet d’entente contient les éléments prévus aux paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi. Elle souligne les éléments suivants :
Identification des organismes : Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme qui le reçoit.
3 RLRQ, c. S-4.2 4 RLRQ, c O-7.2
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La clause 1 du projet d’entente prévoit que la Corporation est l’organisme qui communiquera les renseignements personnels et le CIUSSS-NIM est celui qui les recevra.
Finalité de la communication : Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un renseignement est communiqué.
Comme prévu à la clause 1 du projet, l’Entente a pour but de déterminer les conditions et modalités par lesquelles la Corporation communique au CIUSSS-NIM des renseignements personnels nécessaires à la réalisation de la recherche. L’objectif principal de la recherche est d’évaluer la faisabilité d’une modification de la prise en charge préhospitalière pour les arrêts cardiaques extrahospitaliers (ACEH) éligibles à une réanimation par circulation extracorporelle (R-CEC). La population visée par cette étude est composée de patients âgés de 16 à 60 ans souffrant d’un ACEH non traumatique dans la région desservie par Urgences-santé.
Nature des renseignements : Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements communiqués.
L’annexe B du projet d’entente, intitulé « Liste des renseignements communiqués » énumère les renseignements personnels qui seront communiqués au CIUSSS-NIM par la Corporation. Il s’agit de renseignements extraits des banques de données médico-administratives de la Corporation identifiées dans le tableau suivant :
Nom de la banque de données Entrepôt de données de répartition assisté par ordinateur (actuellement : Système de répartition assisté par ordinateur [RAO])
Entrepôt informatisé de recherche et d’assurance qualité (actuellement : Système informatisé de recherche et d’assurance qualité [SIRAQ])
Entrepôt informatisé de facturation et recouvrement (actuellement : Système informatisé de facturation et recouvrement [SIFR])
Entrepôt de données d’assurance-qualité clinique (actuellement : Progiciel d'assurance qualité [GAQ])
Mode de communication utilisé : Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé pour communiquer les renseignements à l’organisme receveur.
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La clause 2 du projet d’entente mentionne que les renseignements seront communiqués au moyen d’une télécommunication sécurisée sur un support faisant appel aux technologies de l’information. En fonction de la taille du fichier, cet envoi se fera via courriel sécurisé. Le fichier sera sécurisé par un mot de passe qui sera envoyé dans un courriel séparé. Si le fichier est trop volumineux, pour être envoyé par courriel, le fichier sera remis sur une clé USB directement au chercheur du CIUSSS-NIM. Le fichier et la clé USB seront protégés par deux mots de passe spécifiques qui seront envoyés dans deux courriels distincts.
Mesures de sécurité : Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel.
La clause 3 du projet d’entente prévoit que le CIUSSS-NIM reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui sont communiqués. À cette fin, le CIUSSS-NIM s’engage à prendre les mesures de sécurité qui sont énoncées aux points a) à f).
Périodicité de la communication : Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications de renseignements.
La clause 2 du projet d’entente prévoit que la fréquence de communication des renseignements, par projet, sera mensuelle selon un calendrier à définir entre les parties.
Durée de l’entente : Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée.
La clause 13 du projet d’entente prévoit les modalités d’entrée en vigueur de l’Entente et sa durée. En vertu de cette clause, l’Entente est d’une durée de cinq ans à compter de son entrée en vigueur.
L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée des personnes concernées
Après avoir vérifié la conformité du projet d’entente aux conditions visées par l’article 68, la Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées par rapport à la nécessité des renseignements pour l’organisme qui en reçoit communication, et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès.
À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative, considérant que : Page 4 sur 5
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les renseignements personnels communiqués par la Corporation au CIUSSS-NIM sont limités à ceux prévus au projet d’entente;
les renseignements communiqués ne serviront qu’aux fins du projet d’entente;
le CIUSSS-NIM reconnaît le caractère confidentiel des renseignements visés par le projet d’entente, et des mesures de sécurité sont prévues pour en assurer la protection;
aucun renseignement permettant d’identifier une personne physique ne sera publié dans les rapports ou études par les organismes concernés;
le projet d’entente énonce les principes régissant la destruction des renseignements communiqués.
3. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une Entente, approuvée et signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance le 28 octobre 2022.
p. j. Annexe - Dispositions législatives relatives au présent projet d’entente
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Annexe Dispositions législatives relatives à l’entente portant sur la communication de renseignements nécessaires à la réalisation d’études et d’évaluations portant sur la faisabilité de la modification de la prise en charge préhospitalière pour les patients souffrant d’arrêt cardiaque réfractaire pour les diriger vers des centres pouvant effectuer de la réanimation par circulation extracorporelle entre la Corporation d’Urgences-santé et le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux du Nord-de-l’Île-de-Montréal / Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal
Dispositions législatives spécifiques Loi sur les services préhospitaliers d’urgence 7. En conformité avec les orientations, les objectifs et les priorités ministériels et en tenant compte de la situation géographique et de l’étendue de son territoire, de la densité de la population qui y réside de même que de la disponibilité des technologies, une agence doit :
1° élaborer un plan triennal d’organisation des services préhospitaliers d’urgence et y établir ses priorités en cette matière, lesquelles doivent prévoir, le cas échéant, pour l’ensemble de la population, l’accessibilité à un centre d’urgence 9-1-1, à un centre de communication santé, à un service de premiers répondants, à des services ambulanciers et à des centres exploités par des établissements receveurs, principalement ceux qui dispensent des services d’urgence ; l’agence peut, selon l’orientation retenue dans son plan, intégrer des programmes s’adressant à la population et au réseau scolaire;
2° déterminer le modèle d’organisation des services préhospitaliers d’urgence qui sont offerts dans sa région de même que les effectifs qui sont affectés à ces services;
3° coordonner, sur une base régionale, les services préhospitaliers d’urgence et assurer leur interaction avec le réseau de la santé et des services sociaux;
4° déterminer, conformément aux orientations ministérielles, les modalités d’encadrement médical des personnes qui dispensent des services préhospitaliers d’urgence dans sa région;
5° prévoir, conformément aux orientations nationales en matière de qualité de soins préhospitaliers d’urgence établis en vertu du paragraphe 5° du premier alinéa de l’article 6, les modalités et les modes de transport non urgent d’usagers des services de santé et des services sociaux entre les installations maintenues par des établissements ou entre d’autres lieux de services déterminés par le plan triennal d’organisation des services préhospitaliers d’urgence de l’agence;
6° participer et collaborer avec les ministres et les dirigeants d’organismes gouvernementaux concernés à la préparation du plan national de sécurité civile prévu à l’article 80 de la Loi sur la sécurité civile (chapitre S-2.3);
7° reconnaître, en se fondant sur les normes nationales établies par le ministre, les organismes qui peuvent dispenser la formation de premiers répondants;
8° établir les besoins en main-d’œuvre, répartir équitablement les ressources humaines, matérielles et financières et voir à leur utilisation efficiente conformément à son plan triennal d’organisation des services préhospitaliers d’urgence.
Une agence doit également : 1° délivrer les permis d’exploitation des services ambulanciers et gérer l’attribution des permis et du nombre d’ambulances liées à ces permis en fonction des ressources disponibles et du plan triennal d’organisation des services préhospitaliers d’urgence ;
2° dresser et maintenir à jour une liste de tous les premiers répondants qui peuvent agir conformément aux dispositions de l’article 40.
L’agence doit soumettre son plan triennal d’organisation des services préhospitaliers d’urgence au ministre pour approbation.
44. Un service ambulancier s’entend de tout service qui, en accord avec le plan triennal d’organisation des services préhospitaliers d’urgence de l’agence et les protocoles élaborés par le ministre, fournit des soins préhospitaliers d’urgence visant à prévenir la détérioration de l’état d’une personne et à la transporter au moyen d’une ambulance vers un centre exploité par un établissement receveur ou entre des installations maintenues par un ou des établissements.
Les dispositions de la présente section ne s’appliquent pas à une entreprise qui utilise un véhicule pour assurer gratuitement un service de secourisme sur un terrain dont elle est propriétaire, concessionnaire ou locataire, à la condition qu’aucune indication ne laisse croire qu’un tel véhicule est une ambulance.
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 5
67.3. Un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visée aux articles 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1, à l’exception de la communication d’un renseignement personnel requis par une personne ou un organisme pour imputer, au compte d’un membre d’un organisme public, de son conseil d’administration ou de son personnel, un montant dont la loi oblige la retenue ou le versement.
Un organisme public doit aussi inscrire dans ce registre une entente de collecte de renseignements personnels visée au troisième alinéa de l’article 64, de même que l’utilisation de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis visées aux paragraphes 1° à 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1.
Dans le cas d’une communication d’un renseignement personnel visée au premier alinéa, le registre comprend:
1° la nature ou le type de renseignement communiqué; 2° la personne ou l’organisme qui reçoit cette communication; 3° la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l’indication, le cas échéant, qu’il s’agit d’une communication visée à l’article 70.1;
4° la raison justifiant cette communication.
5 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
Dans le cas d’une entente de collecte de renseignements personnels, le registre comprend:
1° le nom de l’organisme pour lequel les renseignements sont recueillis; 2° l’identification du programme ou de l’attribution pour lequel les renseignements sont nécessaires;
3° la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission; 4° la nature ou le type de renseignements recueillis; 5° la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis; 6° la catégorie de personnes, au sein de l’organisme qui recueille les renseignements et au sein de l’organisme receveur, qui a accès aux renseignements.
Dans le cas d’utilisation d’un renseignement personnel à une autre fin que celle pour laquelle il a été recueilli, le registre comprend:
1° la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l’article 65.1 permettant l’utilisation;
2° dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1, la disposition de la loi qui rend nécessaire l’utilisation du renseignement;
3° la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l’utilisation indiquée.
68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel:
1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion;
1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient;
3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette personne.
Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique: 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille;
2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel;
6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente. 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis.
La Commission doit prendre en considération: 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication.
La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours.
L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente.
L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa.