AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION CONCERNANT L’ENTENTE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS NÉCESSAIRES À L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC AUX FINS DE L’APPLICATION DE LA LOI SUR L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC
MAI 2024
ENTRE LE MINISTRE DES FINANCES ET L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC
DOSSIER : 1035454-S
Dossier :1035454-S
Le 22 mars 2024, conformément au deuxième alinéa de l’article 69.8 de la Loi sur l’administration fiscale 1 , Revenu Québec a transmis à la Commission d’accès à l’information (Commission) pour avis, le projet d’entente de communication de renseignements intitulé : Entente portant sur la communication de renseignements confidentiels nécessaires à l’Institut de la statistique du Québec aux fins de l’application de la Loi sur l’institut de la statistique du Québec (Entente) entre le ministre des Finances (Revenu Québec) et l’Institut de la statistique du Québec (ISQ).
Dans ce contexte, l’Entente énonce les conditions et modalités selon lesquelles Revenu Québec communiquera à l’ISQ des renseignements personnels (confidentiels) qui ont été désignés nécessaires pour l’application de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec 2 . Notons qu’en vertu de la Loi sur l’Institut, l’ISQ est l’organisme responsable de la production et de la diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes du gouvernement du Québec. Il est également responsable de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général.
L’article 13.1 de la Loi sur l’Institut permet donc au gouvernement de désigner des renseignements détenus par un organisme public afin qu’ils puissent être utilisés par l’ISQ et communiqués à des fins de recherche à un chercheur lié à un organisme public. C’est ainsi que le 14 février 2024, le gouvernement du Québec a adopté le Décret n o 263-2024 3 (Décret). Il énonce, notamment, les renseignements personnels détenus par Revenu Québec conformément à la LAF qui pourront être communiqués à l’ISQ et rendus disponibles par cet organisme à des chercheurs liés à un organisme public.
Rappelons, pour les fins du présent avis, que l’ISQ doit établir des règles encadrant sa gouvernance à l’égard des renseignements personnels désignés qu’il détient en vue de les communiquer à des chercheurs liés à un organisme public (article 30.3 de la Loi sur l’Institut). Ces règles doivent être approuvées par la Commission, ce qui a été fait en juillet 2023.
À la lumière de ce qui précède, le paragraphe k) du 2 e alinéa de l’article 69.1 de la LAF permet à Revenu Québec de communiquer un renseignement contenu dans un dossier fiscal, sans le consentement de la personne concernée, à l’ISQ lorsque ce renseignement est nécessaire à l’application de la Loi sur l’Institut, ce qui s’applique en l’occurrence.
1 RLRQ, c. A-6.002, ci-après, la « LAF ». 2 RLRQ, c. I-13.011, ci-après, la « Loi sur l’Institut ». 3 GAZETTE OFFICIELLE DU QUÉBEC, 6 mars 2024, 156
e année, n o 10. Partie 2.
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En effet, la LAF prévoit qu’une telle communication ne peut se faire que dans le cadre d’une entente écrite contenant les éléments prévus à l’article 69.8 de la LAF, et présentée à la Commission pour avis. Cette entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou, à défaut d’un avis, le 60 e jour suivant la réception de l’entente par la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente.
La Commission tient à rappeler que le quatrième alinéa de l’article 69.8 de la LAF prévoit que cette disposition s’applique malgré les articles 67.3, 67.4 et 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 4 .
Ainsi, après analyse du projet d’entente soumis pour avis, et de l’information transmise à la Direction de la surveillance de la Commission par Revenu Québec, la Commission constate que l’Entente, contient les éléments prévus aux paragraphes a) à f) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF. Elle constate de plus que les mesures de protection prévues au Décret et s’appliquant aux renseignements visés par l’Entente sont présentes à l’Entente.
Ainsi, la Commission émet un avis favorable à l’Entente. 2. ANALYSE
Le projet d’entente présenté à la Commission repose sur les articles 69.1 et 69.8 de la LAF. Les dispositions pertinentes relatives à cette Entente sont reproduites en annexe du présent avis.
Dans le cadre de son analyse, la Commission doit, conformément à l’article 69.8 de la LAF, prendre en considération la conformité de l’Entente aux conditions visées à l’article 69.8 de la LAF.
Nature des renseignements communiqués Conformément au paragraphe a) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF, l’Entente doit préciser la nature des renseignements communiqués par Revenu Québec et les fins pour lesquelles ils sont communiqués.
Comme mentionné à la clause 2 du projet d’entente, l’annexe A de l’Entente contient le Décret. L’annexe 1 du Décret est intitulée « Renseignements désignés de l’Agence du Revenu du Québec » 5 . L’annexe 1 désigne les renseignements détenus conformément à la LAF par Revenu Québec qui sont communiqués à l’ISQ. Dans cette section, le Décret contient la liste de 25 fichiers à partir desquels les renseignements seront communiqués à l’ISQ. Soulignons que certaines
4 RLRQ, c. A-2.1. 5 Article 13.1 de la Loi sur l’Institut.
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conditions s’appliquent à la communication des renseignements, selon qu’ils sont marqués par un ou deux astérisques.
Fins pour lesquelles les renseignements sont communiqués Conformément au paragraphe a) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF, l’Entente doit préciser les fins pour lesquelles des renseignements sont communiqués par Revenu Québec.
La Commission rappelle que les communications de renseignements, sans le consentement des personnes concernées visées par le projet d’entente, sont possibles en vertu du paragraphe k) du deuxième alinéa de l’article 69.1 de la LAF, lequel prévoit que de telles communications peuvent être faites uniquement dans la mesure où ce renseignement est nécessaire à l’application de la Loi sur l’Institut.
Ainsi, comme énoncé à la section 1 du projet d’entente, la Commission constate que l’Entente a pour objet de déterminer les conditions et modalités selon lesquelles Revenu Québec communique à l’ISQ les renseignements nécessaires pour l’application de la Loi sur l’Institut. En vertu du Décret, les renseignements peuvent être utilisés par l’Institut pour la réalisation de sa mission et afin de les communiquer à des fins de recherche aux chercheurs liés à un organisme public.
Et conformément au paragraphe 4.5 de la section 4 du projet d’entente, l’ISQ s’engage à utiliser les renseignements qui lui sont communiqués dans le cadre de la présente Entente uniquement pour l’application de la Loi sur l’Institut.
La nécessité du renseignement pour l’organisme public qui en reçoit communication aux fins pour lesquelles il lui est communiqué
Comme mentionné précédemment, les communications sans le consentement des personnes concernées visées par l’Entente qu’effectue Revenu Québec vers l’ISQ sont possibles en vertu du paragraphe k) du deuxième alinéa de l’article 69.1 de la LAF uniquement dans la mesure où les renseignements sont nécessaires à l’application de la Loi sur l’Institut.
Dans cette optique, il y a lieu de rappeler que les communications visées par l’Entente découlent de l’adoption du Décret n° 263-2024 du 14 février 2024 par le gouvernement du Québec, lequel désigne les renseignements détenus par Revenu Québec et qui peuvent être utilisés par l’ISQ et communiqués à des fins de recherche à des chercheurs liés à un organisme public. La Commission constate que les renseignements visés par le présent projet d’entente sont les mêmes que ceux que l’on retrouve au Décret.
Dans ce contexte, il n’y a pas lieu pour la Commission de se prononcer quant à la nécessité des renseignements visés par le Décret et donc par l’Entente.
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Modes de communication utilisés Conformément au paragraphe b) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF, l’Entente doit préciser les modes de communication utilisés par Revenu Québec pour communiquer les renseignements à l’ISQ.
La section 2 du projet d’entente prévoit que les renseignements prévus à l’annexe A du Décret seront communiqués selon les modalités prévues à l’annexe B de l’Entente, laquelle est intitulée « Modalités et fréquence de la communication ». On y mentionne que la communication des renseignements s’effectue au moyen d’une télécommunication sécurisée ou par tout autre moyen sécurisé convenu entre les parties.
Moyens mis en œuvre et mesures de sécurité pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués
Conformément au paragraphe c) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF, l’Entente doit préciser les moyens mis en œuvre et les mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués.
De plus, le Décret contient des mesures de protection et de sécurité que doit mettre en place l’ISQ. L’ISQ doit mettre en place des mesures afin que tous les accès aux renseignements qui lui sont communiqués par Revenu Québec puissent être retracés et s’assurer de vérifier périodiquement la journalisation des accès aux renseignements. Il doit de plus appliquer toutes les mesures de sécurité énoncées à l’annexe 2 du Décret. Le Décret prévoit également que les communications aux chercheurs liés à un organisme public s’effectuent dans l’environnement d’accès sécurisé d’un Centre d’accès aux données de recherche de l’ISQ (ci-après appelé CADRISQ), par un autre mode d’accès sécurisé remplaçant les CADRISQ ou par un accès à distance contrôlé par l’ISQ par le biais d’un fichier traité pour ce type d’accès et assurant la protection des renseignements confidentiels.
La Commission constate que ces éléments spécifiques prévus au Décret sont tous contenus à l’Entente, plus spécifiquement aux articles 4.3, 4.9, et 6.1. Ce dernier article prévoit que l’ISQ s’engage à respecter les modalités décrites à l’annexe C de l’Entente, laquelle prévoit des mesures de sécurité qui seront appliquées aux renseignements.
La section 4 de l’Entente intitulée « Obligations de l’Institut », de même que son annexe C, contiennent de multiples mesures permettant d’assurer la confidentialité des renseignements. La Commission en prend acte et s’en déclare satisfaite.
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L’article 4.1 de la section 4 de l’Entente prévoit également que l’ISQ reconnaît et déclare que les renseignements demeurent la propriété de Revenu Québec et qu’ils lui sont communiqués uniquement pour les fins de l’application de la Loi sur l’Institut.
De plus, conformément à l’article 4.5, l’Institut s’engage à utiliser les renseignements reçus de Revenu Québec uniquement pour l’application de sa loi.
Périodicité de la communication Conformément au paragraphe d) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF, l’Entente doit préciser la périodicité de la communication.
À cet effet, l’annexe B énonce que les parties conviennent que Revenu Québec communiquera à l’ISQ les renseignements deux fois par année, selon la périodicité telle qu’énoncée.
Moyens retenus pour informer les personnes concernées Conformément au paragraphe e) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF, l’entente doit préciser les moyens retenus pour informer les personnes concernées.
Les articles 9.1 et 9.2 de la section 9 du projet d’entente prévoient que Revenu Québec et l’ISQ appliqueront les mesures qui y sont énoncées pour informer les citoyens de la communication de leurs renseignements personnels dans le cadre de la présente Entente. Soulignons également que le Décret est accessible au public puisqu’il est publié dans la Gazette officielle du Québec et, de ce fait, informe la population de l’Entente.
Durée de l’Entente Conformément au paragraphe f) du premier alinéa de l’article 69.8 de la LAF, l’Entente doit préciser une durée.
L’article 13 de l’Entente prévoit qu’elle demeure en vigueur tant que le Décret n’est pas abrogé. L’article 14.1 du projet d’entente stipule que les parties conviennent de réévaluer l’Entente au plus tard à la dixième année de la date de son entrée en vigueur. Une réévaluation sera ensuite réalisée tous les 10 ans suivant la date de la dernière évaluation.
Considérant ce qui précède, la Commission conclut à la conformité de l’Entente aux conditions visées à l’article 69.8 de la LAF. Dans le contexte particulier de l’application du Décret, la Commission conclut également que toutes les mesures de protection exigées par le Décret se retrouvent à l’Entente.
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3. CONCLUSION
Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous réserve de la réception d’une entente signée par les représentants des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au projet d’entente reçu par sa Direction de la surveillance le 22 mars 2024.
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Annexe Dispositions législatives relatives à l’«Entente portant sur la communication de renseignements confidentiels nécessaires à l’Institut de la statistique du Québec aux fins de l’application de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec»
entre le ministre des Finances et l’Institut de la statistique du Québec
Loi sur l’administration fiscale 69.1. Un renseignement contenu dans un dossier fiscal peut être communiqué, sans le consentement de la personne concernée, aux personnes mentionnées au deuxième alinéa et pour les seules fins prévues à cet alinéa.
Les personnes qui ont ainsi droit à une telle communication sont les suivantes: […] k) l’Institut de la statistique du Québec, mais uniquement dans la mesure où le renseignement est nécessaire à l’application de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (chapitre I-13.011);
[…].
69.8. La communication d’un renseignement contenu dans un dossier fiscal ne peut se faire, en vertu de l’article 69.0.0.16.1 lorsque le renseignement n’est pas communiqué uniquement pour corroborer l’identité d’une personne, de l’un des paragraphes a.1 à e de l’article 69.0.1, de l’article 69.1, à l’exception des paragraphes a à d, i, s, x, y, z.3 et z.6 du deuxième alinéa de cet article 69.1 et du paragraphe z.10 de ce deuxième alinéa, mais uniquement dans la mesure où la communication du renseignement est requise pour corroborer l’identité d’une personne, ou de l’article 69.2, que dans le cadre d’une entente écrite précisant notamment:
a) la nature des renseignements communiqués et les fins pour lesquelles ils sont communiqués;
b) les modes de communication utilisés; c) les moyens mis en œuvre et les mesures de sécurité prises pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués;
d) la périodicité de la communication; e) les moyens retenus pour informer les personnes concernées; f) la durée de l’entente. Une entente visée au premier alinéa doit être soumise à la Commission d’accès à l’information pour avis et elle entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou, à défaut d’avis, le 60 e jour suivant la réception de l’entente par la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer ainsi qu’un avis à l’effet qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente.
Le présent article s’applique malgré les articles 67.3, 67.4, 68, 68.1 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).
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