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AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION DE L’ENQUÊTE SUR L’ÉCONOMIE SOCIALE
MARS 2024
ENTRE LE MINISTRE DES FINANCES ET L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC
DOSSIER : 1034179
Dossier :1034179-S
1. CONTEXTE Le 8 janvier 2024, conformément au deuxième alinéa de l’article 69.8 de la Loi sur l’administration fiscale 1 , Revenu Québec a transmis à la Commission d’accès à l’information (la Commission) pour avis, le projet d’entente de communication de renseignements intitulé : Entente de communication de renseignements nécessaires à la réalisation de l’enquête sur l’économie sociale (l’Entente) entre le ministre des Finances (Revenu Québec) et l’Institut de la statistique du Québec (l’ISQ).
L’ISQ est, selon la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec 2 , l’organisme responsable de la production et de la diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement. Il est également responsable de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général. À cet égard, il s’est vu confier le mandat, pour le compte du ministère de l’Économie, de l’Innovation et de l’Énergie (MEIE), de réaliser une enquête afin de produire un Portrait statistique de l’économie sociale au Québec (l’Enquête). Pour ce faire, l’ISQ doit disposer des renseignements nécessaires à la réalisation de ce mandat, lesquels sont détenus par Revenu Québec.
La LAF prévoit que Revenu Québec peut communiquer à l’ISQ, sans le consentement de la personne concernée, un renseignement contenu dans un dossier fiscal uniquement dans la mesure où le renseignement est nécessaire à l’application de la Loi sur l’Institut 3 . La LAF mentionne également qu’une telle communication ne peut se faire que dans le cadre d’une entente écrite contenant les éléments prévus à l’article 69.8 de la LAF et soumise à la Commission pour avis 4 . Cette entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou, à défaut d’avis, le 60 e jour suivant la réception de l’entente par la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente.
La Commission tient à rappeler que le quatrième alinéa de l’article 69.8 de la LAF prévoit que cette disposition s’applique malgré les articles 67.3, 67.4 et 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 5 .
Après analyse de l’Entente soumise pour avis et de l’information obtenue par la Direction de la surveillance, la Commission constate qu’elle contient les éléments prévus aux paragraphes a) à f) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF. De plus, la Commission est d’avis que les communications de renseignements personnels prévus à l’Entente sont nécessaires à la réalisation de l’Enquête.
Ainsi, la Commission émet un avis favorable à l’égard de l’Entente.
1 RLRQ, c. A-6.002, la « LAF ». 2 RLRQ, c. I-13.011, la « Loi sur l’Institut » 3 Paragraphe k (de l’article 69.1 de la LAF) 4 Article 69.8 de la LAF 5 RLRQ, c.A-2.1.
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2. ANALYSE L’Entente présentée à la Commission repose sur les articles 69.1 et 69.8 de la LAF. Les dispositions pertinentes relatives à cette Entente sont reproduites en annexe du présent avis.
Dans le cadre de son analyse, la Commission doit, conformément à l’article 69.8 de la LAF, prendre en considération :
A) La conformité de l’Entente aux conditions visées à l’article 69.8 de la LAF; B) La nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication au regard des fins pour lesquelles il lui est communiqué.
A) La conformité de l’Entente aux conditions visées à l’article 69.8 de la LAF Nature des renseignements communiqués : Conformément au paragraphe a) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF, l’Entente doit préciser la nature des renseignements communiqués par Revenu Québec.
L’annexe A de l’Entente énumère l’ensemble des renseignements qui seront communiqués par les parties.
Selon l’article 2 de cette annexe, Revenu Québec identifie les dossiers fiscaux des entreprises figurant sur la liste communiquée par l’ISQ et communique à son tour à l’ISQ les renseignements, concernant les entreprises et organismes identifiés, relativement aux années d’imposition 2021 et 2022. Il s’agit des renseignements suivants :
1. Renseignements provenant des données d’inscription à Revenu Québec a. Numéro d’entreprise du Québec (NEQ) b. Nom de l’entreprise c. Code d’activité d. Adresse complète – N° civique, rue, avenue, boulevard, bureau, ville, province, code postal
e. Numéro de téléphone (incluant l’indicatif régional)
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2. Déclaration de revenus des sociétés (CO-17) Numéro à titre indicatif Nom du champ
5 6 8 10 16
17 18 43
43a 43b
44
44b
44c
44d 250 421
Date de clôture de l'exercice financier visé par la présente déclaration Date du début des activités au Québec Date de clôture de l'exercice financier précédent Aide gouvernementale (subvention) au cours de l'exercice financier (oui/non) Indicateur de la production du formulaire CO-771.R.3 ou CO-771.R.14 (répartition des affaires faites au Québec et ailleurs)
Revenu brut de la société Total de l'actif présenté dans les états financiers de la société La société détient une participation dans une coentreprise ou dans une ou plusieurs sociétés de personnes
1. % - 2. % - 3. % - 4. % NEQ ou le numéro d'identification des sociétés de personnes ou des coentreprises 1. NEQ - 2. NEQ - 3. NEQ - 4. NEQ
Nombre de sociétés auxquelles la société est associée
NEQ ou le numéro d'identification de chacune des sociétés associées (1. NEQ - 2. NEQ - 3. NEQ - 4. NEQ)
Indicateur de sociétés associées qui sont des sociétés canadiennes qui résident à l'extérieur du Québec
Indicateur de sociétés associées, sociétés qui résident à l'extérieur du Canada Revenu net (ou perte nette) Proportion des affaires faites au Québec
3. Déclaration de revenus et de renseignements des sociétés sans but lucratif (CO-17.SP)
Numéro à titre indicatif
5 6 8 17 18 19 20
Nom du champ
Date de clôture de l'exercice financier visé par la présente déclaration Date du début des activités au Québec Date de clôture de l'exercice financier précédent Revenu brut de la société Total de l'actif présenté dans les états financiers de la société Total de revenus tirés de biens Indicateur revenu de fiducie (principal objet est de fournir des installations pour le loisir, le sport ou les repas et certains revenus > 2000)
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4. Revenu net fiscal (CO-17.A.1) Numéro à titre Nom du champ indicatif 11 Revenu net selon les états financiers de la société
5. Relevé 1 Numéro à titre indicatif
A
Nom du champ
Revenus d'emploi Nombre de relevés émis (sans double comptes au niveau de la société)
6. Relevé 1 – sommaire des retenues et des cotisations de l’employeur Numéro à titre Nom du champ indicatif 28 Masse salariale totale (*000 $) 30 Salaires versés ou réputés versés
Fins pour lesquelles ils sont communiqués : Conformément au paragraphe a) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF, l’Entente doit préciser les fins pour lesquelles des renseignements sont communiqués par Revenu Québec.
La Commission rappelle que les communications sans le consentement des personnes concernées visées par le projet d’entente sont possibles en vertu du paragraphe k) du deuxième alinéa de l’article 69.1 de la LAF qui prévoit qu’elles peuvent être faites uniquement dans la mesure où ce renseignement est nécessaire à l’application de la Loi sur l’Institut.
La Commission constate que l’objet de l’Entente prévoit de déterminer les conditions et modalités selon lesquelles Revenu Québec communique à l’ISQ les renseignements nécessaires pour la réalisation des activités suivantes :
a. Valider et améliorer la représentativité de la population visée pour le Portrait statistique de l’économie sociale au Québec;
b. Améliorer la qualité de certaines estimations statistiques produites à partir des données récoltées par l’ISQ auprès des entreprises, lors de l’Enquête, et des données auxiliaires fournies par Revenu Québec. Les données obtenues de Revenu Québec serviront, notamment, à tenir compte de la partir de l’économie sociale qui n’est pas entièrement couverte par la base de sondage, soit les organismes sans but lucratif sans employés.
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Modes de communication utilisés : Conformément au paragraphe b) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF, l’Entente doit préciser les modes de communication utilisés par Revenu Québec pour effectuer les communications.
L’article 3.2 de l’annexe A prévoit que la transmission des renseignements s’effectue au moyen d’une télécommunication sécurisée ou par tout autre moyen sécurisé convenu entre les Parties. Les renseignements transmis sont cryptés.
Moyens mis en œuvre et mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués :
Conformément au paragraphe c) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF, l’Entente doit préciser les moyens mis en œuvre et les mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués.
D’abord, la Commission constate que les communications entre les parties se limitent aux renseignements qui leur sont nécessaires. La Commission revient sur cet élément un peu plus loin dans le présent avis.
L’article 5 de l’Entente prévoit que l’ISQ reconnait et déclare que le fichier de renseignement demeure la propriété de Revenu Québec et qu’il ne lui est fourni que pour les fins prévues à l’Entente. L’article 5.5 de l’Entente précise que l’ISQ ne peut les communiquer sans l’autorisation de Revenu Québec. Selon les informations obtenues par la Direction de la surveillance, même si l’article 69.5 de la LAF permet à l’ISQ de communiquer les renseignements qu’elle obtient de Revenu Québec, l’ISQ ne le fera pas sans une autorisation préalable.
L’ISQ reconnaît également le caractère confidentiel de ces renseignements et s’engage à :
a) Prendre les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués par Revenu Québec, notamment en appliquant les mesures de sécurité décrites à l’annexe B;
b) Donner accès aux renseignements communiqués par Revenu Québec uniquement aux employés pour lesquels les renseignements sont nécessaires pour leur fonction;
c) Donner des directives aux membres de son personnel notamment à l’égard du traitement des renseignements et de l’utilisation qui en est permise.
d) De même, il s’engage à informer son personnel de toute mesure de protection et de sécurité de l’information qu’il élabore;
e) Ne pas les utiliser ou permettre qu’ils soient utilisés à des fins autres que celles prévues par l’Entente;
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f) Ne pas communiquer ou permettre que soient communiqués les renseignements obtenus de Revenu Québec; plus particulièrement, l’ISQ s’engage à ne pas aliéner ou autrement communiquer les fichiers de renseignements ou un extrait de ceux-ci à qui que ce soit, sans l’autorisation de Revenu Québec;
g) Ne pas coupler les renseignements communiqués par Revenu Québec avec les autres fichiers qu’il détient, à l’exception des renseignements recueillis dans le cadre de l’Enquête et du fichier de la base de sondage;
h) Aviser immédiatement Revenu Québec de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l’une ou l’autre des obligations relatives à la confidentialité des renseignements et de tout incident susceptible d’entraîner la perte des fichiers de renseignements ou d’une partie de ceux- ci;
i) Permettre à une personne désignée par Revenu Québec d’effectuer toute vérification ou enquête relative à la confidentialité des renseignements. À cette fin, l’ISQ s’engage à collaborer avec la personne désignée par Revenu Québec, sous réserve de l’application de la Loi sur l’Institut.
La Commission souligne que le paragraphe d) présenté ci-dessus prévoit que les parties s’engagent à n’utiliser ou permettre que soient utilisés les renseignements obtenus à des fins autres que celles prévues par l’Entente, ce qui permet le respect de l’exigence prévue au premier alinéa de l’article 69.1 de la LAF à l’effet que les renseignements contenus dans un dossier fiscal ne peuvent être communiqués que pour les seules fins prévues à cet article.
L’annexe B de l’Entente prévoit pour sa part que des mesures de contrôle sont mises en place afin de détecter les accès non autorisés aux renseignements. En effet, comme mentionné dans l’Entente, une trace d’accès aux renseignements communiqués est versée dans des journaux de transactions informatiques, lesquels font l’objet de contrôle et de vérification afin de détecter les accès non autorisés.
Il est également prévu à l’annexe B que les renseignements sont détruits lorsque l’objet pour lequel ils ont été recueillis a été accompli ou à l’expiration des délais de conservation applicables. L’Entente précise que l’ISQ s’engage à détruire les renseignements communiqués par Revenu Québec, incluant l’original et la copie de sécurité, au plus tard deux ans après la date de la dernière communication des renseignements.
Concernant les mesures de sécurité, la Commission constate que l’article 1 de l’Annexe B de l’Entente prévoit que les parties s’engagent à appliquer les normes et les standards gouvernementaux en regard de la sécurité de l’information tels qu’édictés par l’article 63.1 de la Loi sur l’accès. Elles conviennent de conserver les renseignements dans des endroits sécuritaires et à ne permettre leur accès qu’aux personnes dûment autorisées. Elles s’engagent aussi à communiquer les renseignements de façon sécuritaire tel que décrit à l’article 3.2 de l’annexe A.
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Périodicité de la communication : Conformément au paragraphe d) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF, l’Entente doit préciser la périodicité de la communication.
En vertu de l’article 3.1 de l’annexe A de l’Entente, la Commission comprend que Revenu Québec communiquera à l’ISQ, au plus tard 30 jours suivant les signatures de l’Entente, le fichier contenant les renseignements visés à l’article 2 de l’annexe A. Ce fichier est confectionné à partir du dossier fiscal des entreprises ayant produit une déclaration de revenus ou des relevés d’emplois pour les années d’imposition 2021 et 2022.
Moyens retenus pour informer les personnes concernées : Conformément au paragraphe e) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF, l’entente doit préciser les moyens retenus pour informer les personnes concernées.
Selon l’article 9.1 de l’Entente soumise à la Commission, Revenu Québec prend les dispositions nécessaires pour informer les personnes concernées de la communication des renseignements confidentiels qu’il détient, au moyen d’un avis publié annuellement dans les guides ou les documents qui leur sont destinés.
Durée de l’entente : Conformément au paragraphe f) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF, l’entente doit préciser une durée.
Les articles 11.1 et 11.2 de l’Entente prévoient qu’elle entre en vigueur à la date de la dernière signature après l’émission d’un avis favorable de la Commission et prend fin au plus tard deux ans après la dernière communication des renseignements par Revenu Québec, soit le 31 janvier 2026.
La Commission en profite pour souligner que tel que le sous-entend l’article 7.2 de l’Entente, toute modification substantielle à celle-ci devra faire l’objet d’un avis de la Commission.
Considérant ce qui précède, la Commission conclut à la conformité de l’Entente aux conditions visées à l’article 69.8 de la LAF.
B) La nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication aux fins pour lesquelles il lui est communiqué.
Tel que mentionné précédemment, les communications sans le consentement des personnes concernées visées par l’Entente qu’effectue Revenu Québec vers l’ISQ sont possibles en vertu du paragraphe k) du deuxième alinéa de l’article 69.1 de la
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LAF uniquement dans la mesure où les renseignements sont nécessaires à l’application de la Loi sur l’Institut.
Le ministre de l’Économie, de l’Innovation et de l’Énergie est responsable de la Loi sur l’économie sociale 6 ; laquelle a pour objet la reconnaissance de la contribution particulière de l’économie sociale au développement socioéconomique du Québec dans de nombreux secteurs d’activité et sur tous les territoires du Québec. L’article 6 de cette loi prévoit que le ministre a notamment pour fonctions d’élaborer et de proposer des politiques en vue de favoriser le développement de l’économie sociale, d’accompagner le gouvernement dans la mise en place de programmes et de mesures destinées aux entreprises d’économie sociale et d’améliorer les connaissances en matière d’économie sociale.
La Loi prévoit que l’ISQ constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement et qu’il est le responsable de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général. L’article 5 de cette loi énonce que pour la réalisation de sa mission, l’ISQ peut faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec. En vertu de ce même article, l’ISQ peut fournir aux ministères et organismes du gouvernement et à ses autres clients des services de nature scientifique ou technique dans le domaine de la statistique.
Dans ce contexte, un premier portrait statistique avait été demandé à l’ISQ par le MEIE en 2018. Le MEIE souhaitant faire une mise à jour de l’état de la situation sur l’économie sociale au Québec pour en suivre l’évolution, il a confié à l’ISQ la réalisation de l’Enquête.
La Commission a pris connaissance de l’entente conclue entre l’ISQ et le MEIE le 25 mars 2022 visant à confier à l’ISQ la réalisation de l’Enquête.
Dans le cadre de la réalisation de l’Enquête, donc pour l’application de la Loi sur l’Institut, l’ISQ indique qu’il lui est nécessaire de:
• Valider et améliorer la représentativité de la population visée pour l’Enquête; • Améliorer la qualité de certaines estimations statistiques produites à partir des données récoltées par l’ISQ auprès des entreprises, lors de l’Enquête, et des données auxiliaires fournies par Revenu Québec lesquelles serviront, notamment, à tenir compte de la partie de l’économie sociale qui n’est pas entièrement couverte par la base de sondage, soit les organismes sans but lucratif sans employés.
Après analyse, la Commission conclut que la communication de renseignements par Revenu Québec vers l’ISQ est nécessaire à l’application de la Loi sur l’Institut.
6 RLRQ, c. E-1.1.1.
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3. CONCLUSION Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une entente signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance le 8 janvier 2024.
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Annexe Dispositions législatives relatives à l’« Entente de communication de renseignements nécessaires à la réalisation de l’enquête sur l’économie sociale » entre le ministre des Finances et l’Institut de la statistique du Québec
Loi sur l’administration fiscale 69.1. Un renseignement contenu dans un dossier fiscal peut être communiqué, sans le consentement de la personne concernée, aux personnes mentionnées au deuxième alinéa et pour les seules fins prévues à cet alinéa.
Les personnes qui ont ainsi droit à une telle communication sont les suivantes: […] k) l’Institut de la statistique du Québec, mais uniquement dans la mesure où le renseignement est nécessaire à l’application de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011);
[…].
69.8. La communication d’un renseignement contenu dans un dossier fiscal ne peut se faire, en vertu de l’article 69.0.0.16.1 lorsque le renseignement n’est pas communiqué uniquement pour corroborer l’identité d’une personne, de l’un des paragraphes a.1 à e de l’article 69.0.1, de l’article 69.1, à l’exception des paragraphes a à d, i, s, x, y, z.3 et z.6 du deuxième alinéa de cet article 69.1 et du paragraphe z.10 de ce deuxième alinéa, mais uniquement dans la mesure où la communication du renseignement est requise pour corroborer l’identité d’une personne, ou de l’article 69.2, que dans le cadre d’une entente écrite précisant notamment:
a) la nature des renseignements communiqués et les fins pour lesquelles ils sont communiqués;
b) les modes de communication utilisés; c) les moyens mis en œuvre et les mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués;
d) la périodicité de la communication; e) les moyens retenus pour informer les personnes concernées; f) la durée de l’entente.
Une entente visée au premier alinéa doit être soumise à la Commission d’accès à l’information pour avis et elle entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou, à défaut d’avis, le 60e jour suivant la réception de l’entente par la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer ainsi qu’un avis à l’effet qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente.
Le présent article s’applique malgré les articles 67.3, 67.4, 68, 68.1 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).
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