AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION RELATIVEMENT À LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS ENTRE LE MINISTÈRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX, LA RÉGIE DE l’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC ET L’INSTITUT NATIONAL DE LA SANTÉ PUBLIQUE DU QUÉBEC DANS LE CADRE DU VOLET 1 MALADIES CHRONIQUES DU THÈME 1 INTITULÉ « HABITUDES DE VIE, COMPORTEMENT ET MALADIES CHRONIQUES » INCLUS AU PLAN MINISTÉRIEL DE SURVEILLANCE MULTITHÉMATIQUE DOSSIER 09 19 81 Janvier 2010
1. MISE EN CONTEXTE En vertu de l’article 7 de la Loi sur la santé publique, le ministre de la Santé et des Services sociaux élabore un programme national de santé publique qui encadre les activités de santé publique aux niveaux national, régional et local. L’article 8 de cette loi prévoit que ce programme doit comporter des orientations, des objectifs et des priorités en ce qui concerne la surveillance continue de l’état de santé de la population de même que ses facteurs déterminants. L’article 33 précise que cette surveillance doit être exercée de façon à pouvoir dresser un portrait global de la santé de la population, observer les tendances et les variations temporelles et spatiales, détecter les problèmes en émergence, identifier les problèmes prioritaires, élaborer des scénarios prospectifs de l’état de santé de la population et suivre l’évolution au sein de la population de certains problèmes spécifiques de santé et de leurs déterminants. Pour sa part, l’article 34 précise que la fonction de surveillance continue de l’état de santé de la population est confiée exclusivement au ministre et aux directeurs de santé publique; le ministre peut cependant la confier à l’Institut national de santé publique du Québec (INSPQ). À son article 3, la Loi sur l’Institut national de santé publique du Québec précise que la mission de l’INSPQ consiste notamment à exécuter tout mandat d’expertise en santé publique que lui confie le ministre. Conformément à l’article 34 de la Loi sur la santé publique, le ministre de la Santé et des Services sociaux a confié à l’INSPQ le mandat d’exercer une partie de sa fonction de surveillance. Ce mandat est confié en vertu de l’Entente cadre entre le ministre de la Santé et des Services sociaux et l’Institut national de santé publique du Québec relative au mandat de surveillance continue de l’état de santé de la population et de l’Entente spécifique 2008-2011 relative au mandat de surveillance continue de l’état de santé de la population entre le ministère de la Santé et des Services sociaux et l’Institut national de santé publique du Québec. Par ailleurs, en vertu de l’article 35 de la Loi sur la santé publique, le ministre et les directeurs de santé publique, chacun pour leurs fins respectives, doivent élaborer des plans de surveillance de l’état de santé de la population qui spécifient, entre autres, les renseignements personnels ou non qu’il est nécessaire d’obtenir ainsi que les sources d’information envisagées afin de pouvoir exercer la fonction de surveillance. La présente entente porte donc sur le volet 1 intitulé « Maladies chroniques du Thème 1 » lui-même intitulé « Habitudes de vie, comportement et maladies chroniques » inclus au Plan ministériel de surveillance multithématique joint en annexe, élaboré en conformité avec l’article 35 de la Loi sur la santé publique. Ce plan précise les renseignements personnels de la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) et du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) nécessaires à l’INSPQ pour exercer la fonction de surveillance qui lui a été confiée. Les renseignements personnels qui seront transmis à l’INSPQ résultent de la comparaison de fichiers médicaux administratifs du MSSS et de la RAMQ et de l’extraction de certains renseignements à partir de critères de sélection. Cette extraction sera effectuée par la RAMQ, conformément aux articles 68 et 68.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès). 1 de 13
Conformément à l’article 67.2 de la Loi sur l’accès, le MSSS peut communiquer à l’INSPQ, sans le consentement des personnes concernées, les renseignements personnels nécessaires contenus aux fichiers des naissances, des mortinaissances, des décès et MED-ÉCHO, et ce, afin de réaliser le mandat confié à l’INSPQ par le MSSS, conformément à l’article 34 de la Loi sur la santé publique. Le 8 e alinéa de l’article 67 de la Loi sur l’assurance maladie prévoit que la RAMQ peut, pour sa part, communiquer des renseignements personnels à l’INSPQ, conformément aux conditions et formalités prévues à la Loi sur l’accès lorsque ceux-ci sont requis pour mettre en opération un plan de surveillance établi conformément à la loi. À cet égard, l’article 68 de la Loi sur l’accès permet à la RAMQ de communiquer à l’INSPQ, sans le consentement des personnes concernées, des renseignements personnels qu’elle détient dans l’exécution du régime d’assurance maladie et du régime public d’assurance médicaments, cette communication étant nécessaire à l’exercice des attributions de l’INSPQ. 2. OBJET DE L’ENTENTE La présente entente a pour objet de permettre le jumelage et la comparaison des fichiers de naissance, de mortinaissance et de décès du MSSS avec les données de la RAMQ et de permettre à l’INSPQ d’obtenir de la RAMQ la communication de certains renseignements qu’elle détient dans l’exécution du régime d’assurance maladie et du régime public d’assurance médicaments. Les renseignements visés par la communication concernent les individus touchés par des maladies chroniques, soit le diabète, les maladies cardiovasculaires, les maladies ostéo-articulaires, l’ostéoporose, les troubles mentaux et les démences, l’asthme, les maladies pulmonaires obstructives chroniques, de même que certains renseignements relatifs à l’ensemble de la population québécoise. La présente entente ne vise cependant pas la communication des renseignements requis pour la surveillance du cancer qui fera l’objet d’une entente distincte. 3. ASSISE LÉGALE Les articles 7, 8, 33, 34 et 35 de la Loi sur la santé publique (L.R.Q., c. S-2.2) prévoient : 7. En conformité avec le plan stratégique pluriannuel visé à l’article 431.1 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2), le ministre élabore un programme national de santé publique qui encadre les activités de santé publique aux niveaux national, régional et local. Le ministre doit évaluer les résultats de son programme et le mettre à jour régulièrement. Il en assure la coordination nationale et interrégionale. 2 de 13
8. Le programme national de santé publique doit comporter des orientations, des objectifs et des priorités en ce qui concerne : 1° la surveillance continue de l’état de santé de la population de même que de ses facteurs déterminants; 2° la prévention des maladies, des traumatismes et des problèmes sociaux ayant un impact sur la santé de la population; 3° la promotion de mesures systémiques aptes à favoriser une amélioration de l’état de santé et de bien-être de la population; 4° la protection de la santé de la population et les activités de vigie sanitaire inhérentes à cette fonction. Le ministre peut ajouter des orientations, des objectifs et des priorités en ce qui concerne tout autre aspect de santé publique qu’il estime nécessaire ou utile d’inclure au programme. Dans l’élaboration des volets du programme qui concernent la prévention et la promotion, le ministre doit, dans la mesure du possible, cibler les actions les plus efficaces à l’égard des déterminants de la santé, notamment celles qui peuvent influencer les inégalités de santé et de bien-être au sein de la population et celles qui peuvent contrer les effets des facteurs de risque touchant, notamment, les groupes les plus vulnérables de la population. 33. Une surveillance continue de l’état de santé de la population et de ses facteurs déterminants doit être exercée de façon à pouvoir : 1° dresser un portrait global de l’état de santé de la population; 2° observer les tendances et les variations temporelles et spatiales; 3° détecter les problèmes en émergence; 4° identifier les problèmes prioritaires; 5° élaborer des scénarios prospectifs de l’état de santé de la population; 6° suivre l’évolution au sein de la population de certains problèmes spécifiques de santé et de leurs déterminants. 34. La fonction de surveillance continue de l’état de santé de la population est confiée exclusivement au ministre et aux directeurs de santé publique. Toutefois, le ministre peut confier à l’Institut national de santé publique du Québec le mandat d’exercer, en tout ou en partie, sa fonction de surveillance ou certaines activités de surveillance, aux conditions et dans la mesure qu’il juge appropriées. Il peut aussi confier un tel mandat à un tiers, mais dans ce cas le mandat doit être préalablement soumis pour avis à la Commission d’accès à l’information. 35. Le ministre et les directeurs de santé publique, chacun pour leur fin, doivent élaborer des plans de surveillance de l’état de santé de la population qui spécifient les finalités recherchées, les objets de surveillance, les renseignements personnels ou non qu’il est nécessaire d’obtenir, les sources d’information envisagées et le plan d’analyse de ces renseignements qui leur 3 de 13
sont nécessaires pour pouvoir exercer leur fonction de surveillance. Lorsque le ministre confie à un tiers certaines activités de surveillance ou une partie de sa fonction, le plan de surveillance doit le prévoir. L’article 67 de la Loi sur l’assurance maladie (L.R.Q., c. A-29) prévoit : 67. L’article 63 n’interdit pas de révéler, pour fins de statistiques, des renseignements obtenus pour l’exécution de la présente loi, pourvu qu’il ne soit pas possible de les relier à une personne particulière. Nul ne peut utiliser, à des fins autres que celles prévues par la présente loi, un renseignement obtenu par la Régie. […] Il n’interdit pas non plus de communiquer des renseignements, conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, au ministre de la Santé et des Services sociaux, à un directeur de santé publique, à l’institut national de santé publique du Québec ou à un tiers visé au deuxième alinéa de l’article 34 de la Loi sur la santé publique (chapitre S-2.2) lorsque ceux-ci sont requis pour mettre en opération un plan de surveillance établi conformément à cette loi. […]. L’article 3 de la Loi sur l’Institut national de santé publique du Québec (L.R.Q., c. I-13.1.1) prévoit : 3. L’Institut a pour mission de soutenir le ministre de la Santé et des Services sociaux, les agences visées par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (chapitre S-4.2) et le conseil régional institué en vertu de la Loi sur les services de santé et les services sociaux pour les autochtones cris (chapitre S-5), dans l’exercice de leur mission de santé publique. Plus particulièrement, sa mission consiste notamment : […] 8° à exécuter tout autre mandat d’expertise en santé publique que lui confie le ministre. Les articles 63.1, 64, 67.2, 67.3, 68, 68.1 et 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) prévoient : 63.1 Un organisme public doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. 4 de 13
64. Nul ne peut, au nom d’un organisme public, recueillir un renseignement personnel si cela n’est pas nécessaire à l’exercice des attributions de cet organisme ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. Un organisme public peut toutefois recueillir un renseignement personnel si cela est nécessaire à l’exercice des attributions ou à la mise en œuvre d’un programme de l’organisme public avec lequel il collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d’une mission commune. La collecte visée au deuxième alinéa s’effectue dans le cadre d’une entente écrite transmise à la Commission. L’entente entre en vigueur 30 jours après sa réception par la Commission. 67.2 Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme si cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise confié par l’organisme public à cette personne ou à cet organisme. Dans ce cas, l’organisme public doit : 1° confier le mandat ou le contrat par écrit; 2° indiquer, dans le mandat ou le contrat, les dispositions de la présente loi qui s’appliquent au renseignement communiqué au mandataire ou à l’exécutant du contrat ainsi que les mesures qu’il doit prendre pour en assurer le caractère confidentiel, pour que ce renseignement ne soit utilisé que dans l’exercice de son mandat ou l’exécution de son contrat et pour qu’il ne le conserve pas après son expiration. En outre, l’organisme public doit, avant la communication, obtenir un engagement de confidentialité complété par toute personne à qui le renseignement peut être communiqué, à moins que le responsable de la protection des renseignements personnels estime que cela n’est pas nécessaire. Une personne ou un organisme qui exerce un mandat ou qui exécute un contrat de service visé au premier alinéa doit aviser sans délai le responsable de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l’une ou l’autre des obligations relatives à la confidentialité du renseignement communiqué et doit également permettre au responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité. Le deuxième alinéa ne s’applique pas lorsque le mandataire ou l’exécutant du contrat est un membre d’un ordre professionnel. De même, le paragraphe 2° du deuxième alinéa ne s’applique pas lorsque le mandataire ou l’exécutant du contrat est un autre organisme public. 67.3 Un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visée aux articles 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1, à l’exception de la communication d’un renseignement personnel requis par une personne ou un organisme pour imputer, au compte d’un membre d’un organisme public, de son conseil d’administration ou de son personnel, un montant dont la loi oblige la retenue ou le versement. 5 de 13
Un organisme public doit aussi inscrire dans ce registre une entente de collecte de renseignements personnels visée au troisième alinéa de l’article 64, de même que l’utilisation de renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis visées aux paragraphes 1° à 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1. Dans le cas d’une communication d’un renseignement personnel visée au premier alinéa, le registre comprend : 1° la nature ou le type de renseignement communiqué; 2° la personne ou l’organisme qui reçoit cette communication; 3° la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l’indication, le cas échéant, qu’il s’agit d’une communication visée à l’article 70.1; 4° la raison justifiant cette communication. Dans le cas d’une entente de collecte de renseignements personnels, le registre comprend : 1° le nom de l’organisme pour lequel les renseignements sont recueillis; 2° l’identification du programme ou de l’attribution pour lequel les renseignements sont nécessaires; 3° la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission; 4° la nature ou le type de renseignements recueillis; 5° la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis; 6° la catégorie de personnes, au sein de l’organisme qui recueille les renseignements et au sein de l’organisme receveur, qui a accès aux renseignements. Dans le cas d’utilisation d’un renseignement personnel à une autre fin que celle pour laquelle il a été recueilli, le registre comprend : 1° la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l’article 65.1 permettant l’utilisation; 2° dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 65.1, la disposition de la loi qui rend nécessaire l’utilisation du renseignement; 3° la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l’utilisation indiquée. 68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel : 1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en oeuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion; 1.1° à un organisme public ou à un organisme d’un autre gouvernement lorsque la communication est manifestement au bénéfice de la personne concernée; 2° à une personne ou à un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient; 3° à une personne ou à un organisme si cette communication est nécessaire dans le cadre de la prestation d’un service à rendre à la personne concernée 6 de 13
par un organisme public, notamment aux fins de l’identification de cette personne. Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui indique : 1° l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; 2° les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3° la nature du renseignement communiqué; 4° le mode de communication utilisé; 5° les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6° la périodicité de la communication; 7° la durée de l’entente. 68.1 Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels aux fins de le comparer avec un fichier détenu par une personne ou un organisme si cette communication est nécessaire à l’application d’une loi au Québec, que cette communication soit ou non prévue expressément par la loi. Dans le cas où la communication de renseignements personnels n’est pas prévue expressément par la loi, elle s’effectue dans le cadre d’une entente écrite. La communication prévue expressément par la loi s’effectue dans le cadre d’une entente écrite transmise à la Commission. L’entente entre en vigueur 30 jours après sa réception par la Commission. 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération : 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette 7 de 13
entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. 4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Le MSSS transmettra l’ensemble des fichiers de naissances, de mortinaissances et de décès à la RAMQ afin de procéder à une comparaison de fichiers conformément à l’article 68.1 de la Loi sur l’accès. Le jumelage des fichiers se fera sur une base nominative, notamment avec le numéro d’assurance maladie (NAM). Pour le fichier des décès, la RAMQ utilisera également les nom, prénom, date de naissance et sexe. Pour le fichier des naissances et des mortinaissances, les nom et prénom de la mère ainsi que sa date de naissance seront également utilisés. Ces renseignements ne seront pas communiqués à l’INSPQ. La période couverte pour la transmission de renseignements est du 1 er janvier 1996 au 31 mars 2009. La RAMQ procédera à la sélection des individus répondant à des critères de diagnostics, pharmaceutiques, d’actes et traitements médicaux ou de causes de décès liés aux maladies chroniques. Les critères de sélection permettront de former un sous-ensemble de la population potentiellement atteinte de l’une ou l’autre des maladies chroniques étudiées. Dans le fichier des services médicaux rémunérés à l’acte de la RAMQ, dans le fichier des décès ainsi que celui des hospitalisations (MED-ÉCHO) sont retenus tous les individus ayant soit une visite médicale, une hospitalisation ayant comme diagnostic un des codes préalablement sélectionnés et correspondant aux maladies chroniques étudiées ou une cause de décès. Dans le fichier des services pharmaceutiques de la RAMQ sont retenus tous les individus de 65 ans et plus ayant fait exécuter au moins une ordonnance pour un des médicaments appartenant aux classes et sous-classes présélectionnées et correspondant aux maladies chroniques étudiées 1 . Dans le fichier des services médicaux rémunérés à l’acte de la RAMQ ainsi que de MED-ÉCHO, seront retenus tous les individus pour lesquels au moins un acte ou un traitement a été déclaré. 1 À noter que pour des raisons de spécificité, les critères pharmaceutiques ne seront utilisés que dans le cas du diabète et des maladies cardiovasculaires. 8 de 13
La RAMQ procédera ensuite à l’extraction des différents renseignements. Par ailleurs, certains renseignements contenus aux fichiers des naissances, des mortinaissances, des décès, de MED-ÉCHO et du Fichier d’inscription des personnes assurées (FIPA) seront extraits à la fois pour les individus sélectionnés et les individus non sélectionnés. Ces données serviront au calcul de dénominateurs communs nécessités par les mesures de surveillance des maladies chroniques proposées, telles que la prévalence, l’incidence et les taux de mortalité. Les données serviront également à comparer, pour certains indicateurs, l’expérience des personnes souffrant d’une maladie chronique à celle des personnes qui n’en souffrent pas, ce qui permettra, entre autres, de mieux connaître et différencier la population atteinte de maladies chroniques, en ce qui concerne sa multimorbidité, sa consommation de services et les conséquences de la maladie. Par la suite, la RAMQ transmettra les renseignements à l’INSPQ en procédant préalablement à la banalisation des numéros d’individus. La liste des variables transmises à l’INSPQ par la RAMQ se retrouve à l’annexe 4. À l’INSPQ, une série d’identifiants uniques sera créée pour chaque maladie. À l’aide d’un algorithme spécifique à chacune des maladies, les cas seront identifiés. Les professionnels de l’INSPQ effectueront les calculs, les analyses et la production des indicateurs pour chacune des maladies chroniques. Une série d’identifiants uniques sera créée pour chaque maladie. Les indicateurs seront versés par l’INSPQ à son Infocentre, entrepôt de données opérationnelles et informationnelles. Enfin, la RAMQ procédera à une mise à jour annuelle auprès de l’INSPQ. Précédemment à chaque mise à jour annuelle, l’INSPQ devra, le cas échéant, transmettre à la RAMQ une mise à jour des critères de sélection et des variables à transmettre. À chaque mise à jour annuelle, une année de données sera ajoutée. Pour les individus sélectionnés de même que pour ceux ne répondant pas aux critères de sélection, les renseignements autorisés concernant la nouvelle année de données seront ajoutés. Pour les nouveaux individus sélectionnés au cours de cette nouvelle année, l’INSPQ recevra les renseignements autorisés couvrant la totalité de la période. 5. CONSTATS 5.1 Modalités de communication et fréquence La communication des renseignements se fait sur support faisant appel aux technologies de l’information. À ce sujet, le MSSS a précisé que la communication des renseignements entre la RAMQ et l’INSPQ se fera via un DVD chiffré transporté par la compagnie Iron Mountain. Ces précisions devront être ajoutées à la section 3.1 de l’entente finale. Quant à la fréquence de la communication de renseignements, elle s’effectue au plus une fois par année civile, dans les trois mois suivant la fermeture annuelle du fichier MED-ÉCHO. 5.2 Mesures de sécurité et de confidentialité La RAMQ s’engage à tenir un registre particulier des échanges qu’elle effectue par rapport à cette demande et à y indiquer : 9 de 13
a) la date de chaque communication; b) les nom, titre, fonction et adresse du destinataire et de l’expéditeur; c) les nom, titre, fonction, adresse des personnes ayant effectué le traitement des données; d) les numéros de supports informatiques, le cas échéant; e) la nature des renseignements communiqués; f) les fins pour lesquelles ces renseignements sont communiqués; g) la raison justifiant la communication; h) le nom de l’employé ou de la compagnie qui a effectué le transport, le cas échéant. Chaque partie s’engage également à : a) aviser immédiatement l’autre partie de tout manquement aux mesures de sécurité et de tout événement pouvant porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements; b) collaborer à toute enquête ou vérification concernant le respect de la confidentialité des renseignements échangés. Au sein de la RAMQ et de l’INSPQ, seuls les employés dont les fonctions le requièrent peuvent accéder aux renseignements communiqués par l’autre partie. Afin de s’assurer que l’accessibilité aux renseignements communiqués soit restreinte aux seuls employés autorisés, dans les 15 jours de l’entrée en vigueur de la présente entente, chaque partie nomme les personnes autorisées à avoir accès aux renseignements et fournit à l’autre une liste des personnes ainsi autorisées, qu’elle tient à jour, et qui indique : leurs nom et prénom; leurs titre et fonction; leurs adresse et numéro de téléphone au travail. Chaque partie s’engage à n’utiliser les renseignements qui lui sont communiqués, dans le cadre de la présente entente, que pour les fins pour lesquelles ils ont été obtenus. Les mesures de sécurité relatives à l’intégrité physique des lieux où sont stockés les renseignements transférés sont conformes aux normes et pratiques en vigueur au sein de chaque organisme. Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui sont communiqués. À cette fin, chaque partie s’engage à prendre les mesures de sécurité suivantes : a) ne divulguer ces renseignements qu’aux personnes autorisées; b) veiller à ce que les personnes non autorisées ne puissent accéder aux renseignements en appliquant toutes les mesures de sécurité nécessaires; c) détruire de façon sécuritaire les fichiers reçus dès que l’objet pour lequel ils ont été obtenus a été accompli. L’INSPQ s’engage de plus aux mêmes obligations que celles prévues aux paragraphes b) à q) de l’article 4.2 de l’Entente spécifique 2008-2011 relative au mandat de surveillance continue de l’état de santé de la population, soit : 10 de 13
b) prendre toutes les mesures nécessaires pour que les renseignements personnels fournis par le ministre ne soient utilisés que dans l’exercice de ce mandat; c) informer son personnel des obligations prévues à la Loi sur l’accès et diffuser, à cet égard, toute l’information pertinente; d) prendre toutes les mesures propres à assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels à toutes les étapes de la réalisation des services visés par la présente entente, notamment en dotant son personnel autorisé d’un identifiant et d’un mot de passe pour accéder aux banques de données avec des renseignements personnels; e) fournir à la demande du ministre toute l’information pertinente au sujet de la protection des renseignements personnels transmis dans le cadre de ce mandat; f) ne procéder à aucune sous-traitance pour le traitement et l’analyse des renseignements personnels; g) ne rendre accessibles les renseignements personnels qu’aux membres de son personnel qui ont qualité pour les recevoir dans le cadre de leurs tâches relatives à la fonction de surveillance; h) gérer les droits d’accès aux renseignements personnels en fonction des profils d’accès fournis par le ministre, et ce, de façon à ce que seul son personnel autorisé puisse accéder aux renseignements; i) compléter et tenir à jour le formulaire d’identification des personnes qui auront accès aux renseignements personnels, selon le profil d’accès qui leur aura été assigné pour chacune des banques de données; j) localiser les postes donnant accès aux renseignements personnels dans un endroit configuré de façon à ce que seul son personnel autorisé puisse visualiser ce qui apparaît à l’écran; k) mettre en place des mesures afin que tous les accès aux renseignements personnels effectués puissent être retracés et vérifier périodiquement la journalisation des accès aux renseignements, étant entendu que ladite journalisation doit permettre de déterminer quel membre du personnel autorisé a eu accès à quelle banque de données, et à quel moment; l) héberger les renseignements transmis uniquement dans un environnement technologique centralisé. Dans la mesure où l’hébergement centralisé présenterait, dans des cas d’exception, une contrainte inacceptable au traitement efficace des renseignements, il s’engage en outre à maintenir un registre des copies autorisées et du personnel à qui celles-ci ont été remises, ainsi qu’à voir à la destruction complète des renseignements hébergés localement dès que le traitement de ceux-ci aura été complété. Le registre devra mentionner le motif de la constitution des copies et porter la signature d’un membre du personnel responsable d’autoriser ces dernières; m) conserver les renseignements personnels transmis dans le cadre de la présente entente distinctement des autres renseignements qu’il détient, c’est-à-dire dans un environnement séparé de celui de toutes autres données qui lui appartiennent ou qu’il détient à un autre titre; n) prendre les mesures de sécurité raisonnables relatives à l’intégrité physique des lieux où sont stockés les renseignements afin de garantir la confidentialité des renseignements personnels, tant lors de leur utilisation que de leur conservation; o) ne conserver aucun document contenant un renseignement personnel lorsqu’une activité est terminée ou lorsque celle-ci cesse, pour quelque raison que ce soit, y compris dans le cas où le présent mandat serait résilié. Dans tous les cas, le ou les documents contenant des renseignements personnels, quel que soit le support utilisé, devront être retournés au ministre ou détruits, selon sa volonté; 11 de 13
p) permettre au représentant du ministre d’effectuer toute vérification ou enquête relative à la confidentialité des renseignements personnels; q) informer le ministre dans les plus brefs délais de tout manquement aux obligations prévues à la présente section ou de tout événement pouvant risquer de porter atteinte à la sécurité ou à la confidentialité des renseignements personnels. Enfin, l’INSPQ s’engage à ne pas comparer les données obtenues dans le cadre de la présente entente avec celles qu’il détient déjà dans l’exercice de ses autres fonctions. 5.3 Durée et entrée en vigueur de l’entente Il est prévu que la présente entente de même que toute modification éventuelle entrent en vigueur à la date d’un avis favorable de la Commission d’accès à l’information. Il est aussi prévu à cet article qu’à défaut d’un tel avis dans le délai prévu à cet article, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution et qu’en cas d’avis défavorable de la Commission d’accès à l’information, l’entente entre en vigueur à la date de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. La présente entente est d’une durée d’un an à compter de son entrée en vigueur. Elle se renouvelle annuellement par tacite reconduction sauf si l’une des parties transmet à l’autre partie, par courrier recommandé ou certifié, au moins 90 jours avant la date d’échéance annuelle, un avis écrit à l’effet qu’elle entend y mettre fin ou y apporter des modifications. Dans ce dernier cas, elle doit préciser la nature des modifications. La transmission d’un avis de modification n’empêche pas le renouvellement de la présente entente par tacite reconduction pour une période d’un an. Si les parties ne s’entendent pas sur les modifications à apporter à l’entente, celle-ci prend fin, sans autre avis, aux termes de cette période de reconduction. 6. ANALYSE Le volet 1 intitulé « Maladies chroniques du thème 1 » lui-même intitulé « Habitudes de vie, comportement et maladies chroniques » inclus au Plan ministériel de surveillance multithématique implique la comparaison par la RAMQ de fichiers en provenance de la RAMQ et du MSSS ainsi que la communication de renseignements de la RAMQ à l’INSPQ concernant des individus touchés par les maladies chroniques, soit le diabète, les maladies cardiovasculaires, les maladies ostéo-articulaires, l’ostéoporose, les troubles mentaux et les démences, l’asthme, les maladies pulmonaires obstructives chroniques de même que certains renseignements relatifs à l’ensemble de la population. La collecte de renseignements personnels par l’INSPQ est nécessaire à l’exercice de ses attributions, et ce, tel que prévu aux articles 3 de la Loi sur l’Institut national de santé publique du Québec, 34 et 35 de la Loi sur la santé publique et au Plan ministériel de surveillance multi-thématique, élaboré en conformité avec l’article 35 de la Loi sur la santé publique. L’article 64 12 de 13
de la Loi sur l’accès permet à un organisme public de recueillir un renseignement personnel si cela est nécessaire à l’exercice des attributions de cet organisme. En vertu du 8 e alinéa de l’article 67 de la Loi sur l’assurance maladie, la RAMQ peut communiquer des renseignements personnels à l’INSPQ, sans le consentement des personnes concernées, lorsque les renseignements sont requis pour mettre en œuvre un plan de surveillance établi conformément à la Loi sur la santé publique. Cette communication doit se faire conformément aux conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès. La communication des renseignements personnels visée par le projet d’entente est possible en vertu des articles 68 et 68.1 de la Loi sur l’accès, et ce, tel que proposé dans le texte du projet d’entente présenté. En effet, l’article 68 prévoit qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un autre organisme public lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur, ce qui est le cas. Quant à l’article 68.1, il trouve plutôt application lorsqu’un fichier de renseignements personnels est communiqué aux fins de le comparer, ce qui est le cas lors de la communication des fichiers de renseignements du MSSS à la RAMQ. Le projet d’entente soumis à la Commission contient par ailleurs les précisions demandées par l’article 68, à savoir : 1. l’identification de l’organisme public qui communique le renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille; 2. les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué; 3. la nature du renseignement communiqué; 4. le mode de communication utilisé; 5. les mesures de sécurité propres à assurer la protection du renseignement personnel; 6. la périodicité de la communication; 7. la durée de l’entente. 7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des différents documents reçus, la Commission fait les constats suivants : • le projet d’entente a été soumis à la Commission en vertu des articles 67 de la Loi sur l’assurance maladie ainsi que 68 et 68.1 de la Loi sur l’accès; • la RAMQ, l’INSPQ et le MSSS ont convenu de différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements communiqués, mesures dont la Commission pourra surveiller le respect et réviser la suffisance ultérieurement. Ainsi, la Commission émet un avis favorable à cette entente sur la base des articles 68 et 68.1 de la Loi sur l’accès sous réserve que l’entente finale qui sera signée comporte une précision à l’effet que la communication de renseignements entre la RAMQ et l’INSPQ se fera en gravant sur un DVD les données chiffrées, transporté par une entreprise spécialisée dans le transport sécuritaire. 13 de 13
Québec, le 11 janvier 2010 Monsieur Jacques Cotton Sous-ministre Ministère de la Santé et des Services sociaux 1075, chemin Sainte-Foy, 14 e étage Québec (Québec) G1S 2M1 N/Réf. : 09 19 81 Monsieur, Vous trouverez ci-joint l’avis de la Commission d’accès à l’information (Commission) relativement à la communication de renseignements personnels néces-saires à la surveillance des maladies chroniques entre la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ), le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et l’Institut national de santé publique du Québec (INSPQ). La Commission a analysé les différents documents reçus et fait les constats suivants : • le projet d’entente a été soumis à la Commission en vertu des articles 67 de la Loi sur l’assurance maladie et 68 et 68.1 de la Loi sur l’accès aux documents des orga-nismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès); • la RAMQ et l’INSPQ ont convenu de différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements communiqués, mesures dont la Commission pourra surveiller le respect et réviser la suffisance ultérieurement. Sous réserve de la réception d’une entente signée dont le contenu est substantiel-lement conforme à l’entente soumise à l’examen de la Commission et que cette entente comporte une précision à l’effet que la communication de renseignements entre la RAMQ et l’INSPQ se fera en gravant sur un DVD les données chiffrées,
2 transporté par une entreprise spécialisée dans le transport sécuritaire, la Commission émet un avis favorable à cette entente sur la base des articles 68 et 68.1 de la Loi sur l’accès. Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/IG/lp Jean-Sébastien Desmeules c.c. M e André Rochon, RAMQ M me Michèle Beaupré Bériau, INSPQ
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