AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION PORTANT SUR UNE ENTENTE CONCERNANT LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC ET LA COMMISSION ADMINISTRATIVE DES RÉGIMES DE RETRAITE ET D’ASSURANCES DOSSIER 09 15 18 OCTOBRE 2009
1. EXPOSÉ DE LA SITUATION Le 15 décembre 1989, une première entente (89 06 05) est intervenue entre la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) et la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (CARRA). Cette entente avait reçu un avis favorable de la Commission et elle permettait l’échange de renseignements personnels entre les deux organismes afin que la CARRA puisse rejoindre tous les participants et les bénéficiaires des régimes de retraite qu’elle administre. Le 15 juillet 1999, une modification à l’entente initiale recevait aussi un avis favorable de la Commission (99 10 54). La modification à l’entente visait à ce que la RAMQ puisse transmettre à la CARRA, non seulement l’adresse des participants et bénéficiaires des régimes de retraite, mais également le code de langue et, le cas échéant, la date de décès des personnes concernées. De plus, la RAMQ corrigeait au besoin la date de naissance des personnes impliquées par cet échange de renseignements. Cette entente, toujours en vigueur, concerne le même objet qu’antérieurement, soit de permettre à la CARRA de rejoindre tous les participants et bénéficiaires des régimes de retraite qu’elle administre afin de leur accorder les bénéfices prévus à ces régimes. Actuellement, la CARRA procède à la refonte de tous ses systèmes informatiques. Par conséquent, elle souhaite modifier la présente entente pour faciliter l’appariement de ses fichiers avec la RAMQ. Toutefois, l’objet de l’entente demeure le même que dans l’entente précédente, soit de rejoindre la clientèle que la CARRA dessert. 2. OBJET DE LA MODIFICATION À L’ENTENTE Le projet intitulé « Entente relative au fichier d’inscription des personnes assurées de la Régie de l’assurance maladie du Québec » modifie l’entente de 1999 et vise à permettre à la CARRA d’ajouter un nouveau champ, soit l’identificateur de la CARRA pour chacun de ses participants et bénéficiaires. Cet identificateur sera transmis à la RAMQ pour l’appariement de ses fichiers lorsque la refonte des systèmes de la CARRA sera complétée, au printemps 2010. Cet identificateur remplacera éventuellement le numéro d’assurance sociale. L’ajout de ce nouveau champ devrait faciliter l’appariement des fichiers entre les deux organismes. De plus, ce projet d’entente prévoit que la RAMQ, après l’appariement des données fournies par la CARRA, lui transmettra un nouveau renseignement, soit la date d’inscription de l’adresse des participants et bénéficiaires des régimes de retraite administrés par cette dernière. Ce renseignement sera ajouté à ceux qu’elle transmet déjà à la CARRA. Cette modification, selon la CARRA, lui permettra d’augmenter le taux de réussite pour retracer les participants et bénéficiaires de ses différents régimes, lequel est actuellement de 82 % pour un bassin potentiel de 1 600 000 personnes. La CARRA mentionne aussi que cet appariement améliorera ses services à la clientèle et la qualité de ses données afin d’assurer l’équité dans l’attribution des rentes et des prestations de décès aux bénéficiaires. 1
3. ASSISE LÉGALE Les dispositions légales applicables à la présente entente se lisent comme suit : L’article 4 de la Loi sur la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (L.R.Q., c. C-32.1.2) prévoit : 4. La Commission a pour fonction d’administrer les régimes de retraite institués en vertu de : 1° la Loi sur le régime de retraite de certains enseignants (chapitre R-9.1); 2° la Loi sur le régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (chapitre R-10); 3° la Loi sur le régime de retraite des enseignants (chapitre R-11); 4° la Loi sur le régime de retraite des fonctionnaires (chapitre R-12); 5° la Loi sur le régime de retraite du personnel d’encadrement (chapitre R-12.1). La Commission a également pour fonction d’administrer tout régime de retraite ou d’assurances dont une loi, le Bureau de l’Assemblée nationale ou le gouvernement lui confie l’administration. L’article 154 de la Loi sur le Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (L.R.Q., c. R-10) prévoit : 154. La Commission prépare, au moins à tous les 3 ans, à l’intention de chaque employé qui participe à un régime de retraite qu’elle administre un état de participation indiquant : 1 le service accumulé au crédit de l’employé; 2° le montant des cotisations qu’il a versées; et 3° les crédits de rente qu’il a acquis, le cas échéant. Ainsi, la CARRA doit communiquer aux trois ans avec chaque employé afin de leur présenter un état de leur participation à un régime de retraite qu’elle administre. L’article 65 de la Loi sur l’assurance-maladie (L.R.Q., chapitre A-29) prévoit : 65. […] La Régie peut aussi, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), transmettre à un établissement ou à un professionnel de la santé, […], les renseignements suivants : les nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse, code de langue, numéro d’assurance maladie, date d’expiration de la carte d’assurance maladie, numéro de téléphone, 2
numéro d’identification unique, date de décès et numéro d’assurance sociale des usagers, des bénéficiaires, des patients ou des personnes assurées de cet établissement ou auxquels ce professionnel de la santé dispense des services de santé ainsi que les nom et prénom de la mère et du père de ces usagers, de ces bénéficiaires, de ces patients ou de ces personnes assurées ou, le cas échéant, de leur représentant légal. Le numéro d’assurance sociale ne peut être transmis qu’aux seules fins d’en vérifier la validité ou de faciliter le transfert des autres renseignements. Elle peut également, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, transmettre les mêmes renseignements, à […], la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances, […]. […]. Cet article prévoit que la RAMQ peut communiquer à des ministères ou organismes, dont la CARRA, certains renseignements sur les personnes inscrites auprès d’elle. Les articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) prévoient : 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion; [...] Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique : 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente. 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. 3
[…] L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. […] […]. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. Ces articles énoncent les conditions et les formalités que les organismes doivent respecter afin de pouvoir communiquer entre eux des renseignements personnels, sans le consentement des personnes concernées. 4. RENSEIGNEMENTS AJOUTÉS À L’ENTENTE 4.1 Renseignements communiqués par la CARRA à la RAMQ L’entente modifiée prévoit que la CARRA, à partir de son fichier des participants ou de son fichier des bénéficiaires, transmettra à la RAMQ les renseignements qui suivent, et ce, pour chaque participant, pensionné et autre bénéficiaire des divers régimes qu’elle administre. Le champ qui apparaît en gras et souligné est un ajout. a) l’identificateur de la CARRA; b) le nom de famille à la naissance; c) le prénom; d) la date de naissance; e) le sexe; f) le numéro d’assurance sociale. Il faut noter que le dernier champ, le numéro d’assurance sociale, sera retiré définitivement lorsque la refonte des systèmes de la CARRA sera complétée. Selon cette dernière, les travaux de la refonte de ses systèmes seront terminés au printemps 2010. 4.2 Renseignements communiqués par la RAMQ à la CARRA La RAMQ vérifie si la personne ainsi identifiée apparaît dans son fichier d’inscription des personnes assurées (FIPA) et retourne à la CARRA les mêmes renseignements en y 4
ajoutant les renseignements suivants. Le champ qui apparaît en gras et souligné est un ajout. a) la date de naissance; b) l’adresse et la date d’inscription; c) le statut de l’adresse; d) la langue de communication; e) la date du décès; f) le code de résultat de l’appariement. Il faut souligner que les champs transmis à la CARRA par la RAMQ sont différents de ceux initialement reçus de celle-ci, puisque ces champs visent, notamment, à préciser et à mettre à jour les renseignements concernant les bénéficiaires et prestataires des différents régimes administrés par la CARRA afin de leur accorder les bénéfices prévus à ces régimes. 5. MODALITÉS DE COMMUNICATION Les mêmes modalités que dans l’entente du 17 juin 1999 ont été reprises à une exception près, soit celle concernant les mécanismes d’accès et qui se retrouve soulignée dans le texte au point 5.1. 5.1 CONCERNANT LES MÉCANISMES D’ACCÈS La communication des renseignements entre les deux parties s’effectue au moyen de support sécurisé faisant appel aux technologies de l’information. En outre, la transmission se fait par des modes de communication multiples, soit par la poste, par messagerie ou par tout autre moyen de télécommunication sécurisée. Seules les personnes expressément désignées à l’entente auront accès aux renseignements transmis, et ce, peu importe le moyen utilisé. 5.2 CONCERNANT LES MESURES DE SÉCURITÉ Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements personnels qui sont communiqués et s’engage notamment à : - ne divulguer ces renseignements qu’aux personnes autorisées, lesquelles sont dûment nommées au sein de chaque organisme et dont la liste les identifiant est mise à jour et donnée à l’autre partie; 5
- veiller à ce que les personnes non autorisées ne puissent accéder aux renseignements, en appliquant des mesures de sécurité; - n’intégrer les renseignements communiqués que dans les seuls dossiers des personnes concernées; - détruire, de façon sécuritaire, les renseignements reçus dès que l’objet pour lequel ils ont été obtenus aura été accompli; - tenir un registre des échanges qu’elle effectue; - aviser l’autre partie de tout manquement aux mesures de sécurité et de tout événement pouvant porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements et, en ce sens, collaborer à toute enquête ou vérification, si nécessaire; - prendre fait et cause pour l’autre partie qui émet les données si une poursuite était dirigée contre cette dernière en raison d’un acte ou d’une omission qui serait imputable à la partie qui les reçoit, par son fait ou celui de ses préposés, employés ou de ses mandataires. De plus, la CARRA doit informer la clientèle concernée de la provenance des renseignements et de leur mise à jour. La RAMQ doit également informer la clientèle concernée de la communication de renseignements entre les deux organismes. Les communications de la CARRA et de la RAMQ à la clientèle concernée se feront par lettre. Chaque partie s’engage aussi à respecter les obligations prévues à l’entente découlant de la communication de renseignements, à savoir transmettre une copie des renseignements en tout point semblable à celle qu’elle détient, respecter dans la mesure du possible les échéances de l’autre partie et s’informer de tout événement risquant de porter atteinte ou portant atteinte au caractère confidentiel des renseignements. 5.3 CONCERNANT LA FRÉQUENCE Comme antérieurement, l’échange de renseignements est prévu sur demande de la CARRA, selon ses besoins. 5.4 CONCERNANT LA DURÉE DE L’ENTENTE La présente entente remplace celle signée par les parties le 17 juin 1999 et entrera en vigueur à la date de la dernière signature. Elle se renouvellera automatiquement et annuellement à compter de cette même date. 6. ANALYSE D’entrée de jeu, mentionnons que les modifications à l’entente précédente ne changeront pas l’objet de celle-ci, soit permettre l’échange de renseignements entre la RAMQ et la CARRA afin que cette dernière puisse rejoindre tous les participants et les bénéficiaires 6
des régimes de retraite qu’elle administre afin de leur accorder les bénéfices prévus à ces régimes. La présente entente ajoute deux nouveaux champs à celle antérieure. Le premier, l’indicateur de la CARRA, apparaît nécessaire à l’organisme compte tenu de la refonte complète de ses systèmes de gestion. Par ailleurs, la refonte de ses systèmes lui permettra de créer un seul fichier d’adresse évitant ainsi la duplication dans d’autres fichiers internes et assurant par conséquent plus de sécurité. En outre, cet indicateur remplacera éventuellement le numéro d’assurance sociale des personnes concernées. Quant au second champ, soit l’ajout par la RAMQ de la date d’inscription de l’adresse, cette demande de modification vise à augmenter le taux de réussite de la CARRA pour retracer les participants et bénéficiaires des programmes qu’elle administre. À l’heure actuelle, la CARRA ne rejoint que 82 % de sa clientèle. Ce faisant, en augmentant la qualité de ses données, elle favorisera une plus grande équité dans l’attribution des rentes et des prestations de décès aux bénéficiaires. À cet effet, bien que l’article 65 de la Loi sur l’assurance-maladie ne prévoie pas explicitement l’échange de ce renseignement, il appert que la date d’inscription d’une adresse représente un complément et une précision à l’élément principal, soit l’adresse elle-même. Ce type de renseignement d’ordre administratif devient ainsi l’accessoire du renseignement principal et, par conséquent, peut être autorisé. En outre, la CARRA en justifie le caractère nécessaire compte tenu de ses attributions prévues à sa loi habilitante, notamment de communiquer avec toute sa clientèle pour lui accorder les bénéfices prévus aux différents régimes. Enfin, tant la CARRA que la RAMQ s’engagent à prendre tous les mesures de sécurité appropriées lors de la réception, la transmission et la destruction de renseignements. 7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des documents reçus et des explications fournies, la Commission comprend que : - cette entente annule et remplace l’entente antérieure du 17 juin 1999 (99 10 54) concernant la communication de renseignements personnels entre la RAMQ et la CARRA; - la CARRA communique et collecte des renseignements personnels en application de l’article 4 de la Loi sur la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances et de l’article 154 de la Loi sur le Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics; - l’échange de renseignements personnels entre les deux organismes est nécessaire aux attributions de la CARRA; 7
- l’entente rencontre les conditions prévues aux articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; - l’entente prévoit des modalités visant à informer les personnes concernées de l’échange de renseignements personnels entre les deux organismes; - l’entente prévoit des mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et des engagements des parties à cet égard. Ces constats faits, la Commission émettra un avis favorable concernant la communication de renseignements personnels visée par la présente entente, et ce, sur réception d’une entente approuvée par les organismes concernés dont le contenu serait substantiellement conforme au projet soumis. 8
Québec, le 2 novembre 2009 M e Sophie Vaillancourt Directrice des affaires juridiques Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (CARRA) 475, rue Saint-Amable, 7 e étage Québec (Québec) G1R 5X3 N/Réf. : 09 15 18 Chère collègue, La Commission d’accès à l’information (Commission) a procédé à l’examen de l’entente que vous nous avez soumise le 28 août dernier et qui concerne la communication de ren-seignements personnels entre la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) et votre organisme, la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances (CARRA). Après avoir pris connaissance des documents reçus et des explications fournies, la Commission comprend que : - cette entente annule et remplace l’entente antérieure du 17 juin 1999 (99 10 54) concernant la communication de renseignements personnels entre la RAMQ et la CARRA; - la CARRA communique et collecte des renseignements personnels en application de l’article 4 de la Loi sur la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances et de l’article 154 de la Loi sur le Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics; - l’échange de renseignements personnels entre les deux organismes est nécessaire aux attributions de la CARRA; - l’entente rencontre les conditions prévues aux articles 68 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseigne-ments personnels;
2 - l’entente prévoit des modalités visant à informer les personnes concernées de l’échange de renseignements personnels entre les deux organismes; - l’entente prévoit des mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et des engagements des parties à cet égard. Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable concernant la communication de renseignements personnels sous réserve de la réception d’une entente approuvée par les organismes concernés dont le contenu serait substantiellement conforme au projet soumis. Veuillez agréer, chère collègue, l’expression de nos sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/DB/lp Jean-Sébastien Desmeules c.c. M e André Rochon, RAMQ M me Joanne Gaumond, RAMQ 2
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